Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

— Ответственный за процедуру;

— Структурные подразделения и должности, участвующие в выполнении процедуры;

— Временная взаимосвязь процедуры с другими процедурами (указываются предшествующие и последующие процедуры);

— Длительность процедуры;

— Требования, нормативы, критерии и ограничения выполнения процедуры.

4.2. …

Примечание: В этом разделе по каждой процедуре (подпроцессу, операции), входящей в состав бизнес-процесса, указываются: ответственный за процедуру, ее границы, а также прочая важная информация, приведенная выше.

V. Ключевые показатели бизнес-процесса

5.1. Ключевой показатель 1;

— Конечное целевое значение показателя;

— Промежуточные целевые значения показателя.

5.2. …

Примечание: В этом разделе приводится перечень ключевых показателей бизнес-процесса и по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения.

VI. Права и полномочия ответственного за бизнес-процесс

6.1. …;

6.2. ….

Примечание: В этом разделе приводится перечень прав и полномочий, которые предоставляются ответственному за бизнес-процесс руководителю для эффективного управления своим процессом и выполнения его ключевых показателей.

VII. Контроль и ответственность

7.1. Процедура контроля исполнения настоящего положения;

7.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего положения.

VIII. Порядок внесения изменений в положение

…

Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в положение или, другими словами, описывается процедура его актуализации.

IX. Приложения

9.1. Графические схемы бизнес-процесса;

9.2. Графические схемы информационных и материальных потоков процесса;

9.3. Графические схемы документооборота и ресурсооборота процесса;

9.4. Графические схемы взаимодействий структурных подразделений и должностей, участвующих в бизнес-процессе;

9.5. Формы документов, составляющих документооборот бизнес-процесса.

Структура первого раздела«Общие положения» аналогична подобному разделу положения о процессной системе управления.

Во втором разделерегламента описываются назначение и цели регламентируемого бизнес-процесса, его входные и выходные границы с указанием входов, выходов, клиентов и поставщиков процесса, а также указывается должностное лицо, ответственное за него.

Третий разделположения о бизнес-процессе содержит перечень подпроцессов (процедур, операций), которые входят в состав регламентируемого бизнес-процесса.

В четвертом разделепо каждой процедуре указываются ее ответственный, участники, входные и выходные границы. При максимальной регламентации бизнес-процесса также указываются события, запускающие процедуру, и события, наступающие после ее завершения. Указывается временная последовательность процедур, их длительность, даты начала и завершения, а также различные требования, нормативы и ограничения, существующие при их выполнении.

Пятый разделположения содержит перечень ключевых показателей бизнес-процесса. Для процессов первого уровня количество ключевых показателей составляет 7-15. Для процессов нижних уровней ввиду их меньшей разнородности количество показателей уменьшается и для мелких процедур составляет 3–5.

Часто на практике ключевые показатели процессов выносятся в отдельный документ, который является приложением к положению о бизнес-процессе. Этот документ называется счетной картой процесса. В ней по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения. Причина вынесения этой информации в отдельный документ связана с тем, что перечень ключевых показателей и их целевые значения актуализируются намного чаще, чем остальные разделы положения. В результате такого подхода при изменении показателей не нужно переутверждать весь регламент целиком.

В шестом разделеположения о бизнес-процессе перечисляются права и полномочия, которые предоставляются ответственному за процесс владельцу для эффективного управления своим процессом и выполнения его ключевых показателей.

Из возможных полномочий, которыми владелец процесса может наделяться, четкой формализации поддаются легитимные и финансовые механизмы управления процессом. Именно эти полномочия подробно описываются в этом разделе.

Структуры седьмогои восьмогоразделов положения о бизнес-процессе «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам положения о процессной системе управления.

По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.

В последнем девятом разделев качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы бизнес-процесса, схемы информационных и материальных потоков, диаграммы документооборота и ресурсооборота, схемы взаимодействий структурных подразделений и должностей, задействованных в процессе, а также формы документов, составляющих документооборот.

Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о бизнес-процессе. В каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации.

Если разрабатываются регламенты для устоявшихся бизнес-процессов, где сотрудники знают, как их выполнять и требуется только узаконить распределение ответственности, достаточным является простое описание процедур и ответственных за их выполнение.

Если цели регламентации требуют обеспечения соблюдения сроков, то нужно пойти дальше и указать в регламенте нормативное время выполнения бизнес-процедур.

Если в процессе используется сложный документооборот, тогда в положении целесообразно описать его подробно.

Если регламент разрабатывается для нового бизнес-процесса, который сотрудники никогда не выполняли, целесообразно включить в приложения формы документов, которые составляют документооборот процесса. При этом эти формы нужно не просто описать, но и указать порядок их заполнения.

В максимальном случае положение по одному бизнес-процессу вместе с прилагаемыми формами — это довольно объемный пакет документов, который может достигать 40–80 страниц. Поэтому, чтобы не тратить лишние усилия, в каждом конкретном случае в зависимости от ситуации и существующих проблемных мест в бизнес-процессе нужно выбрать оптимальный набор разделов, который должен войти в регламент. Минимальный формат этого процессного регламента представлен разделом IV.