Авторов Коллектив - Основы русской деловой речи

Структура (или композиция) официального письма – это последовательное расположение его составных частей. Их двух выделяемых структур (двух– и трехчастная) наиболее рациональной признается структура текста, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй части – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

Структурной частью текста делового письма нередко выступает заголовок, который отражает тематику, содержание и основную идею послания. При формулировании заголовка следует обратить внимание на то, чтобы он был однозначным, логически связанным с текстом.

Рекомендуем ознакомиться с таблицей, в которой в соответствии с принятой классификацией видов писем и в зависимости от их содержания приводятся языковые конструкции, используемые в текстах деловых писем. Предлагаемые клише могут быть использованы в практической работе как справочный материал.

Классификация видов официальных писем

В официальной письменной речи сложились формы обращения, используемые при составлении деловых писем. Ниже приведены наиболее распространенные формулы обращения с учетом ситуаций, в которых они используются.

Согласно правилам делового этикета, если письмо начинается с личного обращения, то заканчиваться оно должно формулой вежливости: «С уважением…»

Заключительная формула вежливости выбирается на усмотрение автора, в соответствии с тем насколько официальным является послание. «С уважением…» соответствует строго официальному посланию, «С уважением, Ваш…» – полуофициальному, «Искренне Ваш…» – неофициальному.

Чтобы составить убедительное аргументированное деловое письмо, нужно уметь правильно использовать некоторые лингвистические приемы. В частности, необходимо обращать внимание на употребление залога, смысловую функцию порядка слов, правила построения предложения и оформление предложений в единый текст.

Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить субъект действия. При употреблении действительного залога фраза, как правило, начинается с подлежащего. Например: Юридическая часть Министерства образования РФ разъясняет… Старший технолог Дмитриева Н. Н. грубо нарушает правила техники безопасности .

Если субъект действия не указывается, а подразумевается, то подлежащее отсутствует. Например: Высылаю Вам наложенным платежом…

Страдательный залог употребляется тогда, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание на лиц, совершивших действие. Например: Оплата гарантируется… Письмо отправлено… Сроки выполнения работ срываются… Ваше предложение одобрено .

Составителям деловых писем нужно помнить, что с помощью залога выражается этическая оценка предпринимаемых действий. [275]Например:

Составление деловых писем требует учета информационной роли порядка слов в предложении. В письменной речи она возрастает к концу предложения, поэтому сначала до сказуемого идет вспомогательная информация, а затем – основная.

Смысл фразы меняется в зависимости от того, где расположена информация: в начале или в конце предложения. Например:

По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 12 августа 2007 года. Цель высказывания – указать срок погашения задолженности.

Задолженность необходимо погасить до 12 августа 2007 года по решению арбитражного суда. Цель высказывания – указать на организацию, которая вынесла решение.

Выделим лишь некоторые из них:

1. При построении сложных предложений не следует соединять в одно предложение несколько самостоятельных законченных простых предложений. Например:

Транспорт и строительство – отрасли развивающиеся, все время что-то меняется, нужны профессионалы для работы в новых условиях.

Вариант редакции: Транспорт и строительство – отрасли развивающиеся и поэтому подвержены постоянным изменениям. Нужны профессионалы для работы в новых условиях.

2. При построении сложноподчиненных предложений с союзом «который» следует помнить, что слово «который» формально соотносится со словом, стоящим в главном предложении перед придаточным. Нужно стараться исключить наличие в главном предложении двух или более слов, соотносящихся со словом «который», чтобы не допустить возможности двоякого прочтения предложения. Например:

Проект возвращен на доработку автору, в котором было много спорных вопросов. Предложение составлено неправильно, так как неясно, в ком (или в чем) было много спорных вопросов (в проекте или в авторе?).

Правильный вариант: Проект, в котором было много спорных вопросов, возвращен на доработку автору .

3. Составление предложений с параллельными синтаксическими конструкциями, позволяющими представить в виде одного распространенного предложения значительный объем информации. Например:

Справочно-информационный фонд проводит следующие виды работ: готовит экспресс-информацию по тематике отрасли; комплектует фонд новейшими материалами в соответствии с отраслевым рубрикатором; проводит комплекс мероприятий .

4. Оформление предложений в единый текст.

Смысл предложения во многом определяется контекстом. Несет информацию и характер оформления предложений в единый текст.

Между предложениями, входящими в один абзац, может устанавливаться цепная связь: плавное, последовательное развитие мысли от «известного» к «новому». Например:

На Всероссийской выставке, проходившей с 20 по 27 марта 2006 года в Москве, к сожалению, не были представлены Ваши предложения. Но при посредничестве третьих лиц удалось узнать о них много хорошего. Отзывы о Вашем стремлении к освоению новых рынков сбыта вселяют оптимизм.