Кевин Круз - 15 секретов управления временем [Как успешные люди успевают всё] [litres]

• «ВЫПОЛНИТЬ к [ДАТЕ] или ОТЧИТАТЬСЯ О ВЫПОЛНЕНИИ к [ДАТЕ]: [тема]» – используйте это обозначение, когда получатель письма должен предпринять какое-либо конкретное действие, в выполнении которого ему следует (или нет) отчитаться перед вами.

• «НЕ ТРЕБУЕТ ОТВЕТА: [тема]» – это предупреждение позволяет избавить вас от бесполезных «вежливых» ответов на ваши письма, когда люди просто пишут «Благодарю», «Спасибо, интересно», «Спасибо, посмотрю это на следующей неделе» и т. п.

• «[тема]. КОНЕЦ СООБЩЕНИЯ» – это мой любимый вид письма, когда я могу уместить все сообщение в строке темы. Предупреждение «конец письма» говорит получателю о том, что ему не нужно его открывать – все его содержимое находится в строке темы.

Делайте электронные письма максимально короткими.В наши дни краткость – это не проявление невежливости, а наоборот, знак уважительного отношения к другому человеку и его занятости (не говоря уже о вашем собственном времени).

Существует даже целое движение за то, чтобы приучить людей относиться к сообщениям по электронной почте как к СМС-сообщениям. На сайте www.five.sentenc.esнас призывают ограничить письма пятью предложениями (а лучше даже меньше) и добавлять в конце ссылку на этот сайт, чтобы объяснить причины такой лаконичности.

Зачем использовать сто слов, когда может хватить и десяти? Краткость важна везде, будь то электронное письмо, отчет, презентация или предложение о продаже. Она делает вас более убедительным.

Пишите электронные письма «по существу». Я приучил себя составлять письма из трех предложений, отбрасывая всю незначительную информацию и оставляя только самые существенные моменты. Это экономит и мое собственное время, и время получателей.

У моей знакомой Кристины в почтовом ящике больше 10 000 писем, причем большинство из них непрочитанных! Можете себе представить?

Если у вас похожая ситуация, у вас может возникнуть желание объявить себя, как получателя электронной корреспонденции, полным банкротом и начать жизнь с чистого листа – а вернее, начать правильное управление своей электронной почтой с чистого почтового ящика.

Вот что я предлагаю:

1. Разобраться со всей электронной почтой, поступившей в течение последних 48 часов.

2. Создать папку под названием «Старые сообщения».

3. Переместить в нее ВСЕ оставшиеся входящие сообщения.

4. Готово! Ваш почтовый ящик чист, и вы можете начать новые отношения с вашей электронной почтой без груза прошлых ошибок.

Не является ли это в некотором смысле обманом? Возможно.

Нельзя ли заархивировать письма, а не создавать новую папку? Можно.

Но почему вы не сделали этого раньше – не заархивировали, не удалили или не сохранили в виде файлов все эти сообщения? Чего вы ждали? Большинство людей говорят мне, что боятся удалить или пропустить что-то важное. Судя по всему, они просто не знают, как пользоваться функцией архивирования. В этом случае самое простое решение – создать свою папку и переместить туда всю почту. Вперед!

Если вы…

Предприниматель:не позволит ли эффективное управление электронной почтой снизить уровень стресса и тратить больше времени на деятельность, приносящую доход?

Руководитель:не позволит ли сокращение времени на обработку электронной почты тратить больше времени на стратегические приоритеты?

Фрилансер:не позволит ли сокращение времени на обработку электронной почты выделять больше времени на развитие профессиональных навыков?

Студент:я думаю, вы не так много пользуетесь электронной почтой!

Неработающий родитель:не позволит ли сокращение подписок по электронной почте найти более продуктивное применение вашему времени?

Электронная почта – отличный способ для других людей вторгнуться в вашу жизнь и навязать вам свои приоритеты, поэтому управляйте вашим почтовым ящиком.

Способны ли вы принять волевое решение проверять электронную почту не больше трех раз в день?

Скачать инфографику «Как очистить почтовый ящик» и другие бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Как просто и быстро сократить на треть время, которое тратится на совещания?

Доводилось ли вам недавно присутствовать на отличном собрании? Вряд ли. Большинство из них отличаются крайне плохой организацией и крайне низкой эффективностью.

В ходе опроса, проведенного в 2015 году сервисом Clarizan, 35 % опрошенных заявили, что их еженедельные совещания и планерки являются напрасной тратой времени. Зачастую люди встречаются только лишь для того, чтобы сообщить или услышать информацию, которую можно было бы распространить каким-либо другим способом за несколько минут. А если десять человек одновременно сидят и «напрасно теряют» время, то в общей сложности это составляет десять часов потерянного рабочего времени! Теперь посчитайте, во сколько вам обходятся эти встречи.

Между тем, по оценкам профессора Гарвардского университета Нэнси Коэн, в одних только Соединенных Штатах ежедневно проводится около 11 миллионов совещаний!

Чем объясняется такая низкая эффективность?

Совещания начинаются с опозданием.Является ли это следствием непрофессионального поведения или же того факта, что у многих встречи идут друг за другом впритык, большинство совещаний начинается позже назначенного времени. В результате привычка опаздывать становится феноменом корпоративной культуры. Какой смысл вовремя приходить на совещание, если его начало все равно задержится на 10–15 минут? Когда десятки, сотни и даже тысячи человек сидят и ждут чьего-то прихода, чтобы начать собрание, за год эти минуты ожидания могут сложиться в десятки часов потерянного рабочего времени.

На совещании присутствуют ненужные люди.Судя по всему, организаторы руководствуются принципом «Лучше позвать больше людей, чем меньше!». В результате человек, которого пригласили «на всякий случай» и которому не хватило мужества отказаться, понапрасну тратит свое рабочее время, а если к тому же он чувствует себя обязанным задавать вопросы или вносить свои идеи, он может впустую расходовать и время всех остальных людей, присутствующих на совещании.