Барри Пирсон - MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления

Телефонные разговоры лучше сгруппировать на определенный период рабочего дня и перед каждым звонком подумать о его цели. Следует сократить потери времени на поиски и набор номеров, а также звонки справочного характера, максимально используя помощь секретаря. При этом целесообразно предоставить ему список нужных абонентов, а не просить о каждом соединении. Секретарь должен также систематически отслеживать изменения телефонных номеров ваших абонентов и отмечать самое удобное время для звонка.

Кроме того, секретарь должен принимать входящие звонки (выясняя их цель) и отвечать на рутинные вопросы либо переадресовывать звонки по назначению. Если вас нет в офисе или вы не хотите отвечать на звонок, секретарь должен принять сообщение и выяснить, когда лучше перезвонить.

Любителей поболтать следует сдерживать, сказав, что у вас есть лишь несколько минут (и перезванивать им в обеденный перерыв или после окончания рабочего дня, когда они, скорее всего, не отнимут у вас много времени).

Ниже приводится краткий перечень основных путей повышения вашей собственной производительности.

Входящая корреспонденция

• попросите секретаря остановить поток ненужных поступлений;

• выбрасывайте почтовую макулатуру;

• откажитесь от ненужных журналов;

• переадресовывайте поступления, прежде чем они придут к вам;

• вычеркивайте свою фамилию из внутренних списков рассылки ненужных вам документов;

• попросите секретаря сортировать корреспонденцию:

– срочные действия,

– почта команды,

– ответить или принять меры,

– только к сведению;

• просматривайте корреспонденцию периодически;

• бегло просматривайте и выбрасывайте ненужную;

• отбирайте корреспонденцию «к действию»;

• откладывайте корреспонденцию «прочесть… когда-нибудь»;

• цель – работать с входящими документами только один раз.

Эффективное чтение

• предварительно просматривайте длинные доклады, читая резюме, выводы/рекомендации и пробегая глазами таблицы/графики;

• читайте глазами – не произносите про себя:

– бегло просматривайте и пропускайте ненужное;

• работая с таблицами:

– читайте заголовки,

– горизонтальные строки,

– ищите ключевые цифры,

– пропускайте очевидное,

– читайте сноски.

Сокращение личного архива

• используйте корзину для мусора;

• сохраняйте только адрес/номер телефона;

• пользуйтесь централизованной базой данных компании/ команды;

• храните корреспонденцию в хронологическом порядке;

• толстые доклады держите отдельно;

• используйте разделительные вставки;

• проводите чистки и сдавайте в архив

• или выбрасывайте .

Продуктивные поездки

• по возможности, отправляйтесь на работу и с работы не в час пик;

• используйте время в пути для чтения и планирования ежедневника;

• сократите до минимума поездки на встречи, приглашая людей приехать к вам.

Извлекайте выгоду из информационных технологий

Освоив:

• персональный компьютер;

• настольные издательские системы;

• онлайновые информационные службы Интернета;

• телеконференции;

• электронную почту;

• банковские услуги по Интернету.

Крайне важно овладеть приемами самомотивации, поскольку без этого вы не только не достигнете поставленных целей, но и не сумеете побуждать других помогать вам в их достижении.

Ниже представлен контрольный список по самомотивации (который надо использовать всякий раз, когда вы чувствуете, что ваша мотивация ослабевает).

• Сфокусируйте внимание на целях и отодвиньте трудности на задний план.

• Относитесь к проблемам как к благоприятным возможностям.

• Станьте «результатоголиком», а не «трудоголиком».

• Устанавливайте сроки исполнения.

• Делайте то, что важно, а не то, что представляется срочным.

• Выделяйте время на обдумывание.

• Развивайте внерабочие увлечения и виды деятельности.

• Выпишите ваши опасения/проблемы/разочарования и способы их преодоления.

• Не откладывайте трудную работу – начните день с нее или зафиксируйте время для ее выполнения.

В целом, сфера самомотивации требует отдельного изучения, однако если вы столкнулись с реальной перспективой мотивационного кризиса, то следует вернуться к главе «Высокие результаты» и попытаться сконцентрироваться на том, чего вы хотите достичь.

Помните также, что левое полушарие мозга может «конфликтовать» с правым. Вам нужно стараться преодолевать определенные мотивационные трудности, используя возможности одного полушария для компенсации помех, порождаемых другим.

Ниже приведено сравнение характеристик левого и правого полушарий.

Левое полушарие(доминирующая сторона) контролирует:

• правую часть тела,

• речь,

• рациональное, контролируемое,

• логическое,

• чтение, письмо,

• названия,

• математическое/научное.

Правое полушариеконтролирует:

• левую часть тела,

• бессловесное,

• нерациональное, эмоциональное,

• интуитивное, творческое,

• узнавание лиц,

• артистизм, музыка, песни, понимание юмора.

Полезной методикой, позволяющей «изменить ход мыслей» относительно какой-либо ситуации, особенно когда вы чувствуете ослабление мотивации, является изменение негативного образа мышления на позитивный.

НЕГАТИВНЫЙ ПОДХОД

• Я не могу.

• Мне следовало бы.

• Я надеюсь.

• Это не моя вина.

• Это проблема.

• Это трудно.

• Если бы только.

• Это ужасно.

• Что я могу сделать?

ПОЗИТИВНЫЙ ПОДХОД

• Я не буду.

• Я мог бы.

• Я знаю.

• Я отвечаю за это.

• Это благоприятная возможность.

• Это вызов.

• В следующий раз я буду.

• Это ошибки, на которых учатся.

• Я знаю, что могу справиться.

Эффективному менеджеру необходимо постоянно совершенствовать свои знания в избранной области бизнеса и сопряженных сферах. Для этого следует:

• регулярно читать профессиональную прессу;

• использовать Интернет для получения информации о конкурентах, поставщиках и клиентах;

• просматривать деловые страницы соответствующих газет в поисках событий, которые могут затронуть ваш бизнес;

• поддерживать связи с соответствующими кафедрами вузов и отраслевыми научно-исследовательскими институтами;

• обязательно использовать возможность встречи с важными клиентами, даже если вы уже не имеете непосредственного отношения к продажам;