Андрей Гартвич - Популярная бухгалтерия. Как понять бухгалтерский учет

♦ фамилии, инициалы и должности ответственных лиц;

♦ личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов обычно присутствует реквизит под названием номер документа . С помощью этого реквизита удобно различать документы между собой.

Если документ является внешним документом , то есть если он предназначен для использования не только внутри предприятия, но и за его пределами, то помимо личных подписей на документе должна быть поставлена круглая печать предприятия. Но если документ не предназначен для использования за пределами предприятия, то есть является внутренним документом , то печать на нем ставить не нужно.

Внешние документы можно разделить на две подкатегории: исходящие документы и входящие документы .

Исходящий документ формируется на предприятии и передается за пределы предприятия: деловому партнеру, покупателю, в инспекцию ФНС и т. д. Исходящий документ печатается и оформляется в нескольких экземплярах, чтобы один из них можно было передать в бухгалтерский архив документов.

Входящий документ поступает на предприятие извне. Это, например, товарная накладная поставщика или выписка с расчетного счета в банке.

Разные категории документов представляют разную ценность для бухгалтерского учета. В качестве исходных данных для ведения бухгалтерского учета используются так называемые первичные документы, или документы бухгалтерского учета .

Первичный документ является свидетельством случившихся фактов хозяйственной жизни предприятия. На основании первичного документа в бухгалтерском учете регистрируется хозяйственная операция.

К первичным документам, в частности, относятся:

♦ накладные разных видов ( товарная накладная, товарно-транспортная накладная и пр.) – свидетельствуют о том, что материальные ценности были переданы другому предприятию или другому материально ответственному лицу;

♦ кассовый чек – свидетельствует о том, что работник предприятия получил от розничного покупателя причитающиеся предприятию наличные деньги; кассовый чек формируется кассовым аппаратом, а полученные деньги работник должен вложить в денежный ящик кассового аппарата, в результате чего наличные деньги станут собственностью предприятия;

♦ приходный кассовый ордер – свидетельствует о том, что касса предприятия получила наличные деньги от физического лица, каковым может быть работник предприятия или представитель делового партнера;

♦ расходный кассовый ордер – при наличии подписи получателя денег свидетельствует об обратном – о том, что касса предприятия выдала наличные деньги, находившиеся в собственности предприятия, физическому лицу;

♦ платежная ведомость – при наличии подписей работников предприятия свидетельствует о том, что работники получили от предприятия причитающуюся им заработную плату в виде наличных денег.

Другая важная категория документов предприятия – организационно-распорядительные документы .

Организационно-распорядительный документ разрешает проведение хозяйственной операции. К таким документам относятся договоры, счета, приказы, распоряжения, доверенности и пр.

Для бухгалтерского учета организационно-распорядительные документы важны как предвестники хозяйственных событий. Эти документы могут использоваться в бухгалтерском учете как инструмент контроля.

Можно выделить еще одну категорию документов – комбинированные документы . Эти документы выполняют функции как организационно-распорядительных, так и первичных документов. К ним относятся упомянутые выше платежные ведомости и расходные кассовые ордера . Пока в этих документах получатель денег не расписался, хозяйственное событие не произошло. Соответственно, такой документ является организационно-распорядительным документом . Но, как только получатель денег распишется, документ станет первичным документом – документом бухгалтерского учета . Документ зарегистрирует следующее событие хозяйственной жизни предприятия: деньги предприятия переданы получателю.

Ирина не увидела необходимости разрабатывать для своего предприятия какие-либо особые формы первичных документов . Если она будет вести бухгалтерский учет своего предприятия с помощью бухгалтерской компьютерной программы, которую изучила на курсах, то проблема организации документооборота в значительной степени решится с помощью программы. В программе предусмотрена возможность распечатывать документы по самым разнообразным формам.

Правда, поскольку программа предназначена для бухгалтерского учета, в ней не предусмотрены формы организационно-распорядительных документов . Ирине придется поискать формы таких документов дополнительно, очевидно в Интернете. В частности, надо будет найти формы трудовых договоров и других кадровых документов.

На предприятии надо будет обязательно предусмотреть место для бухгалтерского архива документов, а для каждого вида документов завести отдельную папку-скоросшиватель. С особой тщательностью надо будет собирать первичные документы как основания для регистрации хозяйственных событий в бухгалтерском учете. Входящие и исходящие документы надо будет четко разделять по разным папкам.

Инспекция ФНС может эти папки проверить. И если будет найдено расхождение между зарегистрированными событиями и документами, то у предприятия будут неприятности.

Учетная политика – это перечень внутренних правил бухгалтерского учета для случаев, когда предприятие может выбирать какое-либо правило среди нескольких вариантов. В частности, в учетной политике надо указать:

♦ используемый метод оценки запасов при списании (ФИФО или по средней стоимости );

♦ используемый способ амортизации основных средств и нематериальных активов.

Ирина подумала, что в качестве метода оценки запасов она выберет метод по средней стоимости как более простой. Хотя при использовании компьютерной программы можно было бы выбрать и ФИФО.

А в качестве способа амортизации Ирина решила выбрать какой-нибудь из нелинейных методов, с помощью которого, как ей показалось, будет более адекватно распределяться стоимость основных средств по периодам использования: сначала будет списываться на расходы побольше, а к концу срока эксплуатации – поменьше.

В учетной политике еще надо определить, какие виды резервов предстоящих расходов будут использоваться в бухгалтерском учете предприятия.