Юрий Шароватов - Дистанционный менеджмент [Как управлять сотрудниками на удалёнке]

По пятницам в 12:00 в «Кораде» проходит еженедельная синхронизация. В ней участвует большая часть сотрудников, но не все: руководители проектов, менеджеры по продажам, менеджеры техподдержки, бизнес-аналитики — всего 10 человек. На синхронизации Алексей рассказывает о новых контрактах, новых клиентах, находящихся в разработке, и о том, что интересного произошло в проектах. Также обсуждают вопросы, связанные с сотрудниками: кто выходит или уходит, чтобы люди знали заранее и ничего не планировали на него. У участников встречи тоже обычно есть чем поделиться. Получается такой управленческий комитет. При этом продолжительность встречи редко бывает более 30 минут.

В конце каждого года в «Кораде» проходят происходят «Декабрьские чтения».

Генеральный директор и руководитель проектного офиса проводят часовую встречу с каждым сотрудником, на которой подводят итоги прошедшего периода, обсуждают планы на следующий, получают предложения по улучшениям и изменениям. Перед встречей сотрудники заранее получают информацию об этом событии и вопросы, чтобы они могли подумать, а также подготовить свои вопросы к руководству. Есть и вопросы, которые задаются уже на встрече, например: «Знаешь ли ты про нашу стратегию?», «Как ты думаешь, реалистична она или нет?», «Как ты думаешь, то, что ты делаешь, как-то относится к достижению наших целей или не относится?», «Какой проект из тех, которые были в прошедшем году, тебе запомнился больше всего?»…

По результатам общения публикуется сводный отчет, который доступен всем сотрудникам. Получается своеобразный опрос вовлеченности сотрудников, который часто проводят крупные компании, однако он проходит в теплом, ламповом формате, в режиме живого общения с каждым.

Желание быть услышанным, понимание, что твою работу заметили, неравнодушие руководства — сильный мотиватор для сотрудников. Несмотря на удаленный характер работы, подобные встречи позволяют удовлетворить эту потребность.

Подводя итоги, давайте рассмотрим, какие основные типы коммуникаций важны при работе с дистанционными сотрудниками. Ниже будут перечислены основные типы встреч, необходимые для выполнения регулярных практик менеджмента; возможно, вы дополните этот список собственными специфическими типами коммуникаций с сотрудниками.

1. Встреча один на один для обсуждения текущей работы

Проведение индивидуальных встреч с сотрудниками является одним из классических приемов менеджмента. Во время таких встреч можно обсудить задачи и оценить прогресс, дать сотруднику обратную связь, согласовать план работы и т. д. Важна регулярность таких встреч: желательно проводить их с периодичностью от раза в неделю до раза в месяц. Более частые встречи могут потребоваться для новеньких сотрудников, а также при работе над срочными или сложными задачами.

В дистанционном формате такие встречи проходят по телефону или видеосвязи, причем второй вариант предпочтительнее: если вы видите хотя бы «говорящую голову», то канал коммуникации становится шире, можно увидеть эмоции собеседника, оценить, насколько он согласен с мнением. Если же мы общаемся по телефону, а это наиболее частая ситуация при работе с дистанционным сотрудником, то взаимодействовать становится сложнее, из разговора исчезает часть энергии. Чтобы сделать общение более продуктивным, можно задействовать визуальный канал передачи информации, например обменяться подготовленными слайдами, схемами или изображениями.

Продолжительность данной встречи в дистанционном формате обычно составляет от 30 минут до 1,5 часа.

Очень важный момент: хотя бы одну-две такие встречи в год нужно провести в очном формате. Это могут быть встречи, посвященные циклу управления результативностью, постановке годовых задач, оценке их выполнения, созданию плана развития, обсуждению нового проекта. При этом менеджеру важно приехать к сотруднику, увидеть работу его глазами, по возможности пообщаться с его коллегами, его клиентами. Без этого будет сложно понимать, в какой ситуации и насколько эффективно работает сотрудник. Эти встречи необходимо запланировать заранее. Кроме того, если сотрудник не видел менеджера «живьем» год или больше, то его чувство лояльности и ощущение командности неизбежно ослабеют.

Вопросы: Является ли количество встреч один на один, проводимых вами, оптимальным? Достаточно ли их сотрудникам с небольшим опытом? Не слишком ли их много для опытных сотрудников?

2. Оперативная связь и уточнение деталей

Конечно же, не каждый вопрос будет ждать до следующей запланированной еженедельной встречи. И руководителю, и сотруднику важна возможность оперативной связи, чтобы уточнять детали или консультироваться по срочным вопросам. Эффективные способы коммуникации стандартны — телефон, мессенджер или электронная почта. Выбор канала зависит от темы, которую предстоит обсудить: короткий вопрос уместно задать в мессенджере, а если надо срочно обсудить возникшую проблему, то предпочтительным средством связи будет телефон. Удаленный сотрудник должен чувствовать активный поток обратной связи и быть твердо уверенным в том, что, если у него возникнут вопросы, руководитель оперативно на них ответит. В этом случае сотрудник не будет чувствовать себя в изоляции и спокойно продолжит выполнять свои задачи, зная, что менеджер адекватно оценивает его работу.

Вопросы: Какую технологию вы, как правило, используете для уточнения деталей или чтобы похвалить сотрудника? Является ли эта технология оптимальной? Есть ли у вас альтернативы?

3. Координация работы команды

Данный тип встречи будет актуален для команд, в которых сотрудникам нужно взаимодействовать и обмениваться ресурсами друг с другом.

Частота проведения таких встреч может быть разной. Например, в методологии Agile практикуются ежедневные стендап-митинги. Однако для большинства команд будет достаточно проводить такие совещания раз в неделю или две и обсуждать работу каждого сотрудника и команды в целом, выявлять отклонения от плана, намечать корректирующие действия.

При проведении таких встреч в дистанционном формате потребуется технология, позволяющая не только видеть участников, но и демонстрировать слайды, документы или рабочий стол выступающего. Вам помогут решения типа Webex, Adobe Connect, Zoom, ClickMeeting и др.

Если вы приняли решение общаться по телефону, то, как и в случае с индивидуальной встречей, необходимо заранее обменяться материалами. Это позволит вам лучше донести свои мысли. Возможно, беседа получится более энергичной, если вы будете видеть перед собой хотя бы фотографии сотрудников.