Екатерина Баранникова - PRO Сделки. Секреты закупок для успешных продаж

Итак, при множестве открытых вопросов очевиден один ответ: закупщик должен в совершенстве обладать коммерческой экспертизой и знаниями закупочных практик, которые он успешно сможет применять в разных отраслях и категориях закупок, принося положительный экономический эффект компании.

Как определить, принимает ли закупщик решения?

Если Вы недавно стали управлять департаментом закупок в новой компании или думаете о том, как улучшить качество работы отдела, как определить состояние «здоровья» закупок в компании? Мы проиллюстрируем быстрый метод «медосмотра» для определения зон развития закупок в компании.

Пять ключевых параметров расскажут Вам о состоянии отдела закупок в компании:

1) Организационная структура и лидерство: линии подчинения, сферы полномочий и принятия решений.

2) Профессионализм команды: квалификация и навыки персонала по закупкам.

3) Стратегические закупки (strategic sourcing): процесс, компетенции.

4) Вовлечение внутренних клиентов: интеграция закупок в разные подразделения компании.

5) Стратегическое планирование: полная интеграция закупок в стратегическое планирование и бюджетирование компании.

Если по первому параметру департамент закупок занимает достаточно высокое положение в организационной структуре компании и закупки имеют репутацию стратегического бизнес-партнера, то состояние закупок в данном случае превосходно. Если же закупки воспринимаются топ-менеджментом как второстепенная функция, то «здоровье» закупок весьма плохо. Показателен следующий пример: как-то на семинаре я встретила своего хорошего знакомого, который работает IT директором в крупной компании. «Я с радостью бы вовлекал отдел закупок на ранних этапах возникновения потребности. Но не вижу в этом смысла, они совершенно не разбираются в цифровых технологиях», – поделился он со мной.

Здесь мы как раз переходим ко второму параметру: профессионализм команды закупок. Талантливый закупщик обладает уникальным сочетанием разнообразных знаний и навыков: аналитическое мышление, отличные коммуникации, умение вести переговоры, юридические знания (как составить договор, например), умение убеждать, знание рынка и закупаемой категории (например, IT). Профессионализм команды следует постоянно повышать, т.к. рынок динамично меняется, и высокопрофессиональные кадры по закупкам позволяют компании удерживать и повышать свои лидерские позиции на таком рынке. Например, за счет увеличения прибыли компании, снижения себестоимости закупаемой продукции.

Двигателем закупочной ценности являются стратегические закупки или strategic sourcing, как называют данное направление в зарубежной практике. Многие компании сталкиваются с проблемой смешения стратегических закупок с операционными (транзакционными, тактическими), а также так называемым комплаенс (соблюдение регламентов, политик и процедур по закупкам). Как правило, один и тот же закупщик одновременно занимается всеми тремя направлениями, не делая качественно ни одного. Например, срочное будет всегда перебивать важное у такого закупщика. Эффективно решение, когда в департаменте закупок выделена стратегическая функция, персонал которой занимается исследованием рынка, разработкой долгосрочной закупочной стратегии, поиском и развитием сильных поставщиков, проводит годовые тендеры, определяя комплексные модели сделок. Именно в данной функции следует сосредоточить инвестиции в персонал, т.к. закупочные «звезды» стратегических закупок приносят для компании наивысший экономический результат. Транзакционные закупки направлены на выполнение стандартных операций (например, ежемесячное планирование и размещение заказов поставщикам по уже заключенным договорам). И наконец, функция комплаенс или governance может состоять из нескольких человек, обеспечивающих надлежащий документооборот и соблюдение закупочных регламентов. Это повышает качество документооборота и позволяет разгрузить персонал стратегических закупок от рутинных операций.

Четвертый параметр оценивает коммуникации и вовлеченности между закупками и остальными отделами. Отдел закупок формализует в бумагах уже сделанный другим отделом выбор поставщика? Это хронически плохое здоровье… Отдел закупок участвует в разработке НИОКР, предлагая более эффективные по цене ингредиенты (компоненты, оборудование, др.)? Здоровье в превосходном состоянии.

И наконец, пятый параметр – интеграция закупок в стратегическое планирование и бюджетирование. Однажды в одном проекте оценки департамента закупок мы начали анализ как раз в период постановки стратегических корпоративных задач в этой компании. Каково же было мое удивление: представители департамента закупок, включая его директора, не только не присутствовали на стратегических сессиях планирования и бюджетирования, но и не имели никакой информации о будущих планах. Предпосылкой этого явились низкая вовлеченность закупок в другие отделы и отсутствие полномочий принятия решений (четвертый и первый параметры).

Таким образом, системная оценка состояния «здоровья» департамента закупок может быть проведена по рассмотренным пяти параметрам, каждый из которых взаимосвязан. Далее, имея «диагноз» желательно провести следующие действия для «выздоровления» закупок:

– сегментировать управляемый закупками бюджет по категориям (категорийный менеджмент),

– разработать закупочные стратегии по категориям закупок (можно начать с ключевых наиболее крупных категорий),

– определить проблемы в процессах, коммуникациях, организационной структуре и разработать их решения,

– разработать план изменений (повышения эффективности) департамента закупок, определив приоритетные инициативы, сроки и ответственных лиц по каждому действию,

– резюмировать выше указанные действия в бизнес-кейс и оценить размер необходимых инвестиций (например, на внедрение электронной системы закупок, курсы повышения квалификации, др.).

Важно, что реализовав рассмотренные нами изменения и «выздоровев», следует продолжать совершенствовать закупки и искать новые эффективные решения. Т.е., вести «здоровый образ жизни» в закупках или continuous improvement process (процесс постоянных улучшений).

Место закупок в «пищевой цепи»

Каково место департамента закупок в организационной структуре компании? Поддерживающую или стратегическую функцию выполняет отдел? Закупки должны создавать условия для принятия решения другими отделами или выполнять роль лидера в экономических вопросах компании?

Закупки имеют разный стратегический «вес» в компаниях в зависимости от специализации. Так, в производственной компании, где на закупки сырья приходится более 70% всех затрат, безусловно, влияние данного отдела достаточно велико. А вот закупки в компаниях, которые специализируются на профессиональных услугах, как правило, играют второстепенную роль, потому что основной ценностью компании является персонал и затраты на него. Например, консалтинговая компания закупает периодически услуги такси, ДМС, маркетинговые услуги для продвижения своего сервиса, но ни по размеру данных затрат, ни их влиянию на операционный бизнес нельзя утверждать о преимущественной роли закупок в компаниях данного профиля. При этом среди консалтингового персонала возможен отдел, успешно занимающийся консалтинговыми услугами в сфере закупок и цепи поставок для клиентов.