Мелисса Дэвис - Полное руководство по переговорам. Пять шагов для создания долгосрочного партнерства

У вас может получиться вот такая дорожная карта (условия нужно тщательно разбить по категориям).

Цель:Я хочу приобрести самое лучшее программное обеспечение для управления донорами на определенных условиях.

Предметные условия:

• условия, связанные с функционалом кондиционирования доноров: отслеживание доноров, история (какие препараты давались, сколько, как и когда); перспективное отслеживание; учет и отчетность; отслеживание контактов и коммуникаций…

• условия, касающиеся технических аспектов, установки и размещения: язык, на котором смогут работать пользователи; скорость отклика; кодировка; где будут храниться данные; количество серверов; необходимое техническое обучение; требования к кастомизации; возможность передачи существующих данных (без необходимости повторного ввода информации); потребность в администраторах локальных баз данных;

…

Связь с условиями для поставщика:

• одно контактное лицо или один менеджер по работе с ключевыми клиентами;

• регулярные встречи на этапе реализации (как часто, когда, где, с кем);

• процесс решения проблем;

• потребности и возможности в плане обучения (технический и пользовательский функционал);

• техническая команда, которая не будет меняться до конца полного размещения ПО;

• послепродажное обслуживание;

• техническое обслуживание и регулярное обновление;

• методика управления проектом;

• порядок рассмотрения жалоб вышестоящими инстанциями в случае задержек или иных проблем;

• обучение внутреннего технического персонала;

• обучение пользователей;

…

Договорные условия:

• ценовые и финансовые условия – программное обеспечение, лицензирование, кастомизация, установка, размещение, обучение, новые модули, апгрейдинг;

• планирование и сроки: подписание, начало проекта, поставка модулей, пилотный запуск, полная готовность;

• страхование;

• планы резервного копирования;

…

Здесь могут быть различия, связанные со способом проведения встреч – в онлайне или в офлайне. Вступительное заявление может быть таким: «Мы бы желали приобрести данное программное обеспечение и хотели бы обсудить условия, на которых могли бы поработать с вами».

Из-за характера предметной области покупка и продажа, а также обсуждение условий будут выглядеть естественнее, чем в некоторых других примерах. Опять-таки убедитесь, что используете открытый стиль общения, сохраняйте гибкость в отношении определенных ценностей, а на определенных условиях идите на уступки. Продвигайтесь вперед, не забывая о том, что в точке соприкосновения никаких обязательств не дают.

На этом этапе вы анализируете все, что обсуждалось в точках соприкосновения, и уточняете свое предложение:

«Если вы установите программное обеспечение Х к (такой-то дате) по цене… назначите для нас менеджера по работе с ключевыми клиентами, который говорит по-английски и круглосуточно доступен в случае возникновения вопросов, если вы… то мы обеспечим вам гарантийный платеж в размере ХХ к (такой-то дате), ежегодно будем покупать 120 лицензий, предоставим техническую информацию о существующей базе данных и назначим корпоративного IT-специалиста специально для данного проекта…»

Некоторые элементы, которые вы обсудите с поставщиком, могут включать сроки решения всех юридических вопросов, дату первого совещания по проекту, а также сведения о том, когда, где и с какой регулярностью будут проводиться совещания о ходе реализации проекта.

Пример организации концерта или других развлекательных мероприятий

Вы студент университета и регулярно работаете волонтером в НГО. Вы верите в проект охраны окружающей среды, над которым работает НГО и который связан с переносными нагревателями, работающими от солнечной энергии. С группой единомышленников вы решили оказать проекту практическую помощь и организовать благотворительный концерт для сбора средств. Идея такова: собрать большую аудиторию (семьи, взрослые люди и молодежь), поэтому вы хотите пригласить несколько музыкальных коллективов, которые будут играть с полудня и до поздней ночи.

На этом этапе вы анализируете контекст в целом, в том числе необходимость проведения нескольких переговоров. Возможно, вы пожелаете поговорить с потенциальными спонсорами, коммерческими партнерами и, разумеется, с музыкантами и представителями площадок для проведения концерта.

Дорожная карта включает в себя ваш общий стратегический план, который затем придется откорректировать и адаптировать. Опять-таки, как и в предыдущем примере по выбору поставщика, существует несколько уровней определения условий: первый из них призван помочь в решении и выборе площадки и музыкальных групп. Второй уровень связан с фактическими договорными условиями, которые потребуется обсудить. Ваша общая цель такова: «Мы хотим организовать концерт для НГО Х на определенных условиях». Затем вы анализируете, что это в точности для вас означает.

Возможно, вы сгруппируете условия по категориям. Сюда можно включить следующие.

Условия, относящиеся к площадкам:

• место (город, пригород);

• размер площадки (количество мест);

• размер сцены;

• оборудование за кулисами;

• отдельный вход для исполнителей;

• пространство фан-зоны;

• места общего доступа;

• помещения и оборудование для исполнителей;

• бары;

• стоимость аренды площадки;

• вопросы безопасности;

…

Условия, касающиеся групп и исполнителей:

• группы, которые можно пригласить;

• цена/вознаграждение музыкантов;

• условия оплаты;

• отель, питание и напитки для музыкантов;

• транспорт;

• дата и время представления и проверки звука;

• дата подписания контракта;

• условия страхования и отмены договора;

• требования к оснащению;

• выбор песен;

• продолжительность представления;

• количество выходов на бис;

• права на аудио– и видеозапись;

…

Условия, касающиеся билетов и планирования:

• количество билетов;

• цена билета;

• каналы продаж;

• условия возмещения;

• виды билетов (бумажные или электронные);

• дата начала продаж;

• количество ВИП-билетов;

…

Условия, касающиеся PR и коммуникации:

• выбор рекламных средств: постеры, флаеры, только онлайн-реклама;

• соцсети;

• сайт: музыканты, НГО;