Майкл Хайятт - Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

А как насчет начала и окончания рабочего дня? Эти два ритуала четко обозначены в моем календаре на каждую неделю. Мой ритуал запуска рабочего дня начинается в 9:00, а его завершение – в 17:00. Итак, дважды в день каждый день мой мозг выполняет определенные действия, предназначенные для открытия и закрытия рабочего дня. Я продумал, что именно должно произойти, чтобы каждый рабочий день начинался и заканчивался хорошо, и я превратил эти задачи в ритуал.

Как только я вхожу в офис, начинается мой ритуал запуска рабочего дня. Повторяя одни и те же действия в одном и том же порядке каждый день, моя мышечная память берет верх, и я могу эффективно выполнять небольшой набор задач, которые мне нужно сделать в начале каждого дня. Опять же, список и порядок действий будут варьироваться в зависимости от человека. Но вот вам пять задач, которые лично мне просто необходимо сделать, чтобы мой рабочий день начинался положительно каждый день:

1. Очистить почтовый ящик.

2. Наверстать упущенное в корпоративном мессенджере Slack.

3. Проверить социальные сети.

4. Проанализировать Большую Тройку (о чем мы поговорим в главе 8).

5. Просмотреть свое расписание.

Этот ритуал обычно занимает около тридцати минут, поэтому первые полчаса моего рабочего дня, каждый день, посвящены ему. Наличие такого ритуала удерживает меня от того, чтобы тянуть этот набор задач в течение всей первой половины дня, параллельно пытаясь сосредоточиться на других вещах. Он также не позволяет мне пустить под откос собственную работу из-за чьих-то планов.

Каждый вечер в 17:00 я начинаю свой ритуал завершения рабочего дня. Неудивительно, но эта серия действий почти полностью совпадает с моим ритуалом запуска: электронная почта, Slack и так далее. А все потому, что на данный момент я не проверял электронную почту или другие сообщения в течение примерно восьми часов, и я знаю, что мне нужно ответить на запросы или сообщения, которые были отправлены в течение дня. Так как я знаю, что ответы вечером займут у меня больше времени, чем утром, я выделяю около часа для ритуала завершения. Если я закончу ритуал раньше, то рано вернусь домой. Мой ритуал выключения состоит из тех же пяти вещей, что и ритуал запуска, однако помимо них я добавляю еще две вещи. Во-первых, я просматриваю ключевые задачи на неделю и анализирую выполненные за день дела. Во-вторых, я ставлю перед собой ключевые задачи на следующий день. Подробнее об этом, кстати, вы также узнаете в главе 8.

Надеюсь, вы уже начинаете определять некоторые возможности для самоавтоматизации в своей жизни. Это может быть утренний ритуал, запуск или выключение, как у меня, или что-то совсем другое. Возможно, у вас есть особый способ подготовки презентаций на работе, который можно очень просто превратить в автоматический ритуал. Как только вы начнете искать возможности, то увидите их повсюду. В конце этой главы вы приступите к упражнению, направленному на то, чтобы помочь вам внедрить утренние и вечерние ритуалы в практику за считаные дни.

В предыдущей главе я поделился шаблоном, который использую, когда начинающие авторы просят меня ознакомиться с их работами. Это был пример автоматизации при помощи шаблонов. На протяжении более трех десятилетий такая форма автоматизации оставалась моей любимой. Я получаю такие запросы практически каждый день, и, если бы мне пришлось отвлекаться, чтобы написать личный, уникальный ответ для каждого автора, у меня не осталось бы времени делать что-либо еще. Конечно, я мог бы нанять помощника только для обработки всех этих входящих рукописей, но зачем? Вместо этого для каждой подобной ситуации я выделяю немного времени на выработку идеального ответа, а затем использую этот ответ снова и снова. Как мы уже обсуждали ранее, автоматизация означает качественное решение проблемы один раз, а затем перевод этого решения на автопилот. Шаблоны позволяют сделать это всего за несколько кликов.

Чтобы заставить шаблоны работать, вам нужно развить шаблонное мышление. Каждый раз, когда вы работаете над проектом, спрашивайте себя, какие компоненты этого проекта вы, скорее всего, будете использовать снова. Если вы ожидаете, что какая-то вещь понадобится вам более одного или двух раз, подумайте о создании шаблона. Даже если это потребует немного дополнительных усилий на начальном этапе, в конечном итоге оно сэкономит вам огромное количество времени.

Наиболее распространенный тип шаблонов, которые я использую в своей повседневной работе, – это шаблоны на электронной почте. Вы видели один из них, но, поверьте мне, есть и другие. На самом деле у меня лично есть тридцать девять различных шаблонов для электронных писем, настроенных на моем компьютере и готовых к работе в одно мгновение. Моя команда также приняла эту концепцию, и они добавили еще больше шаблонов в общую кучу. В совокупности у нас есть более сотни шаблонов для электронных писем, которые мы используем на регулярной основе. Если бы вы написали мне или кому-то из членов моей команды прямо сейчас, то, скорее всего, получили бы шаблонный ответ. Конечно, это вовсе не значит, что ответ будет холодным и безличным. Я бы даже не стал называть его формальным письмом. Вместо этого каждый шаблон электронного письма – это продуманный, личный ответ на вопросы и запросы, которые моя команда, скорее всего, получит в любой конкретный день. Наши письма такие продуманные, потому что мы потратили много времени на их создание на начальном этапе. Они также довольно личные, потому что мы создаем способы, позволяющие нам персонализировать ответ для каждого получателя, чтобы тот чувствовал, что письмо было написано только для него.

Теперь, когда вы знаете, что такое шаблон электронного письма, давайте рассмотрим, как я его использую. Первым шагом, очевидно, является написание черновика письма. Если это обычное электронное письмо, то у вас, вероятно, уже есть несколько различных версий сообщения, сохраненных в папке «Отправленные» вашего почтового клиента. Вернитесь к своим старым письмам и найдите то, которое можно было бы превратить в шаблон. Затем напишите новую версию письма, как если бы вы отвечали конкретному человеку. Подумайте обо всех способах, которыми вы могли бы ответить и послужить этому человеку. В письмо, которое я отправляю авторам, просящим меня о помощи, например, обязательно включена ссылка на соответствующий пост в блоге, а также ссылка на онлайн-тренинг, посвященный запросу человека. В этом черновике я охватил все основные моменты. Это не означает, что вы не будете со временем изменять или улучшать свой шаблон. В данном случае цель состоит в том, чтобы никогда больше не повторять тех усилий, которые потребовались для первоначального создания ответа.