Коно Эйтаро - Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

На первый взгляд такой метод кажется долгим окружным путем, но это самая короткая дорога к достижению цели. «Сила в продолжительности», но «продолжительность, для которой нужна сила», не продержится долго.

Рабочие задачи и проблемы бывает сложно обсуждать с руководителем или членами команды. Но семья и друзья просто не поймут и станут за вас переживать… Попытайтесь вспомнить несколько человек, с которыми вы могли бы посоветоваться по рабочим вопросам. Таких людей, у которых можно спросить совета, называют менторами или наставниками.

Ментор – человек, которого вы уважаете, и это единственное условие. Часто менторами становятся бывшие начальники, бывшие клиенты, университетские преподаватели и старшие товарищи, то есть люди, с которыми в данный момент вас не связывают деловые отношения, но которые обладают более богатым опытом и знают жизнь лучше, чем вы.

У меня самого есть несколько менторов, и я могу обратиться к кому-то из них в зависимости от содержания проблемы. Эти люди могут помочь советом, но могут и оставить вас без ответа. Говоря о своих проблемах, вы выпускаете пар, а также можете услышать историю из опыта другого человека, которая станет для вас подсказкой, и к тому же через них вы, возможно, познакомитесь с какими-то людьми или узнаете о подходящей работе. А возможно, получите необходимую эмоциональную поддержку.

Людям нравится, когда у них просят совета, это касается и меня. Человеку свойственно желание помочь, когда кто-то не может справиться с проблемой. Не стесняйтесь просить совета. Скорее всего, у того, с кем вы хотите посоветоваться, тоже был свой ментор. Чтобы достичь цели, обязательно нужен ментор. И для этого не нужно никаких церемоний и официальных согласий. Если вы считаете человека ментором, то он уже им является.

Когда Архимед и Ньютон сделали свои знаменитые открытия, они не сидели за столом. И в нашей жизни часто бывает, что грандиозные идеи появляются, когда мы принимаем ванну или гуляем. Но если ни о чем не задумываться, то, даже обращая внимание на происходящее вокруг, невозможно совершить открытия.

Чтобы достичь цели, прямо сейчас осознанно поместите все свои текущие задачи в мысленный уголок и всегда держите их там, чтобы, когда из ванны начала вытекать вода, или когда яблоко падает с дерева, то есть в ситуациях, на первый взгляд, не имеющих никакого отношения к этим задачам, вы сразу смогли связать их с вашими проблемами, и тогда число возможностей для открытий, которые помогут достичь цели, значительно увеличится. Я называю это «держать задачу на мысленном рабочем столе».

Так же, как вы сохраняете файлы на рабочем столе компьютера, поместите задачи на поверхность своих мыслей, чтобы их можно было быстро открыть. Держа задачи на поверхности, вы не будете упускать шансы решить эти задачи, например, в лифте, встретив человека, имеющего отношение к задаче, вы сможете сразу ему что-то сообщить или посоветоваться. Также, если вам не удается сесть и основательно подумать, вы можете использовать для этого небольшие перерывы.

Возможно, вам покажется, что если постоянно думать о работе, то будет невозможно расслабиться, но, в конечном счете, вы все равно в какой-то степени постоянно думаете о проблеме. По своему опыту могу сказать, что, если уж все равно мысли заняты задачей, лучше сознательно поместить ее в определенное место, чтобы на порядок снизить стресс, вызванный неопределенностью и неуверенностью.

Наверное, у каждого есть свой способ писать заметки. Обычно их пишут, чтобы что-то не забыть. Но сейчас я хотел бы поговорить о заметках, необходимых для достижения цели. Во время учебы в университете или на обучении и тренингах, когда вы только пришли в компанию, заметки чрезвычайно важны и эффективны, чтобы сохранить новые знания и информацию. Но когда вы уже работаете, сохранение новых знаний и новой информации уже не имеет такой ценности.

Чтобы не забыть имя и должность собеседника, у вас есть его визитка, а на совещаниях готовят протоколы. Материалы совещаний остаются у вас в виде электронного файла или раздаточного материала. Так зачем же тогда писать заметки? Вся рабочая информация должна вести к следующим действиям. Заметки на работе нужны не для того, чтобы что-то осталось в памяти, и не для того, чтобы запись осталась на всякий случай. Соответственно, все заметки для достижения цели должны быть связаны с дальнейшими действиями, иначе они не имеют смысла. Если говорить конкретно, то заметки должны иметь вид «Сообщить Н.» или «Подготовить П.», то есть быть в форме списка дел.

В моем ежедневнике под датами перечислено только то, что мне нужно сделать. В конце дня я пересматриваю этот список и составляю список дел на следующий день. А утром снова начинаю с проверки этого списка. Так как нет необходимости просматривать такие списки с прошлой недели или прошлого месяца, как только я закончил все перечисленные дела, лист с заметками можно тут же измельчить в шредере. Для достижения цели таких заметок достаточно.

Если вы не провидец, то в работе невозможно подготовить идеальный план, в котором не будет никаких проблем. Есть способ, который можно использовать при решении проблем. Для удобства я написал «проблемы», но в данном случае под проблемами я имею в виду все, что препятствует достижению вашей цели. Будем считать, что к таким проблемам относится то, что уже проявилось как проблема, то есть задачи, и то, что пока только может произойти, то есть источники беспокойства.

Так как меры в отношении этих двух типов проблем неодинаковы, с ними необходимо разбираться по отдельности.

Задачи

Так как эти проблемы уже произошли, есть только один способ от них избавиться. Этот способ – приложить все усилия, чтобы их решить. Их необходимо проанализировать и сосредоточиться на решении.

Источники беспокойства

Эти проблемы еще не произошли, поэтому, когда вы проанализировали сложившиеся обстоятельства, у вас есть четыре основных пути: оставить все как есть, сбежать, переложить проблему на других или уменьшить ее.

Если проанализировав ситуацию, вы поняли, что, даже если проблема случится, она не будет иметь большого влияния на результат, то можно оставить все как есть. Если возможно, убегите от проблемы или воспользуйтесь страховкой и переложите ответственность за проблему на подрядчика. Такие способы тоже могут быть эффективны. Но самый распространенный способ – это направить усилия на то, чтобы снизить вероятность возникновения проблемы или степень ее последствий, если ее невозможно предотвратить.