Евгения Тудалецкая - Нет офиса – нет проблем [litres]

Еще пример: в продажах принято прослушивать звонки сотрудников, чтобы исправлять их ошибки и тем самым увеличивать показатели продаж. Я всегда умиляюсь, когда при очередном аудите процессов в компании наблюдаю такую картину: руководитель отдела продаж сам слушает периодически эти звонки. Почему этот функционал не передается удаленному личному помощнику? Неужели время руководителя нельзя распределить более рационально? В таких случаях я советую составлять для удаленного личного помощника чек-лист, в котором он будет помечать отклонения в разговорах сотрудников и давать обратную связь руководителю отдела. А руководитель отдела пусть лучше в освободившееся время займется наставничеством и проведет для менеджеров мини-тренинг по работе над ошибками.

Принцип разделения ролей позволяет упростить управление за счет четкого понимания, за какой именно процесс отвечает конкретный сотрудник.

Если мы разделяем процесс на роли, мы тем самым упрощаем процесс выполнения задачи в рамках этой роли.

Нам остается просто найти исполнителя, которого можно научить за короткий срок выполнять задачу, и он будет сильным винтиком общей машины.

Если перед человеком стоит четкая задача, прозрачная и понятная, понятен и норматив, по которому можно оценить его работу. Приоритет позволяет сконцентрироваться, а это, в свою очередь, ведет к эффективности и сокращению сроков исполнения проекта.

«– Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

– А куда ты хочешь попасть? – ответил Кот.

– Мне все равно, – сказала Алиса.

– Тогда все равно, куда и идти, – заметил Кот.

– Только бы попасть куда-нибудь, – пояснила Алиса.

– Куда-нибудь ты обязательно попадешь, – сказал Кот. – Нужно только достаточно долго идти». [6] Льюис Кэрролл, «Алиса в стране чудес».

Помните этот милый диалог? Детская сказка, которую необходимо прочитать каждому взрослому.

Именно так большинство бизнесменов обычно ставит задачи. И, что парадоксально, ждет быстрого и качественного результата.

Есть над чем задуматься, согласны?

При найме нового удаленного сотрудника руководитель задает вопросы:

1. Как не перезагрузить его задачами?

2. Как определить точное количество работы, чтобы он не воспринимал работу как вариант отдыха?

Если говорить простым языком, то руководитель не понимает, как сделать так, чтобы сотрудник работал эффективно, в полную силу и при этом демонстрировал хорошее качество исполнения своих функций.

Что я рекомендую?

Во-первых, список регулярных задач для сотрудника нужно определить еще до того, как вы будете искать кандидата. Почему? Потому, что от этого зависит само описание вакансии. «Как вы лодку назовете, так он и поплывет» . Вы должны четко понимать, кто и для каких задач вам нужен.

Во-вторых, это не значит, что в ходе работы вам больше не доведется менять этот список задач. Любой функционал и должностные инструкции – это буфер между работодателем и сотрудником. По моим наблюдениям, реальное взаимодействие формируется около 2–3 месяцев.

Если ваш новый сотрудник перегружен, нужно уметь договариваться и оптимизировать список его задач. Что-то удалить, что-то прибавить или что-то поменять. Но за каждое «что-то» нужно будет платить… А вот как понять, что реально происходит у вашего удаленного кандидата на его рабочем месте (дома), загружен ли он или просто имитирует бурную деятельность (как многие офисные сотрудники в реале) – это отдельная тема.

Для чего опытному управленцу нужен удаленный контроль?

Для того, чтобы решать возникающие проблемы по ходу выполнения.

Контроль бывает разный, и очень важно выбрать его правильную разновидность.

Для выбора оптимального вида контроля руководитель должен учитывать степень сложности задачи и особенности личности сотрудника, ее выполняющего.

Под особенностью задачи подразумевается ответ на вопрос, что в приоритете – процесс выполнения или результат?

Под особенностями личности сотрудника – его компетентность, ответственность, мотивированность и т. д.

Итак, после постановки задачи я решаю, как именно я буду контролировать эту задачу.

Я выбираю из 5 видов контроля:

• итоговый;

• предварительный;

• поэтапный;

• периодичный;

• выборочный.

1 . Итоговый контроль – это одна точка контроля в момент достижения цели. Сотрудник справляется самостоятельно со всем процессом работы. Здесь есть некоторые риски. Если задача неправильно поставлена или сотрудник не так ее понял, результат может быть не тот, которого вы ожидали. Этот вид контроля характерен для небольших, простых задач.

2 . Предварительный контрользначит, что, поставив предварительную точку контроля, можно уменьшить риски итогового контроля. Предварительный контроль лучше производить, когда до конца дедлайна осталось не менее одной трети отпущенного срока. Это вид контроля лучше использовать, когда задача не является новой для сотрудника.

3 . Поэтапный вид контролястоить использовать при более габаритных задачах, которые можно разбить на этапы. Если сотрудник самостоятельный и ориентированный на результат, а задача – сложная, новая и важная. С помощью этого вида контроля можно минимизировать риски невыполнения и вовремя редактировать ход ее выполнения. Для этого я использую шаблон отчета «Экшн-план». Как с ним работать, я рассказываю на своих семинарах или в онлайн-курсе.

4 . При выборе периодичного контроляставятся точки через определенные промежутки, например, каждые 2 часа или каждый понедельник. Риски сводятся к нулю, но увеличиваются трудозатраты, тратится больше времени и мотивация сотрудника может снизиться. Такой вид контроля я применяю к новичкам, когда нужно выявить слабые стороны сотрудника.

5 . При выборочном контролеисполнитель не в курсе момента проверки его работы. Это очень удобно. Я использую этот вид контроля, когда есть ряд стандартов и технологий по отношению к задаче, когда у сотрудника хромает самодисциплина или на этапе обучения (ввод в должность) одного или нескольких сотрудников. При удаленном контроле у всех моих сотрудников есть отдельные «рабочие столы» в облаке, которые я им сама формирую, и меня есть доступ к процессу их работы в режиме реального времени.

Проанализируйте свое поведение: вы всегда одинаково контролируете, по привычке, или в каждом отдельном случае отталкиваетесь от ситуации?

Чтобы эффективно перевести часть своего бизнеса на удаленный стиль управления, нужно понять готовность компании к удаленному контролю. Именно контроль за удаленными сотрудниками при формировании удаленной команды становится очевидной проблемой. Большинство компаний в лице руководителей привыкли контролировать работу своих сотрудников через непосредственный контакт. Эта проблема обостряется из-за отсутствия визуального контроля при удаленном управлении персоналом.