Кевин Круз - 15 секретов управления временем [Как успешные люди успевают всё] [litres]

Ричард Брэнсон также не любит традиционные встречи. Как он признался в своем блоге ( www.virgin.com/author/richardbranson):

Один из моих любимых приемов – проводить как можно больше встреч стоя. Я обнаружил, что, когда люди стоят на своих двоих, а не сидят в удобных креслах, они гораздо быстрее переходят к сути дела, принимают решения и договариваются о сделках. Если есть такая возможность, я иду еще дальше – в буквальном смысле слова – проводя встречи на ходу, то есть во время прогулки.

Известно, что Стив Джобс также любил проводить «встречи на ходу» во время длительных пеших прогулок, и эта практика была перенята Марком Цукербергом и Джеком Дорси.

Почему большинство собраний длятся 30 минут или час? Кажется, что люди выбирают такую длительность встреч только лишь потому, что этот интервал стоит по умолчанию в календаре-планировщике Outlook. А как известно, работа обычно занимает все выделенное на нее время.

В интервью Bloomberg Business в 2006 году Марисса Майер (тогда она еще работала в Google, а не в Yahoo!) сказала, что в неделю она проводит 70 встреч и совещаний. Единственный способ успеть все – разбить 30-минутный блок в календаре-планировщике на небольшие, иногда всего лишь пяти- или десятиминутные встречи.

Основатель Virgin Group Ричард Брэнсон также говорит о своем неприятии продолжительных совещаний. В своем блоге он написал:

Это редкость, что вопрос нельзя обсудить и решить за пять – десять минут.

По умолчанию длительность встреч и телефонных звонков – как внутри компании, так и вне нее – должна составлять 20 минут; дольше – только в исключительных случаях… Сам по себе простой переход от 30-минутных встреч к 20-минутным позволяет вам вместить 46 дополнительных встреч, совещаний и телефонных звонков в день.

Вы проверяете текстовые сообщения и электронную почту на своем смартфоне во время деловых встреч?

Если вы ответили утвердительно, то, согласно результатам исследования, проведенного Школой бизнеса Маршалла Южно-Калифорнийского университета, это означает, что вас раздражают ваш босс и коллеги. Исследование показало:

• 86 % респондентов считают, что непозволительно отвечать на телефонные звонки во время деловых встреч;

• 84 % считают, что непозволительно писать текстовые сообщения и электронные письма во время деловых встреч;

• 75 % считают, что непозволительно читать текстовые сообщения и электронные письма во время деловых встреч;

• 66 % считают, что непозволительно писать текстовые сообщения и электронные письма во время любых встреч;

• 22 % считают, что в принципе неприлично отвлекаться на смартфон во время встреч.

Почему так много людей категорично высказываются против использования смартфона во время деловых встреч? Дело в том, что, занимаясь своим гаджетом, вы демонстрируете окружающим:

• отсутствие уважения:вы показываете, что информация на вашем телефоне важнее, чем обсуждаемая тема, и что люди за пределами этого помещения важнее для вас, чем те, кто сидит перед вами.

• отсутствие внимания:невозможно оставаться сосредоточенным на двух делах одновременно; многозадачность – это миф.

• отсутствие слушания:для активного слушания требуется внимание.

• отсутствие власти:вы уподобляетесь современной собаке Павлова, которая спешит отреагировать на чужие команды в форме сигналов на смартфоне.

Чтобы максимально продуктивно использовать отведенное на встречу время, все участники должны неукоснительно соблюдать правило: поставить на беззвучный режим свои смартфоны и спрятать их в карманы.

Может ли увеличение количества встреч вести к уменьшению их количества?

За многие годы мне довелось работать со многими консультантами, но только Верн Харниш раскрыл мне секреты создания успешных, быстрорастущих компаний. Верн Харниш – основатель легендарной организации предпринимателей Entrepreneurs Organization, основатель и генеральный директор компании Gazelles, а также автор бестселлера «Развитие бизнеса» .

Благодаря Харнишу я понял, что организация способна двигаться исключительно так же, как ее руководящая команда. То есть в каком темпе работает руководство, в таком же темпе трудится и вся остальная организация. И для того чтобы обеспечить высокий уровень мобильности и согласованности, очень важно установить правильную частоту – или ритм – встреч, особенно так называемых «ежедневных летучек».

Ежедневные летучки – это короткие, оперативные совещания членов команды, которые обычно проводятся стоя. Они длятся не больше 15 минут и проходят всегда в одно и то же время каждый день.

Поначалу я скептически отнесся к этой идее.

Но после того как я внедрил практику летучек в своей компании, я вскоре обнаружил, что это устранило потребность во многих более длительных совещаниях, сократило количество телефонных звонков и электронных писем, а также принесло такие дополнительные преимущества, как повышение вовлеченности сотрудников и увеличение перекрестных продаж.

Повестки дня таких ежедневных летучек должны включать три основных компонента:

• Новости – что нового случилось за последние 24 часа, что имеет отношение к работе команды.

• Цифры – обзор ключевых ежедневных показателей, таких как продажи, показатели эффективности рекламы или производство виджетов.

• Проблемы – это вопросы, на которые нужно ответить, проблемы, которые нужно решить, бюрократические барьеры и все что угодно, что мешает вам двигаться вперед.

«Заведенный порядок жизни делает вас свободным» – эта мантра лежит в основе наших инструментов и подходов, предлагаемых нами для быстрорастущих компаний. Это относится и к 15-минутным ежедневным летучкам с вашей командой (или членами вашей семьи!), которые в совокупности позволяют участникам сэкономить более часа времени в день, избежать того, чтобы небольшие проблемы перерастали в большие катастрофы, а также оперативно использовать любые открывающиеся возможности. Если вы хотите двигаться быстрее, ваш пульс должен биться быстрее.

Ограничьте длительность ежедневных летучек 15 минутами! Если они будут длиться дольше, они потеряют свою эффективность. Стимулируйте людей быть краткими, а все вопросы, которые не могут быть сняты немедленно, следует решать вне формата летучек.