Майкл Хайятт - Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

Возможно, вы думаете, что следующим шагом будет сохранение черновика письма в виде документа в какой-нибудь папке и копирование и вставка его в новое письмо каждый раз, когда оно вам понадобится. Вы могли бы сделать это, но есть гораздо более быстрый и простой способ, и практически любой почтовый клиент предлагает подобное. Секретный соус – это функция подписи электронной почты вашего компьютера. Лично я использую компьютер Mac и базовый почтовый клиент Apple Mail для своей электронной почты. Как и большинство почтовых приложений, Apple Mail позволяет сохранять несколько различных подписей электронной почты. Обычно вы просто используете их, чтобы автоматически вставлять свое имя и, возможно, деловую контактную информацию. Однако теперь мы с вами превратим эту простую функцию в мощный источник продуктивности. Как только я создаю новый шаблон электронного письма, то сразу сохраняю его в своем почтовом клиенте в качестве новой подписи. Затем, когда мне это нужно, я могу поместить его в тело письма в один или два клика.

Например, в Apple Mail и Outlook сохраненные подписи отображаются в раскрывающемся списке на панели инструментов в верхней части окна сообщения. Таким образом, когда приходит запрос по электронной почте, вы можете просто нажать кнопку «Ответить» и выбрать соответствующий шаблон с помощью подписи электронной почты из выпадающего списка. Оттуда вы можете (и обычно должны) персонализировать электронное письмо, вставив имя человека, но это все, что от вас потребуется. То, что когда-то занимало десять минут или больше, может быть выполнено и забыто менее чем за минуту, иногда всего за несколько секунд. Это мощная стратегия экономии времени, позволяющая быстро пробираться через горы писем на электронной почте.

Однако шаблоны предназначены не только для электронной почты. Вы также можете создавать шаблоны бумажных писем, которые отправляете по почте. Например, если вы регулярно нанимаете людей, то можете создать шаблоны писем, указывающие на то, что заявка была получена или рассмотрена. Вы даже можете поставить свою цифровую подпись на документе, так что вам не придется подписывать его каждый раз перед отправлением. Кроме того, если вы часто проводите презентации с помощью окна слайдов в Keynote или PowerPoint, то можете создать базовый шаблон набора слайдов. В него вы можете заранее поместить макет, графику и заголовки слайдов. Как бы вы ни использовали шаблоны, основная концепция остается прежней: не изобретайте велосипед. Решите проблему один раз, запишите ее, а затем держите решение неподалеку, чтобы добраться до него за несколько щелчков, если возникнет тот же вопрос.

Под автоматизацией процессов подразумевается письменный, простой в исполнении набор инструкций для выполнения работы или последовательности. В чем-то это похоже на ритуал, но руководства по работе обычно гораздо более детализированы и специфичны для набора задач. В то время как ритуал больше похож на рутину, руководство больше похоже на набор инструкций, которые вы используете для сборки велосипеда для вашего ребенка или какой-то мебели из ИКЕА. В этих случаях каждый шаг процесса тщательно детализируется и записывается, гарантируя, что любой, кто будет следовать указаниям, сможет успешно достичь цели.

Я уверен, что вы уже можете придумать по крайней мере один громоздкий процесс, который выиграет от упорядоченного документированного рабочего потока. Хорошая новость заключается в том, что добиться такой автоматизации гораздо легче, чем вы можете себе представить. В то же время ее полезность трудно переоценить. Вот пять шагов, которые помогут вам объединить эти раздражающие общие задачи в один убийственный процесс.

1. Внимание. Первый шаг в создании руководства – обратить внимание на то, что вы уже делаете каждую неделю, и определить области, в которых рабочий процесс может помочь. Какие действия являются ключевыми для вашего бизнеса? Какие из них повторяются по своей природе? Каким задачам вы всегда должны кого-то обучить, прежде чем уехать из города в отпуск? По каким вопросам вам звонили работники, пока вас не было в офисе? Какие задачи привели к тому, что проекты остановились из-за того, что вы не были доступны лично? Обратите внимание на ритмы вашего бизнеса, а также на очевидные болевые точки, которые нуждаются в документации. Скорее всего, вы уже подумали о нескольких.

Для вашего первого руководства лучше всего начать с чего-то простого. Если вы выберете самый сложный процесс, пока только начинаете разбираться в самой технике, то можете застрять и сдаться. Настройте себя на победу, сначала потренировавшись на нескольких процессах уровня софтбольных игр. Как только вы выберете процесс, продумайте всю процедуру от начала до конца. Будьте максимально дотошны в деталях. Визуализируйте все. Мне нравится представлять, что я готовлю обучение для кого-то, кто абсолютно ничего не знает о работе, которую я прописываю. Если я подхожу к процессу так, словно разговариваю с кем-то, кто понятия не имеет, что происходит, то обычно могу охватить каждую деталь, которая может понадобиться человеку.

2. Документирование. Как только вы поймете, какой процесс вам нужен, и продумаете каждую мелочь, настанет время записать его. Обязательно фиксируйте каждый шаг, необходимый для выполнения задачи. Ничего не упускайте и не срезайте углы. Ваша цель на этом этапе – задокументировать на бумаге каждую мелочь, чтобы кто-то, кто ничего не знает о процессе, мог выполнить его безупречно. Подходите к этой задаче как к компьютерной программе. Машина будет делать только то, что программист говорит ей делать максимально явно. Машина не в состоянии заполнить пробелы, как и человек, следующий за вашим рабочим процессом. Дайте им все, что нужно для выполнения работы. Документировать рабочий процесс можно разными способами, и неплохо поэкспериментировать с различными форматами и инструментами, пока не найдете те, что лучше всего подходят именно вам. Вы можете попробовать составить текстовую документацию с помощью простого текстового редактора или более продвинутого приложения для заметок, такого как Notion или Evernote. Многие люди включают скриншоты и видеоролики в свою документацию, что делает руководство невероятно простым для любого пользователя. И если вам захочется еще большей изощренности, то можете разобраться в более индивидуальных инструментах построения процессов, таких как мой нынешний любимый SweetProcess. В то время как программные решения помогают организовать ваши мысли и сделать ваши руководства доступными каждому, не позволяйте страху перед сложными технологиями удерживать вас от использования преимуществ автоматизации процессов. Даже простой, написанный от руки список действий поможет выполнить ту работу, которая вам требуется.