Джефф Хейден - Миф о мотивации

Мне нравится методика Дэвида Аллена из книги Getting Things Done [18] Издана на русском языке: Аллен Д. Как привести дела в порядок. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2018. , тем не менее успех базируется не на приведении в порядок всех дел, а на приведении в порядок важных дел.

Когда-то Джим составлял списки дел, но не указывал время выполнения каждой задачи. И к чему это привело? В его списке вечно оказывалось больше пунктов, чем он мог выполнить, и список дел в итоге превращался в список желаний. Если у вас запланировано шесть часов встреч и часов на восемь задач, скорее всего, они останутся невыполненными.

Установление реалистичных сроков для каждого дела вынуждает вас расставлять приоритеты и помогает быть сосредоточенными. Если вы знаете, что работа должна занять не более получаса, то при ее выполнении вы будете решительнее игнорировать любые отвлекающие факторы.

Кто бы ни ввел в программах-планировщиках часовые интервалы «по умолчанию», он впустую потратил миллионы человеко-часов. Большинство тем можно обсудить за тридцать минут. Многие вопросы решаются за пятнадцать минут, особенно если все участники осведомлены о том, что встреча продлится всего пятнадцать минут.

Не становитесь рабом настроек по умолчанию. Выделяйте на встречу час, только если точно знаете, что для обсуждения вопроса потребуется именно столько времени.

Во время встреч, особенно продолжительностью в целый час, возникает искушение решить пару-другую бессмысленных задач. Кто из нас не очищал на собрании память телефона? А ведь переключая внимание, вы делаете такие встречи менее продуктивными. Даже если вы занимаетесь чем-то, не требующим сосредоточенности, вы все равно отвлекаетесь. И этим снижает свою продуктивность.

Многозадачность – убийца продуктивности. Не надо делать два дела более или менее хорошо. Сделайте лучше одно, но очень хорошо.

Наверное, как и у вас, у Джима самый длинный «вынужденный простой» в течение рабочего дня случается тогда, когда он едет на работу и домой, а также когда он ждет рейса в аэропорту.

Джим старается использовать это время по максимуму. Он планирует почти все звонки на время, когда едет на работу. Это просто: после того как Джим отвозит детей в школу, с восьми до половины девятого он может сделать звонок. По дороге домой он обычно звонит тем, чьи звонки пропустил днем, особенно жителям Западного побережья.

В аэропорту он использует плагин Pocket, который сохраняет статьи, видео и другие материалы для последующего просмотра. Заблаговременно загрузив десять статей, которые нужно и хочется прочитать, он сможет их почитать, пока будет «отрезан» от интернета.

Посмотрите свое расписание и выделите периоды вынужденного простоя. Запланируйте на это время то, что позволит сделать его продуктивным. Назовите его выигранным временем, ведь его правильное использование обеспечит значительный выигрыш в продуктивности.

Начав внимательно следить за временем, вы будете поражены тем, как много часов тратите на непродуктивные занятия. Я не призываю вас к чрезвычайной точности. Записываемая информация может обобщать разные виды деятельности, а не быть расписанием, составленным с точностью до минуты. Джим, например, был очень удивлен тем, как расходуется его время. Этот опыт помог ему сосредоточиться на нужном.

На обед может уходить час. Или полчаса. Или десять минут. В любом случае подумайте, как и что вы делаете в это время. Если вы любите есть за рабочим столом, как можно быстрее разделываясь с обедом, отлично. Но если вы пользуетесь перерывами для подзарядки, обеденный перерыв – один из тех редких случаев, когда многозадачность продуктивна. В это время вы можете создавать связи, «наводить мосты» между людьми и отделами – но только не в том случае, когда вы каждый день ходите на обед с одними и теми же людьми.

Выделите два дня в неделю на обед с людьми, которых вы не очень хорошо знаете. Или отправляйтесь на прогулку. Или сделайте что-нибудь, повышающее вашу продуктивность. Скажем, вы каждый день обедаете по часу, а это пять часов в неделю. Подумайте хорошенько, как вы проводите это время. Вам необязательно продолжать работать в этом интервале, но вы должны потратить его на то, что работает на вас .

Джим признает, что он трудоголик. (Я знаю очень мало СЕО – вообще-то, ни одного, – которые бы не были трудоголиками.) Поэтому он бережно относится к своим вечерам. По возвращении домой – а это семейное время – он ужинает с семьей. Потом Джим вместе с женой помогает детям выполнить домашние задания. Джим полностью «отключается» от работы: никаких звонков, никакой электронной почты.

У Джима есть два часа до тех пор, пока дети не лягут спать. И все это время он проводит с ними. А потом можно вернуться к делам. Джиму удобно уходить с работы в пять или половине шестого, потому что в восемь или девять вечера он сможет возобновить работу.

У каждой семьи есть такое время, когда ее членам удобнее всего взаимодействовать. Если вы целенаправленно не освободите его для родных, то будете постоянно пребывать в рабочем режиме. Либо работайте, либо будьте с семьей. Не просто будьте дома – будьте вместе с семьей.

По утрам Джим первым делом делает зарядку, отчасти для того, чтобы оставаться в форме, но и потому, что упражнения заряжают его энергией. По данным исследований, умеренная аэробная нагрузка улучшает настроение почти на двенадцать часов. Так почему не сделать поутру зарядку, чтобы потом до конца дня быть бодрым и оптимистичным? Исследования также говорят о том, что физическая активность заряжает энергией. Значит, надо воспользоваться этим естественным способом подъема сил, когда они нужны вам больше всего.

Джим встает рано и отправляется на пробежку. Затем он отдыхает за чтением газеты и спускается вместе с детьми на завтрак.

Попробуйте делать так, и вы не только получите заряд бодрости, эффективное и продуктивное утро станет основой всего дня. Делать что-то продуктивно – весело и это повышает мотивацию. Успех → мотивация → больший успех → более высокая мотивация, помните? Почему бы не запустить этот цикл с первой же минуты дня?