Андрей Шамраев - Методология и бухгалтерский учет банковских розничных платежей: карты, переводы, чеки

Заказ бланков дорожных чеков у компании-эмитента

Для получения бланков дорожных чеков банк направляет компании-эмитенту (чаще всего по электронным средствам связи) заявку по форме, предоставленной компанией-эмитентом, с обязательным указанием названия и реквизитов банка, количества, номинала, вида дорожных чеков и общей суммы в разбивке по валютам заказываемых дорожных чеков. Компания-эмитент информирует банк о принятии его заявки к исполнению, сроках и способе доставки дорожных чеков.

Доставленные бланки чеков поступают в кассовое подразделение банка, где ответственный сотрудник вскрывает полученный пакет, осуществляет пересчет дорожных чеков и сверяет номера полученных дорожных чеков с номерами, указанными в Trust Receipt (трастовой расписке), после чего два экземпляра трастовой расписки подписываются руководителем кассового подразделения и ответственным сотрудником, выполнявшим пересчет. На основании трастовой расписки осуществляется учет чеков в автоматизированной системе банка, после чего один экземпляр расписки высылается в компанию-эмитент в качестве подтверждения о получении дорожных чеков.

Доставку бланков дорожных чеков из кассового подразделения во фронт-офисные подразделения рекомендуется производить службой инкассации. Доставленная сумка с бланками дорожных чеков сдается сотрудником службы инкассации заведующему кассой дополнительного офиса (филиала) (или специально выделенному кассовому работнику). Указанный сотрудник вскрывает сумку, осуществляет полистный пересчет бланков дорожных чеков и сверяет номера бланков чеков с указанными номерами в описи. При получении бланков дорожных чеков дополнительным офисом третий экземпляр описи передается сотруднику службы инкассации, доставившему сумку, на основании которой он отчитывается в выполнении задания. При получении бланков дорожных чеков филиалом третий экземпляр описи отправляется в кассовое подразделение банка и служит подтверждением в получении филиалом бланков дорожных чеков.

В процессе работы могут образовываться испорченные бланки дорожных чеков, которые подлежат сдаче в кассовое подразделение банка. Рекомендуется не реже одного раза в месяц создавать специальную комиссию для уничтожения испорченных бланков дорожных чеков в кассовом подразделении. Испорченные бланки дорожных чеков уничтожаются путем сжигания или разрезания на полоски шириной не более 0,5 см. При этом заполняются акт и сертификат об уничтожении в двух экземплярах. Первый экземпляр сертификата об уничтожении вместе с сопроводительным письмом передается ответственным сотрудником чекового подразделения банка в представительство компании-эмитента. Второй экземпляр мемориального ордера вместе с сертификатом и актом об уничтожении помещается в досье «Испорченные бланки дорожных чеков».

Непосредственная продажа дорожных чеков клиентам

Ниже приводится порядок действий, которого рекомендуется придерживаться при осуществлении продажи дорожных чеков физическим лицам.

A. Ознакомить клиента с тарифами банка по продаже дорожных чеков.

Б. Проверить документ, удостоверяющий личность клиента.

B. Подобрать дорожные чеки нужного эмитента на сумму, которую желает получить клиент.

Г. Попросить клиента внести денежные средства.

Д. Оформить документ о покупке дорожных чеков (форма документа разрабатывается банком), которая заполняется печатными буквами латинским шрифтом. В этом документе необходимо указать следующую информацию:

– агентский код банка (обычно шестизначный номер, присваиваемый компанией – эмитентом дорожных чеков);

– название и адрес банка;

– фамилию и имя клиента;

– адрес местожительства клиента;

– дату совершения операции;

– валюту дорожных чеков;

– номера, количество и номинал дорожных чеков;

– сумму дорожных чеков в разбивке по номиналу;

– общую сумму проданных дорожных чеков;

– сумму комиссии банка (если взимается);

– общую сумму совершенной операции;

– курс обмена (если дорожные чеки продаются за валюту, отличную от валюты чеков).

Е. Оформить реестр и документ, подтверждающий проведение операции в соответствии с Инструкцией от 28.04.04 № 113-И «О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц».

При продаже за безналичную иностранную валюту или за безналичные рубли получить от исполнителя, обслуживающего физических лиц, и проверить следующие документы:

– мемориальный ордер по выдаче ценностей в двух экземплярах; – заявление клиента с отметкой исполнителя, обслуживающего физических лиц.

Ж. Предложить клиенту поставить свою подпись шариковой ручкой на каждом дорожном чеке и квитанции (соглашении) о покупке в специально отведенном месте. Запрещается использовать фломастеры или ручки со стирающимися чернилами. Подпись не должна представлять собой написанную печатными буквами фамилию и не должна включать слова «мистер», «миссис», «господин» и т. д.

3. Проверить наличие подписи клиента на каждом дорожном чеке и документе о покупке чеков.

И. Выдать клиенту дорожные чеки, экземпляр документа о покупке вместе с инструкцией по получению возмещения в случае утраты чеков. Сотрудник банка, вручая дорожные чеки клиенту, обязан информировать клиента о порядке их использования (условиях хранения, необходимости нанесения второй подписи только при предъявлении их к оплате, действующих правилах возмещения при их утрате). Дорожные чеки подлежат обязательному письменному декларированию на таможне при их вывозе из Российской Федерации. При этом следует особо подчеркнуть необходимость хранения квитанции отдельно от дорожных чеков по условиям безопасности. Одновременно клиенту должно быть объяснено, что квитанция и инструкция дают дополнительную информацию о порядке возмещения в случае утраты дорожных чеков. Кроме того, отсутствие квитанции может привести к задержке и (или) невыплате возмещения в случае утраты дорожных чеков.

Достаточно часто возникают вопросы о порядке обязательного контроля операций по продаже дорожных чеков на сумму свыше 600 ООО рублей. По этому поводу существует разъяснения в информационном письме Банка России, выдержка из которого приведена ниже:

«Подлежат ли обязательному контролю в соответствии с абзацем 4 подпункта 1 пункта 1 статьи 6 Федерального закона операции по приобретению физическим лицом за наличный расчет дорожных чеков, номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, на сумму, равную или превышающую 600 ООО рублей, либо равную сумме в иностранной валюте, эквивалентной 600 000 рублей, или превышающей ее?

Читать дальше