Тоня Далтон - Продуктивная лентяйка [Как не делать лишнего и все успевать] [litres]

ПО ДЕЙСТВИЯМ:схожие, повторяющиеся задачи вроде телефонных звонков, проверки почты, чтения, упаковки продуктов.

ПО СОДЕРЖАНИЮ:приготовление обеда, уборка, написание постов для блога.

Когда задачи сгруппированы, нужно выделить для них блоки времени. Я называю эти блоки времени «контейнерами». Так мне проще представить, где я работаю и когда мне пора уходить. Структуры с четкими границами – это ключ.

Группировка задач позволяет соотнести свой график с ультрадианными ритмами и эффективно использовать свою энергию. Чтобы вникнуть в задачу, мозгу требуется больше двадцати минут. Группируя задачи, мы экономим и время, и силы, и внимание. Это уже похоже на эффективность, верно?

ПРОЯВИТЕ ОСТОРОЖНОСТЬ

На протяжении восьми глав я умоляла вас не заполнять весь свой день делами, но сейчас собираюсь сказать обратное. Я предупреждаю вас об этом, чтобы вы не подумали, что я сама себе противоречу, просто следите за моими объяснениями. Готовы?

Итак, я призываю вас полностью расписывать свой день. Делайте это с утра, во время этапа продумывания: ранжируйте задачи по степени важности, группируйте их, распределяйте свое время. Планируя время на работу и отдых, учитывайте свой ультрадианный ритм.

Зачем это нужно делать? Затем, что первыми должны заполнять свой календарь мы , иначе его заполнят другие.

Сначала мы должны выделить время на свои приоритеты, а уж потом предоставлять к нему доступ окружающим. Это помогает установить границы и позволяет сжигать корабли, как это делал Архимед. Начинайте день с планирования блоков рабочего времени и перерывов на отдых.

Наиболее приоритетные дела и задачи должны получить львиную долю вашего времени, поэтому внесите их в свое расписание первыми. Это те блоки времени, которые не подлежат обсуждению, рассматривайте их как заранее оговоренные встречи, вы же не отменяете визит к врачу и не опаздываете на тридцать минут, верно? Считайте их «встречами» с собой и своими целями.

Подсказка: не планируйте блоки впритык; делайте между ними «буферы», то есть время на передышку, размышления и непредвиденные обстоятельства. Это можно сравнить с ездой за рулем, во время которой мы не упираемся бампером в хвост идущего впереди автомобиля (по крайней мере, я на это надеюсь). Мы сохраняем определенную дистанцию на случай резкого торможения или других маневров.

Создание «буферов» дает нам гибкость быть проактивными. А создать их очень просто – увеличьте планируемое время на 50 процентов. Так, если дорога до стадиона занимает у вас десять минут, выходите из дому за пятнадцать минут до тренировки. Это избавит вас от спешки и ненужного стресса, а если вы придете раньше, можете потратить это время на то, что вас радует, например почитать книгу или позвонить маме. Я обычно использую такие «форточки» для фокусированного общения с детьми – никаких отвлекающих факторов. Просто удивительно, насколько глубоким может быть взаимодействие, когда мы абстрагируемся от всего остального.

«Буферы» также дают нам гибкость, необходимую для поддержания работоспособности наших систем. Помните, в предыдущей главе я рассказывала о своей автоматизированной рутине стирки? Днем стирки у нас был вторник, а знаете, когда мои дети развешивали постиранную одежду? В среду. И это тоже была автоматизированная рутина.

Давайте будем с собой честными и признаем, что не все вторники состоят из леденцов и радуг. Я дала себе и своей семье пространство для маневра на случай таких трудных вторников. Например, когда последняя партия стирки загружается перед самым сном.

И мы никогда не чувствовали себя неудачниками. Что, если нам удавалось и постирать, и развесить белье во вторник? Замечательно. Но в среду тоже было ОК. Когда мы устанавливаем для себя слишком сжатые сроки, в которые по умолчанию сложно уложиться, мы сами обрекаем себя на неудачу . Давайте настраиваться на успех, оставляя себе необходимое пространство для маневра.

ПРИДАЙТЕ УСКОРЕНИЕ

Последний шаг в этой системе я считаю одним из самых важных – нам нужно придать себе ускорение. Создать импульс . Выстроить свои домино.

Когда Эрнеста Хемингуэя спросили о том, как найти вдохновение, он сказал: «Главное – начать». И порекомендовал: «Важно, чтобы в колодце не иссякла вода». Он имел в виду, что не нужно бросать какое-то дело, не зная, как за него снова взяться, иначе можно утратить к нему интерес. Мы должны возвращаться к своим задачам с прежним энтузиазмом, поэтому следует позаботиться о том, чтобы оставить в своем колодце немного воды.

В главе 8 вы прочитали, как это делала я. Я поделилась своей утренней рутиной и упомянула о ноутбуке, лежащем рядом с моим стулом. Каждый вечер, отправляясь спать, я ставлю его на подзарядку, а сверху кладу очки и записи на следующий день. Так мне проще приступить к работе. Это маленькое «домино» помогает мне создать импульс и начать утро с той ноги.

Эту идею создания импульса можно использовать во всех аспектах повседневной жизни: с вечера оставить на столешнице ингредиенты для приготовления ссобоек, спаковать и поставить у входной двери рюкзаки со спортивной формой, чтобы не забыть их в утренней спешке, прикрепить в ежедневник стикер с напоминанием о дальнейших действиях.

Один из моих любимых способов поддержания мотивации – это создание специальной папки для проектов. Можно взять обычную папку-скоросшиватель и завести бумажный журнал, куда записывать дату, количество затраченного времени и остальные шаги. Такой способ позволяет иметь не только «воду в колодце», но и «хлебные крошки». Другими словами, вы не только получаете удовлетворение от проделанной работы, но и видите, сколько потратили времени на конкретный проект (что помогает с дальнейшим планированием). Я считаю, что «хлебные крошки» важны, так как многие из нас недооценивают свою работу, нам все время кажется, что мы недостаточно усердно работали. Как известно, трудно спорить с фактами; «хлебные крошки» наглядно демонстрируют наш прогресс.

Вот почему я считаю, что приложения Daily Download существенно поднимают уровень «воды в колодце». Они повышают мою эффективность в два раза, и я в таком восторге от этой пятиминутной практики, что создала для нее специальный блокнот [9]. Но, в принципе, ее можно выполнять даже на листе бумаге.