Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

IX. Взаимодействия должности с другими должностями

9.1. Должность-контрагент 1 (другая должность, с которой должностное лицо взаимодействует);

Информационные и материальные потоки, получаемые должностным лицом от должности— контрагента 1;

Информационные и материальные потоки, предоставляемые должностным лицом должности— контрагенту 1;

9.2. …

Примечание: В этом разделе приводится перечень должностей-контрагентов, с которыми должностное лицо взаимодействует. Для каждой должности-контрагента указывается перечень информационных и материальных потоков, которые она предоставляет должностному лицу, а также перечень информационных и материальных потоков, которые контрагент получает от должностного лица.

X. Контроль и ответственность

10.1. Процедура контроля исполнения настоящей должностной инструкции;

10.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящей должностной инструкции.

XI. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

…

Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в должностную инструкцию или, другими словами, описывается процедура ее актуализации.

XII. Приложения

Схемы взаимодействия должности с другими должностными лицами.

Структура первого разделадолжностной инструкции «Общие положения» отличается от положения о структурном подразделении по ряду подразделов и содержит ряд новых. В них указывается категория должности и структурное подразделение, к которому относится должность. Указывается вышестоящее должностное лицо, которому должность подчиняется и структурное подразделение, которым должность руководит. В этих подразделах также указывается, вышестоящее должностное лицо, которое назначает и освобождает сотрудника от должности, а также указывается должностное лицо, которое должно замещать сотрудника, занимающего эту должность в его отсутствие.

Структура второгои третьего разделовинструкции «Бизнес-направления должности» и «Задачи должности» аналогичны подобным разделам положения о структурном подразделении.

Следующий четвертый разделинструкции содержит перечень должностных обязанностей, представленных бизнес-процессами (функциями), которые должность выполняет и отвечает за их надлежащее выполнение. Здесь также приводится перечень бизнес-процессов (функций), за выполнение которых должностное лицо целиком несет ответственность, выполняя их частично и контролируя выполнение другими должностями остальных частей этих процессов.

Пятый разделдолжностной инструкции содержит описание компетенций, которыми должен обладать сотрудник, занимающий должность. При их описании перечисляются знания, умения, навыки должности, а также прочие профессиональные и личностные требования, предъявляемые к должностному лицу, включая опыт работы.

Шестой разделинструкции содержит перечень ключевых показателей — КРi(р) должности. Для руководителей структурных подразделений первого уровня, например директора по производству, количество ключевых показателей составляет 7-15. Для руководителей подразделений средних уровней, например начальника цеха, ввиду меньшей разнородности выполняемых им процессов, количество показателей уменьшается и для рядовых должностей, например, производственного рабочего, составляет 3–5.

Часто на практике ключевые показатели должности по аналогии с бизнес-процессами и структурными подразделениями выносятся в отдельный документ, который является приложением к должностной инструкции. Этот документ называется счетной картой должности. В ней по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения. Причина вынесения этой информации в отдельный документ такая же и связана с тем, что перечень ключевых показателей и их целевые значения актуализируются намного чаще, чем остальные разделы инструкции. В результате такого подхода при изменении показателей не нужно переутверждать весь регламент целиком.

В седьмом разделеперечисляются права и полномочия, которые предоставляются должностному лицу для эффективного выполнения своих должностных обязанностей в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ним и ключевыми показателями — КРI(р).

Как показывает практический опыт, правильное соответствие полномочий, предоставляемых должностному лицу, значительно влияет на эффективность, результативность, качество и своевременность выполняемых им должностных обязанностей.

Восьмой разделдолжностной инструкции содержит описание рабочего места должности. В этом разделе указывается, какими материальными и информационными ресурсами, инструментами и механизмами должно быть оснащено рабочее место, а также указываются прочие требования к организации рабочего пространства, необходимые для надлежащего выполнения сотрудником своих должностных обязанностей в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ним. Соблюдение требований этого раздела обеспечит эффективность, результативность, качество и своевременность выполняемых должностью работ.

В девятом разделеинструкции описывается взаимодействие должности с другими должностями. Структура этого раздела аналогична подобному разделу положения о подразделении, в котором описывались взаимодействия структурного подразделения с другими подразделениями предприятия.

Структуры десятогои одиннадцатого разделов«Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в должностную инструкцию» аналогичны подобным разделам положения о структурном подразделении.

По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.

В последнем двенадцатом разделедолжностной инструкции в качестве приложения может быть приведена схема взаимодействия должности с другими должностными лицами.

Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать должностная инструкция сотрудника. Минимальный формат этого структурного регламента представлен разделом IV.

В табл. 6.14. приведен пример должностной инструкции, разработанной для старшего бухгалтера отдела бухгалтерии.

Должностная инструкция Старшего бухгалтера