Ольга Фролова - Как создать и управлять ТСЖ

Сроки хранения документации :

1) документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений по выбору ТСЖ) — 5 лет после смены способа управления МКД (при этом часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»);

2) переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии — 3 года;

3) протоколы правления ТСЖ — постоянно (при ликвидации организации документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов);

4) принятые в электронном виде запросы , а также полученные письменные запросы и копии ответов потребителям ЖКУ — не менее 5 лет .

Хранение документов бухгалтерского учета (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ):

1. первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность , аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом — не менее 5 лет после отчетного года;

2. документы учетной политики , стандарты , другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению экономическим субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

► Обратите внимание!

Указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года , следующего за годом окончания их делопроизводством.

Порядок хранения документов в ТСЖ находится в компетенции исполнительного органа. Поэтому правила хранения документации целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству, утверждаемой правлением ТСЖ. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы с документами возлагается, как правило, на председателя правления ТСЖ или иного сотрудника согласно внутреннему приказу (распоряжению). Хранится вся вышеуказанная документация по месту нахождения правления ТСЖ.

В многоквартирных домах, которыми управляют ТСН/ТСЖ, проводятся не только общие собрания собственников помещений (ст. 44–46 ЖК РФ), но и общие собрания членов товарищества (ст. 145–146 ЖК РФ). Общее собрание членов ТСЖ — важнейший инструмент управления общим имуществом дома, в чьи обязанности входят организационные, финансовые, управленческие, кадровые функции.

► Обратите внимание!

1. Общее собрание членов товарищества не имеет права решать вопросы, которые отнесены к компетенции ОСС.

2. Вопросы, связанные с проведением общего собрания членов ТСЖ, регулируются не только Жилищным кодексом, но и уставом товарищества.

Таким образом, общее собрание членов (ОСЧ) ТСЖ:

• является высшим органом управления товарищества как юридического лица (ч. 1 ст. 145 ЖК РФ);

• осуществляет высшее руководство деятельностью ТСЖ;

• формируется на основе членства в товариществе;

• действует в соответствии с уставом ТСЖ.

По аналогии с положениями жилищного законодательства об общих собраниях собственников помещений в МКД общие собрания членов ТСЖ могут быть как годовые, так и внеочередные.

Годовое собрание членов ТСЖ проводится во втором квартале текущего года после подведения финансовых итогов. На таких собраниях председатель правления и ревизионная комиссия отчитываются за предыдущий год, и утверждается смета доходов и расходов на следующий год.

► Для сведения

Отчетный период — это период, за который составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность (п. 6 ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете »).

Статья 15 Федерального закона № 402

Отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно, за исключением случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Первым отчетным годом является период с даты государственной регистрации экономического субъекта по 31 декабря того же календарного года включительно.

Дата ежегодного собрания членов ТСЖ устанавливается уставом. Может быть установлена как точная дата (например, 15 апреля), так и промежуток времени, в течение которого проводится годовое ОСЧ.

Все остальные собрания членов ТСЖ, которые проводятся в промежутках между годовыми ОСЧ, являются внеочередными . Они проводятся при необходимости — при возникновении чрезвычайных ситуаций или острых конфликтов. Наиболее распространенные ситуации — необходимость смены председателя правления из-за его неудовлетворительной работы, поломка оборудования, входящего в состав ОИ и т. д. Созыв внеочередного собрания может быть осуществлен любым членом ТСЖ в любое время.

Компетенция ОСЧ определена в ст. 145 ЖК РФ. К ней относятся следующие вопросы:

1. внесение изменений в устав товарищества или утверждение устава в новой редакции;

2. принятие решений о реорганизации и ликвидации ТСЖ, назначение ликвидационной комиссии, утверждение промежуточного и окончательного ликвидационных балансов;

3. избрание членов правления, членов ревизионной комиссии (ревизора) и в случаях, предусмотренных уставом ТСЖ, также председателя правления из числа членов правления, досрочное прекращение их полномочий;

4. установление размера обязательных платежей и взносов членов товарищества;

5. утверждение порядка образования резервного фонда товарищества, иных специальных фондов (в том числе фондов на проведение текущего и капитального ремонта ОИ) и их использования, а также утверждение отчетов об использовании таких фондов;

6. принятие решения о получении заемных средств, в том числе банковских кредитов;

7. определение направлений использования дохода от хозяйственной деятельности ТСЖ;

8. утверждение годового плана содержания и ремонта ОИ, отчета о выполнении такого плана;

8.1. утверждение смет доходов и расходов ТСЖ на год, отчетов об исполнении таких смет, аудиторских заключений (в случае проведения аудиторских проверок);

8.2. утверждение годового отчета о деятельности правления товарищества;