Ольга Фролова - Как создать и управлять ТСЖ

Товарищества собственников жилья в целях надлежащего содержания и ремонта общего имущества в МКД ведут журналы и книги учета, предусмотренные нормативно-правовыми актами РФ, и необходимые для удобства работы самой организации.

1. Книга учета документов правления ТСЖ.

В книге регистрируются все документы, входящие и перечень документов правления.

При смене правления, председателя правления, главного бухгалтера передача дел и должности производится на основании данных этого документа.

2. Журнал учета входящих и исходящих , а также временно переданных документов.

3. Книга учета документов ревизионной комиссии .

4. Журнал регистрации телефонограмм, факсограмм .

5. Журнал регистрации документов, выдаваемых собственникам помещений в МКД:

• справки об отсутствии задолженностей ;

• копии лицевых счетов ;

• справки о составе семьи.

6. Копии правоустанавливающих документы на жилые/нежилые помещения в МКД.

7. Журнал учета выданных доверенностей.

8. Журнал учета заявок населения (раздел IV. п. 17 Правил № 416).

Регистрация заявок от населения и контроль за выполнением работ осуществляется аварийно-диспетчерской службой (АДС).

Заявки должны регистрироваться в журнале учета заявок или в автоматизированной системе учета таких заявок (при ее наличии) и с использованием записи телефонного разговора. АДС обязана обеспечить:

хранение указанного журнала в занимаемом этой службой помещении;

ознакомление по желанию собственников/пользователей помещений в МКД с внесенными в журнал записями.

► Обратите внимание!

При регистрации заявки АДС сообщает обратившемуся жителю регистрационный номер и сведения о регламентных сроках и мероприятиях по исполнению заявки.

9. Журнал учета проверок (ч. 8—10 ст. 16 Закона № 294-ФЗ). 10. Журнал учета показаний ОДПУ (подп. «е» п. 31 Правил № 354).

Исполнитель при наличии ОДПУ обязан ежемесячно снимать показания такого прибора учета в период с 23-го по 25-е число текущего месяца и заносить полученные показания в журнал учета показаний ОДПУ коммунальных ресурсов. Срок хранения не менее 3 лет.

► Обратите внимание!

Журнал предоставляется потребителю по его требованию в течение 1 рабочего дня со дня обращения для ознакомления со сведениями о показаниях ОДПУ коммунальных ресурсов.

11. Журнал регистрации фактов предоставления КУ ненадлежащего качества и (или) с перерывами, превышающими установленную продолжительность (п. 104 Правил № 354).

Исполнитель обязан зарегистрировать в электронном и (или) бумажном журнале регистрации:

дату, время начала и причины нарушения качества КУ;

дату и время возобновления предоставления КУ надлежащего качества.

ТСЖ в процессе деятельности могут вести любые другие журналы для удобства своей работы, например:

• журнал учета нанимателей помещений в МКД;

• журнал учета заключенных договоров с собственниками в МКД;

• журнал по устранению неисправностей электрооборудования и электрических сетей;

• журнал регистрации работы систем отопления и горячего водоснабжения зданий;

• журнал входящей корреспонденции;

• журнал исходящей корреспонденции;

• журнал первичного противопожарного инструктажа;

• журнал противопожарного инструктажа на рабочем месте ;

• журнал учета огнетушителей ;

• журнал учета проверок огнетушителей;

• журнал инструктажа по мерам безопасности перед началом опасных работ и т. д.

ПРИМЕР.

Постановлением Правительства Москвы от 2.11.2004 № 758-ПП на УО (ТСЖ, ЖСК, ЖК) и лиц, выполняющих работы по содержанию и текущему ремонту ОИ в МКД, возложена обязанность по ведению:

• журнала проверки подвалов МКД на загазованность;

• журнала эксплуатации системы воздушного отопления, приточно-вытяжной механической вентиляции и кондиционирования воздуха;

• журнала инструктажа жителей, собственников, иных законных владельцев и арендаторов помещений первых этажей о мерах, предпринимаемых при обнаружении запаха газа.

► Обратите внимание!

Все журналы и книги учета должны быть переплетены, прошнурованы, пронумерованы, опечатаны, подписаны.

Подшивать документы допустимо только после их исполнения и внесения отметки об исполнении.

Существует определенный перечень документов ТСЖ, которые недействительны, если на них не проставлена печать организации. Что это за документы?

1. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде, о производстве работ и т. д.).

2. Номерные доверенности (на голосование на общем собрании только сотрудникам ТСЖ , получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.) с обязательной записью в журнале учета выданных доверенностей.

3. Акты (приема, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.).

4. Заявки (на оборудование, материалы и т. д.).

5. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

6. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

7. Исполнительные листы.

8. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операции.

9. Поручения — банковские, платежные (распорядительные письма).

10. Смета доходов и расходов.

11. Сметы на проведение работ.

12. Выдаваемые справки .

13. Штатное расписание и изменения к нему.

Жилищным законодательством не определены сроки хранения технической и иной документации на МКД.

Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов МСУ и организаций , независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения указанных документов.