Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

I. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция старшего бухгалтера компании > (далее Компания) предназначена для описания должностных обязанностей должностного лица, его прав, ключевых показателей и взаимодействий с другими структурными подразделениями и должностями компании.

1.2. Старший бухгалтер входит в состав отдела бухгалтерии и непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.

1.3. Старший бухгалтер осуществляет свою деятельность в рамках законодательства Российской Федерации, руководствуясь приказами и распоряжениями по компании, положением об отделе и настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности

2.1. Учет расчетов с подотчетными лицами компании;

2.2. Оформление документов для получения наличных средств на командировочные расходы;

2.3. Ведение кассовых операций (оформление первичных документов, составление отчетов);

2.4. Обработка отчетов по финансово-хозяйственной деятельности дочерних обществ компании;

2.5. Учет расходов с подрядчиками и поставщиками за выполненные работы, оказанные услуги;

2.6. Составление актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами компании;

2.7. Формирование затрат компании по хозяйственной деятельности;

2.8. Составление статистической отчетности;

2.9. Учет расходов будущих периодов;

2.10. Налоговый учет затрат компании.

III. Взаимодействия должности с другими структурными подразделениями и должностями

Старший бухгалтер в рамках выполнения своих должностных обязанностей взаимодействует с руководителями и сотрудниками следующих структурных подразделений компании:

• Коммерческая служба;

• Юридическая служба;

• …

На практике для малых и средних компаний часто разрабатываются упрощенные варианты должностных инструкций. Эти варианты представляют обыкновенный перечень бизнес-процессов (функций), выполняемых должностью и их часто называют описанием должностных обязанностей или работ (от англ. Job Description).

Пример такой упрощенной должностной инструкции (Job Description) менеджера по подбору персонала приведен в табл. 6.15.

В зависимости от широты и глубины регламентации компании разрабатывается от нескольких десятков до нескольких сотен регламентирующих документов. Они делятся на две группы: процессные регламенты, регламентирующие бизнес-процессы компании и структурные регламенты, формализующие ее организационную структуру.

Для упорядочивания данного набора документов каждую из двух групп документов можно поделить на три подгруппы, которые используются для регламентации различных уровней предприятия: верхнего, среднего и нижнего. В результате такой структуризации получается шесть групп регламентов, приведенных в табл. 6.16.

Шесть групп регламентов взаимосвязаны и при построении системы регламентации эти взаимосвязи необходимо указать. Например, для группы процессных регламентов положение о системе процессов является документом верхнего уровня. Оно детализируется и ссылается на более детальные регламенты — положения о процессах. В свою очередь положения о процессах ссылаются на более детальные регламенты процессов и технологические карты.

По такой же схеме взаимосвязаны структурные регламенты. Положение об организационной структуре компании является регламентом верхнего уровня. Оно детализируется и ссылается на положения о структурных подразделениях, которые его конкретизируют. Далее положения о подразделениях ссылаются на должностные инструкции и описания работы персонала, которые содержат детальную информацию о процессах, выполняемых должностями. Таким образом, получаются иерархические деревья процессных и структурных регламентов (см. рис. 6.2).

Одно из важных правил регламентации деятельности предприятия гласит, что иерархическое дерево процессных регламентов должно быть отражением дерева бизнес-процессов, а иерархическое дерево структурных регламентов — отражением дерева оргструктуры предприятия.

При разработке процессных и структурных регламентов документы нижнего уровня также должны ссылаться на документы более верхнего уровня, которые они детализируют. Вставка в регламентирующие документы таких перекрестных ссылок повысит удобство их использования.

Второе правило, которое нужно использовать при разработке системы регламентации: первыми разрабатываются процессные регламенты, и только потом на их основе формируются структурные документы. Это диктуется классикой проектирования организации, согласно которой бизнес-процессы первичнее оргструктуры и определяют ее состав.

Использование этих правил позволит добиться того, что структурные и процессные регламенты не будут противоречить друг другу, будут четко прописаны, структурированы и удобны в использовании. Это в свою очередь приведет к повышению эффективности системы регламентации в целом.

Во многих российских компаниях существует одна и та же ключевая проблема, относящаяся к системе регламентации. Формулируется она просто — «Регламенты не работают!» и выражается в том, что документы не исполняются и неактуальны, то есть не соответствуют реальному ходу выполнения процессов, оргструктуре и распределению ответственности в компании. Эти две ключевые проблемы сильно взаимосвязаны между собой и одна порождает другую. Регламенты не исполняют, и одной из причин этому является их неактуальность. И наоборот, регламенты неактуальны по причине их не исполнения. Чтобы распутать этот клубок проблем целесообразно провести причинно-следственный анализ ключевой проблемы.