Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам

6. Порою общение становится эффективнее, если придерживаться правила «одна проблема – одна переписка» (одна история, один диалог). Если же неудобно одновременно вести с одним и тем же человеком переписку по нескольким темам или если необходимо обсудить все вопросы в одном письме, то обозначьте их цифрами и разбейте послание на пункты. Так будет проще не запутаться в линиях обсуждения разных вопросов.

7. Поскольку переписка часто сопровождается прилагаемыми материалами (графикой, текстами, медиафайлами и т. д.), задумайтесь о легкости их распознавания при сохранении отдельно от письма. Если из текста вашего сообщения понятно, что на фото 123654.jpg изображен именно Иван Иванович, то уже на следующий день получатель письма, открыв папку «Мои изображения» с сохраненным фото, будет долго раздумывать, чья же эта фотография скрывается под таким «говорящим» именем. Чтобы избавить адресата от повторного прочтения текста письма, просто назовите файл правильно. Особенности «нейминга» (наименования – от англ. naming ) файлов мы подробно рассматривали в разделе «Имена файлов» «Шага второго», а в параграфе «Архивирование, резервные копии, история документов» «Шага третьего» говорили о пользе интегрирования в текстовые файлы краткой информации «об информации». Пересылая текстовые файлы по почте, вы сильно облегчите жизнь вашим адресатам, если задействуете эти два приема.

В целом, как нетрудно заметить, все рекомендованные подходы решают одну общую задачу – сделать переписку более четкой и удобной, чтобы сэкономить внимание ваших партнеров, сберечь их психофизиологические ресурсы. В современной научно-популярной литературе подобные правила объединяют в понятие « информационный этикет» . Соблюдение правил этикета – это проявление уважения , а значит, основная рекомендация при любых коммуникациях такова: уважайте ваших партнеров, старайтесь увáжить их при любой возможности. Проявляйте первым заботу о контрагенте, и, как поется в песне, «она к тебе не раз еще вернется».

Личность не существует вне общества. Информационный работник не существует без коммуникаций: общение с внешним миром (переписка, звонки, встречи) – это одно из его основных «средств производства» и одна из наиболее частых «операций». Как и любую операцию, ее можно выполнять с той или иной степенью эффективности, и эффективность эту можно повышать.

• Как и у любых других операций, у коммуникаций всегда есть издержки. И нужно научиться как минимум распознавать их. После чего необходимо разработать систему мер и правил (писаных или неписаных, официальных или неформальных), которые помогут свести эти издержки к минимуму.

• Меры по минимизации издержек в каждом случае будут свои. Но все они сводятся к стратегическим основам грамотного управления процессами. Например, для деловых контактов надо ввести систему запросов и подтверждений. При обсуждении вопросов (на собраниях, деловых встречах и т. п.) или оглашении сведений (во время докладов на конференциях) регистрировать информацию с помощью секретаря-референта, диктофона, видеокамеры. По результатам коммуникации резюмировать достигнутые соглашения и договоренности; итоговую информацию доводить до сведения всех участвовавших сторон.

• При ведении электронной деловой переписки надо стараться с помощью несложных приемов делать эту коммуникацию более четкой и удобной: использовать графу «Тема письма», сохранять историю переписки в теле письма, грамотно выстраивать диалог (цитировать фрагменты, разбивать вопросы на пункты с присвоением им номеров и т. д.).

Все эти меры можно обозначить понятием информационный этикет или более будничным словосочетанием – информационная аккуратность .

Когда простой продукт имеет…

«Шаг четвертый» мы посвятили участникам информационного обмена. «Шаг пятый» и «Шаг шестой» будут посвящены его продуктам – то есть документам в самом широком смысле этого слова: текстам, речам, докладам и т. д. Во-первых, нам нужно научиться оценивать эти продукты, чтобы понимать, что перед нами – сплав высшей пробы или просто блестящий слиток, лишенный ценности. Об этом – «Шаг пятый». Во-вторых, нам нужно научиться создавать качественные информационные продукты. Этим в большей степени мы будем заниматься в «Шаге шестом».

Получаем ли мы документы извне или создаем их сами, хотелось бы, чтобы о компонентах нашего информационного фонда всегда можно было сказать словами из «Евгения Онегина»: «…не нужно золота ему, когда простой продукт имеет».

…И что такое плохо

Хороший информационный продукт оценить сложнее, чем плохой. Когда с документом (речью, журналом, телепередачей и т. д.) что-то не в порядке, мы сразу это чувствуем – несовершенство бросается в глаза. А когда все хорошо – и даже когда все замечательно, – мы просто получаем удовольствие, принимая это как должное.

Чтобы иметь возможность объяснить и себе, и другим, что же не так с изучаемым документом, нам понадобятся какие-то точки отсчета. Ниже мы разберем простой, но эффективный инструмент качественной оценки информационных продуктов. Для этого запомним аббревиатуру ФТОП– она складывается из первых букв слов при перечислении следующих качеств информационного продукта:

Ф – форма представления информации;

Т – точность информации;

О – оперативность информации;

П – полнота информации.

Качественный документ не вызывает претензий ни по одному из этих параметров.

Форма представления информации.Этот параметр намного важнее, чем может показаться на первый взгляд. Весь «Шаг первый» этой книги (оформление визитки, подписи к электронным письмам и т. д.) мы обсуждали частные случаи этого понятия. Но все частности можно обозначить и другим емким понятием – соответствие информационного продукта отраслевым стандартам .

Например, каждый, кто писал диплом (и тем более диссертацию), знает, что форма таких документов четко задана и ее нарушение карается оценивающими экспертами. А все потому, что эти эксперты работают «на потоке» и не могут себе позволить вылавливать крупицы ценных сведений по всему тексту диплома, даже если они там есть.

Тот, кто ощущает себя не в своей тарелке из-за непонимания «птичьего языка», на котором происходит документооборот или живое общение в организации, просто еще не освоил ни отраслевого словаря, ни правил оформления информационных продуктов.

Тот, кто хотел посмотреть новостную программу или прочитать новостное издание, а получил вместо этого набор ангажированных мнений, раздражается именно из-за несоответствия передачи либо издания заявленному формату, в данном случае – новостному.