А Деревицкий - Шпаргалка агента (школа работы в рекламе и коммерции)

Когда Вы устанавливаете контакт, старайтесь фиксировать то, что Вам говорят те лица, с которыми Вы его устанавливаете. Заинтересованы ли они в сотрудничестве с Вами или нет? Хотят ли они, чтобы Вы прислали необходимую информацию? Желают ли они, чтобы Вы снова связались с ними? Должны ли Вы назначить свидание? Необходимо ли Вам направить материалы по почте и затем позвонить? Когда Вам необходимо сделать следующие шаги по развитию контакта?

Каждый раз, когда Вы звоните кому-то, встречаетесь с кем-то или направляете послание по почте, делайте соответствующие отметки с тем, чтобы Вы могли следить за всем, что Вы делаете от первоначального контакта с покупателями до момента продажи. После того, как Вы продали товар, укажите в учетах, что, как и когда Вы должны делать далее.

Учет является полезным для Вас и в плане совершенствования Вашей деятельности. Например, если обнаружится, что довольно большое количество покупателей отказывается от покупки Вашего товара по одной и той же причине, значит есть нечто такое в Вашей работе, что необходимо изменить.

Следует помнить и то, что если человек однажды ответил Вам отрицательно, это еще не означает, что он ответит отрицательно и в следующий раз. У него могут измениться потребности, обстоятельства, либо в следующий раз Вы сможете применить более совершенный подход. Если Вы хорошо будете вести учет, Вам будет известно и то, что необходимо сделать при последующей попытке установления контакта с покупателями"(6).

Такие рекомендации как эта широко распространены в литературе, хотя бы отчасти затрагивающей некоторые аспекты агентской работы. Но правильное ведение записей - дело не простое.

"Зафиксируйте получаемую информацию в пригодной для дальнейшего использования форме.

Не доверяйте вашей памяти, когда необходимо сохранить неискаженной информацию и впечатления, полученные во время беседы. Если есть время, делайте полные записи. Если есть необходимость, делайте сокровенные записи или применяйте систему символов. И, наконец, если это необходимо, то держите весь ход беседы в голове. Но обязательно записывайте. Сразу же после беседы зафиксируйте на бумаге ее содержание, чтобы потом не перепутать с другими беседами.

В ходе многих бесед вы обнаружите, что ваш собеседник нервничает, когда вы записываете полный текст беседы. Конечно, если он вам принес обычные отпечатанные отчеты и вы, обсуждая их, делали бы в них какие-то пометки, то это не произвело бы на него никакого впечатления. Однако в ходе беседы подобные вещи не так легко переносятся. В подобных случаях следует очень тщательно фиксировать в голове весь ход беседы и сразу же после ухода вашего собеседника все это перенести на бумагу. Выделите себе после каждой беседы по нескольку минут для того, чтобы успеть записать как можно полнее ответы вашего собеседника одновременно с вашей оценкой его поведения во время этих ответов. Подобная практика поможет вам гораздо лучше понять причины плохой работы.

Если необходимо, то ознакомьте своего собеседника с содержанием ваших записей- суммируйте его ответ и повторите ему для подтверждения. Но никогда и н при каких обстоятельствах не записывайте в присутствии собеседника что-либо его компрометирующее - такие записи делаются, как правило, после беседы или же незаметно, с помощью вашего "кода". Никогда не записывайте то, что вам сообщается по секрету, "не для стенограммы"(5).

Существенным является проблема ведения личного архива.

Некоторые агенты довольствуются записной книжкой или рабочим дневником. Но и то, и другое средство требуют вдобавок еще и памяти. Особые проблемы имеют место в начале работы, когда из огромной массы фирм и лиц, с которыми осуществляются контакты, еще не сложилась группа постоянных клиентов. Как проверить, нет ли уже в записной книжке или рабочем дневнике упоминания о какой-либо фирме? Та же ситуация может сложиться и тогда, когда через год или два появилась необходимость расширить клиентуру. С какими фирмами вы уже работали? Неловко получится, если вам напомнят о том, что вы уже имели отказ.

После неудачных опытов с блокнотами автор экспериментировал с компьютерными базами данных. Базы типа Works просты и удобны. Но до чего же все это становится громоздким в рутинной, будничной работе!.. Не у каждого есть возможность мотаться по городу с портативным компьютером в кейсе, да и не всегда удобен даже он. Еще утомительнее вечерами переносить полученную за день информацию из записной книжки в базу данных.

Может быть вы найдете свой путь, но для меня идеальным средством стала картотека. Через год из пяти сотен карточек в работе остались всего два десятка и теперь они всегда со мной. Карточки удобны в любой ситуации, они могут быть перетасованы в любом порядке, их можно разложить по очередности намеченных звонков, в алфавитном порядке - по именам или по названиям фирм. Попробуйте...

***

РАБОЧИЙ ДЕНЬ.

"Корпорация Ай-Би-Эм "снабжает своих торговых агентов некоторыми орудиями труда, которые обеспечили бы им успешную работу. Самым важным орудием, пожалуй, является "расписание работы на неделю", которое заполнятся агентами с указанием имен всех людей, с которыми они планируют встретиться на следующей неделе, а копия такого графика должна быть представлена в корпорацию заранее перед началом каждой недели"(7).

"Фирмы нередко предписывают своим коммивояжерам, какое время они должны уделять поискам новых клиентов. Например, фирма "Спектор фрейт" считает, что ее торговые агенты должны посвящать поисковой работе 25 % времени и прекращать посещения потенциального клиента после трех безуспешных визитов к нему"(2).

"Уделяйте больше времени планированию своего времени. Ведь в том, что касается экономии времени, вы занимаете столь же хорошее положение, как и ваши самые богатые и могущественные конкуренты.

1. Установите телефон в своем автомобиле.

2. Всегда заблаговременно предупреждайте по телефону, когда собираетесь нанести визит своему клиенту.

3. Ставьте свою машину там, откуда гарантирован свободный выезд.

4. Используйте автомобильной кассетный магнитофон для прослушивания записей6 которые могут вас чему-то научить.

5. Никогда не совершайте поездки, не имея при себе диктофона, благодаря которому вы сможете, не отрываясь от руля, надиктовывать для себя служебные записи.

6. Положите портативный магнитофон в карман своего пиджака, а другой магнитофон пусть постоянно находится около вашей кровати. тем самым вы удваиваете число часов, на которое вы опережаете своих конкурентов.

7. Всегда имейте при себе какой-нибудь полезный материал для чтения.

8. Никогда не посещайте банк в пятницу во время перерыва на ленч.