Барри Пирсон - MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления

Чтобы получить рейтинг менеджера, «эффективного на все 100 %», вам нужно было ответить «ДА» на вопросы с 1-го по 12-й и «НЕТ» на вопросы с 13-го по 27-й. А как ответили вы? Есть необходимость в совершенствовании?

При использовании методов планирования времени очень важно быть ориентированным на результат, т. е. выделять ключевые цели и оценивать важнейшие благоприятные возможности, как показано ниже.

Ключевые результаты, которые должны быть достигнуты (указываются в порядке важности):

(1)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(2)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(3) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(4) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(5) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

Основные благоприятные возможности, которые должны быть использованы (указываются в порядке важности):

(1) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(2) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(3)___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(4) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

(5) ___________________________________________________________

срок: _________________________________________________________

Хитрость состоит в том, чтобы планировать сначала год, а потом день .

(1) Отметьте в ежедневнике важные даты года:

• регулярные совещания;

• заранее известные события (например, ежегодное общее собрание акционеров, отраслевая конференция, торговые ярмарки, подготовка бюджета);

• праздники;

• семейные даты;

• важнейшие дела (например, рабочая группа по стратегии, поездка в Восточную Азию, посещение клиентов).

(2) Спланируйте предстоящий месяц и:

• подсчитайте, сколько нераспланированных дней осталось в вашем распоряжении;

• внизу пометьте второстепенные дела;

• оставьте один день в неделю свободным от встреч;

• оставьте резерв времени для важнейших задач.

(3) Спланируйте следующую неделю:

• культивируйте традиции (например, коллективный обед в офисе по пятницам).

(4) Планируйте каждый день с первой минуты и:

• культивируйте традиции;

• установите определенные часы для «управления путем обхода» или для «открытых дверей»;

• выделите время для секретаря;

• составьте перечень дел и телефонных звонков, ранжируйте их;

• подключите секретаря к их последовательному выполнению;

• составляйте список ежедневно повторяющихся дел;

• помните, что «стресс» можно уменьшить, если планировать время, затрачиваемое на решение тех или иных задач.

• Планируйте каждый день с самого утра, а лучше – накануне вечером.

• Составьте список дел, определите время выполнения каждого из них и установите приоритеты.

• Выделите ключевые задачи и обеспечьте их выполнение.

• Не будьте слишком амбициозны – не перегружайте день делами, которые могут подождать.

• Оставьте время для уединения и/или решения неожиданной проблемы.

• Не отвлекайтесь на телефонные разговоры, посетителей и т. п. в период, запланированный для завершения работы.

• Увязывайте каждый день с планами на неделю, месяц, год и с вашими целями.

(5) Осуществляйте эффективный контроль сроков исполнения, используя три контрольных досье:

– текущая неделя;

– следующая неделя;

– текущий месяц.

(6) Формат ежедневника для планирования рабочего дня:

Используйте формат, где для каждого дня есть почасовое расписание и секции «Сделать» и «Позвонить».

В этой главе рассматривается комплекс вопросов, относящихся к улучшению методов вашей работы в сфере бизнеса

Вы должны сделать так, чтобы ваш внешний вид и облик вашего офиса отражали успех. Нужен план действий в отношении:

• вашего внешнего вида – прическа, фигура, одежда и т. д.;

• облика вашего офиса – стены, потолки, чистота, наружняя и внутренняя отделка.

Создайте преуспевающий имидж и помните, что у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление .

Пожалуй, самым важным компонентом внешнего впечатления (который к тому же влияет на способность решать важные задачи) является ваш письменный стол.

Способы освободить поверхность стола

• Не оставляйте на нем никаких бумаг, когда уходите.

• Не выкладывайте на стол больше бумаг, чем нужно для решения текущей задачи.

• Не оставляйте бумаги неразобранными:

– отметьте в ежедневнике, что и когда нужно сделать, и после этого отправьте документ в соответствующий файл;

– выбрасывайте ненужную информацию;

– передавайте бумаги исполнителям с указанием, что надо сделать (пишите от руки, не тратьте время на перепечатку).

• Не позволяйте бумагам накапливаться (если необходимо, сами разложите их по папкам архива).

• Не отвлекайтесь на беглое просматривание бумаг, предназначенных для внимательного узучения; лучше откладывать их в отдельную папку или стопку для последующего прочтения.

Принципиально важно согласовать с начальником (или коллегами-директорами) вопрос о том, что будет считаться достижением высоких результатов в вашей работе.

Необходимо согласовать меморандум о ключевых результатах, перечисленных в порядке важности:

(1) Ключевой результат: ___________________________________________________

Критерий оценки: ___________________________________________________

Срок исполнения: ___________________________________________________

(2) Ключевой результат: ___________________________________________________

Критерий оценки: ___________________________________________________

Срок исполнения: ___________________________________________________

(3) Ключевой результат: ___________________________________________________

Критерий оценки: ___________________________________________________

Срок исполнения: ___________________________________________________

В процессе подготовки такого согласованного списка вам будет необходимо:

• понять ограничения и требования, с которыми сталкивается ваш начальник;

• получить оценку своей деятельности;

• договориться о ресурсах, необходимых для достижения успеха;

• заручиться поддержкой.

Следует составить перечень внешних и внутренних препятствий, которые предстоит преодолеть:

(1) Препятствие:___________________________________________________

Необходимые действия: ___________________________________________________

Нужна помощь от: ___________________________________________________