Ирек Идиятов - Стань эффективнее

После перерыва начался следующий блок , выступал спикер за кафедрой и использовал распечатанные результаты работы . По идее кафедра для этого и нужна , чтобы на нее положить документы , её , конечно , можно использовать . Главное – распечатай только самые основные документы , так как если их будет много – можно запутаться или что-то уронить . Сразу добавлю , что на своих собраниях я не пользовался кафедрой и распечатками . Во-первых , потому что кафедра – это искусственный барьер между спикером и участниками собрания , во-вторых , я лучше хорошо сделаю презентацию и подготовлюсь , нежели буду использовать шпаргалки . Тебе рекомендую попробовать разные способы и выбрать максимально комфортный . Поэкспериментируй , возможно , тебе удобно с кафедрой , может быть , нет . Так как все-таки основная цель собрания – это формирование понимания участников дальнейших действий , и если это лучше сделать с кафедрой , то делай , если нет , то нет . В этом нет ничего критичного , выбирать тебе , главное – результат .

Следующий спикер вышел с обучением на тему « Как правильно формировать отчет о документах ». Это были самые ужасные сорок минут собрания : во -первых , такая информация тяжело усваивается ; во-вторых , не каждый может похвастаться биноклем , который приготовил на подобное собрание . Время было потрачено только для галочки . Получилось , что мы обучение провели , все рассказали , а кто что не увидел – это не наше дело . С таким подходом далеко не уедешь . Для обучения рекомендую вообще отдельно сделать инструкции , обучать сотрудников небольшими группами и прорабатывать с каждым сложные моменты . Так как лучше потратить на обучение несколько дней и показать действительно дальнейшее отсутствие ошибок , чем просто так потратить время на собрании и показывать нечитаемые слайды . Запомни : если кроме тебя ещё кто-то будет выступать на собрании , обязательно пойми , какую цель человек хочет донести до участников и что для этого будет использовать . И конечно , это надо сделать заранее , а не в день презентации .

В итоге собрание , конечно , затянулось и закончилось на два часа позже . Среди участников собрания были те , кому добираться до дома надо было около двух с половиной часов , я думаю , они были крайне недовольны . Поэтому всегда следи за таймингом . Сокращать перерывы и кофе-брейки – это не наш случай , людям нужно отдохнуть , походить , возможно , выйти на улицу и подышать свежим воздухом , попить воды . Выше были примеры топ-ошибок при проведении собрания , но и это ещё не все . Всегда можно найти направление для развития . Поэтому если у тебя будет возможность пригласить меня на собрание в качестве наблюдателя за процессом с целью улучшения проведения собраний , ты знаешь , как меня найти . А сейчас я дам тебе алгоритм собрания , по которому ты будешь готовиться . Этот алгоритм позволит тебе провести собрание от начала и до конца эффективно . Каждый этап по традиции будем обсуждать . Почему-то сейчас я волнуюсь за твое собрание так , как будто сам буду его проводить . Видишь , как для меня важна твоя эффективность ? Итак , первый этап звучит так :

«Проговори ,какие темы будут обсуждаться на собрании ».Участникам собрания важно знать , какие темы будут обсуждаться . Для того чтобы подготовить вопросы или получить ответ на волнующие сотрудника вопросы . Но я рекомендую пойти дальше , направить информацию сотрудникам по темам и вопросам , которые будут обсуждаться на собрании , заранее , далее назначить одного ответственного , который , как минимум за один день до собрания , соберет свод вопросов для того , чтобы потом отправить тебе . Это позволит подготовить ответы на вопросы . Как правило , одного дня вполне хватает . При этом будет лучше , если ты возьмешь сначала чуть больший запас времени . Например , собрание состоится через две недели , а значит , уже завтра надо отправить примерный план собрания , назначить ответственного , который соберет список вопросов за семь дней до начала собрания . Так у тебя будет больше времени подготовиться . В дальнейшем этот период можно сократить до одного дня или даже до одного часа .

Почему я не рекомендую собирать вопросы самому , так это то , что многие сотрудники побоятся их задать , чтобы не ставить себя в неловкое положение . При этом запомни – никогда не интересуйся тем , кто задал тот или иной вопрос , – это непрофессионально . Есть вопрос – значит , есть проблема , есть проблема , значит , должна быть задача , решающая эту проблему . Есть задача – должен быть контроль , будет контроль – будет результат . Вот и все . В начале собрания обязательно ещё раз проговори о том , какие темы будут затронуты , и переходи ко второму этапу , который звучит так : « Какие темы , кроме текущей , вы хотели бы ещё обсудить ».

Есть несколько причин , благодаря которым я считаю этот этап очень важным . Первая причина – это проявление лояльности к участникам собрания , так как они понимают , что их мнение важно для тебя . Вторая причина позволяет нам понять , какие ещё вопросы важны для наших сотрудников : «Проговори ,какие темы будут обсуждаться на собрании ».В таком случае нужно учесть вот что : обязательно запиши все темы , которые проговорят участники , удели этому две минуты времени . Дальше подумай – сможешь ли ты ответить на эти темы сегодня в конце собрания , если сможешь , то так и скажи . Если нет , то ты можешь спокойно проинформировать участников собрания о том , что эти темы будут рассмотрены на следующем собрании . И конечно , обязательно рассмотри их . Так как сотрудники уважают руководителя , который соблюдает свои обещания и серьезно относится к своим словам , это очень важно . Давай немного порассуждаем о том , что у присутствующих на собрании сотрудников могут быть темы , которые они хотели бы обсудить , а у некоторых их нет . Обычный руководитель запишет темы , обсудит их в конце собрания или на следующем . Сотрудники нервно посмотрят на тех , кто предлагает темы для обсуждения , потому что общее время собрания может затянуться . Твоя задача в этот момент заметить , кто и какие предлагает темы , и после собрания следует обязательно проанализировать их работу . Возможно , они делают её лучше остальных и готовы делать её ещё лучше , если помочь им устранить какие-то проблемы . А может быть , эти сотрудники специально заостряют твое внимание на какой-то проблеме , дабы скрыть своё бездействие , – поэтому работу тех , кто предлагает темы для обсуждений , нужно проконтролировать . И сделать это тебе надо так , чтобы это не выглядело как контроль . В противном случае в коллективе сложится мнение , что если что-то говорить на собраниях , то в ближайшее время в отдел зайдет руководитель и начнет копать . А тебе это не нужно . Тех же , кто , в свою очередь , нервно взглянул на коллегу , который предложил тему для обсуждения , нужно проанализировать : какой он статус имеет в коллективе и как к нему относятся . Каких-то глобальных проверок делать не нужно , просто послушай , как коллеги между собой общаются . Нужно проверить работу этого участника собрания . Выполняется ли она качественно или нет . Если нет и сотрудник не предложит темы на собрании , это говорит о том , что , возможно , его устраивает текущее положение дел и он не готов что -либо менять , так как могут измениться условия работы – станет больше ответственности , появятся новые задачи , требующие больше труда , чего совсем неохота .