Сергей Разуваев - Аудит продаж. Практическая инструкция для девелопера

Воронка продаж на 15.06.2016 г.

Итог дня: 8 шт. / 421 кв. м / 30 млн руб. / 25 млн руб.

Звонки: 75 / встречи: 24 / показы: 32 / брони: 17 / договоры: 8

АН: проведено встреч с АН: 3 / кол-во участников: 74 чел.

Ипотека: принято заявок – 5; получено одобрений – 7

Устно или письменно должны проводиться постановка целей и анализ результатов?

Конечно, устный формат предпочтительнее. Это личная ответственность, это озвучивание своих планов и результатов, обсуждение итогов с руководителем. Письменный формат тоже должен присутствовать – у группы, в одном из мессенджеров, причем руководитель должен писать обобщающие сообщения по плану отдела на день и результату, чтобы ритмичность продаж могли видеть не только продавцы, но и топ-менеджеры компании.

Такой формат работы позволит менеджерам понимать, что каждый день важен, и чувствовать свою ответственность за неэффективно проведенный день, а руководителю отдела продаж – отслеживать ритмичность продаж и вовремя принимать необходимые меры.

Руководитель должен не только сверять план и факт продаж, но и контролировать соблюдение техник продаж, занимаясь полевым обучением продавцов.

Как же быстро проверить соблюдение этапов продаж, скриптов и жестких речевых модулей?

Здесь на помощь может прийти такой инструмент, как «чек-лист» – документ, в котором прописаны каждый этап продаж, планируемые цели и результаты, а также перечень обязательных действий, которые должен выполнить менеджер на каждом этапе. Работая с чек-листом, руководитель отдела продаж может не держать в памяти все, что должен сделать менеджер. Для обсуждения и планирования изменений в рамках полевого обучения ему требуется только отмечать галочками, что менеджер сделал, а что упустил.

У самого менеджера тоже есть инструмент, мы называем его «карточка клиента». Она не позволит упустить сбор необходимой информации о клиенте, чтобы, во-первых, сделать ему правильное предложение и зафиксировать результаты общения, а во-вторых, не потерять важные сведения о тех, кто отложил покупку. По сути, «карточка клиента» может заполняться как в CRM-программе, так и в бумажном виде, если учет клиентов автоматизирован не полностью.

Менеджер московского девелопера Ирина фиксировала всех своих клиентов, детально описывая каждый разговор, чтобы в любой момент удалось легко вернуться к сделке и продолжить работу. В ее таблице были тысячи строк, и она в них великолепно ориентировалась, за считаные секунды находя необходимый контакт и данные по нему. Ирина всегда выполняла план продаж, потому что, даже выходя из отпуска и не имея активных наработок, садилась за свою таблицу и заключала сделки с теми клиентами, которые обратились к ней 3–6 месяцев назад.

Руководитель не может находиться рядом с менеджером при работе с каждым звонком или входящим обращением, но он должен получать обратную связь о действиях своих сотрудников. В этом хорошо помогают опросы, которые можно проводить как на своем сайте, так и обзванивая клиентов и партнеров, чтобы услышать их мнение о работе менеджеров.

Как часто это нужно делать и насколько доверять мнениям опрашиваемых?

Мы рекомендуем делать несколько опросов через определенные промежутки времени: спустя 1–2 дня после совершения покупки, за 2–3 месяца до сдачи объекта в эксплуатацию и после получения ключей и оформления квартиры в право собственности. Такая периодичность позволит узнать наиболее объективную картину, потому что чаще всего первый опрос после покупки оценивается намного выше, чем второй и третий.

Многие девелоперы раздают анкеты обратной связи на этапе подписания договора. Это тоже нужно делать, но уже ради информации о портрете покупателя: редко кто пишет вдумчивые пожелания о том, что хотел бы изменить в работе отдела продаж, когда в эйфории подписывает договор долевого участия.

В отделе продаж девелоперской компании в г. Самаре на столах менеджеров есть кнопки обратной связи: улыбающийся и грустящий смайлики. Идея интересная, но руководители учитывают только нажатие красной, грустной кнопки. По сути, пользы от такого вида обратной связи нет никакой, разве что клиент может сделать менеджеру комплимент и нажать кнопку с улыбкой.

Когда менеджер выполняет план продаж, у руководителя нет повода спрашивать, насколько сотрудник загружен работой.

Как проверить уровень загруженности сотрудников? Насколько эффективен инструмент «фотография рабочего дня»?

Прежде всего нужно разобраться, что важнее: чтобы сотрудник был занят или чтобы приносил результат? Мы считаем однозначно: результат. Чтобы проверить результативность сотрудника, достаточно сравнить его показатели конверсии со средними по отделу. Если они такие же или выше, значит, он работает эффективно. Бывает, что менеджер показывает почти 100 %-ную конверсию на каждом этапе: вероятнее всего, он фиксирует только высокорезультативные встречи и звонки. Для этого в компании должна быть внедрена CRM-система, в которой отражаются абсолютно все действия сотрудника, как первичные (новое обращение с целью покупки от потенциального клиента), так и повторные. Такая система позволит руководителю отслеживать, чем был занят его менеджер, и влиять на достижение результата, своевременно задавая вопросы по той или иной сделке. Если CRM отсутствует, можно заменить ее аналогом – excel-таблицей, где должны быть зафиксированы абсолютно все первичные обращения. Также, с утра обозначая цели, менеджер озвучивает, какие текущие задачи запланированы им на день: встречи, звонки, другие плановые дела. Что касается такого инструмента, как фотография рабочего дня, мы считаем его неэффективным, потому что работа с ним предполагает почасовую фиксацию действий, то есть менеджер регулярно отвлекается, удерживая в памяти необходимость записать все свои шаги и хронометраж по ним.

Крайне редко руководители анализируют, а не перегружен ли менеджер? Уходит домой вовремя или систематически задерживается на работе? Выходит ли работать в выходные дни и полноценно ли отдыхает?

А это тоже задача руководителя – повысить эффективность менеджера, чтобы он успевал за рабочее время выполнить все задачи и получить результат. Это достигается как обучением на тренингах по тайм-менеджменту, так и тренировками навыков расставления приоритетов с помощью руководителя отдела продаж. Менеджер должен отдыхать минимум два дня подряд после пятидневной рабочей недели, и отпуск он тоже должен получать дважды в год, потому что работа в этой сфере – эмоционально затратная, и без отдыха любой, даже самый эффективный менеджер очень быстро выгорит.