Татьяна Шахнес - Энциклопедия PR. Рожденная с отраслью. История успеха, рассказанная от первого лица

Знания и компетенции, полученные в прошлом, всегда становятся основой будущего. Именно от того, как в прошлом мы расходовали наше время или, наоборот, инвестировали его в будущее, зависит то, как в настоящем мы смотрим в будущее. Планируем ли мы его, стараемся ли организовать «под себя» или просто плывем по течению, разгребая веслами текущие дела.

Немного практики… Планируя грядущее мероприятие, например, пресс-конференцию, мы, опираясь на прошлый многолетний опыт, уже знаем, что для хорошей подготовки нам потребуется не менее четырех недель, чтобы все успеть вовремя. А рассчитывая более значимый проект, мы закладываем на подготовку уже как минимум полтора месяца. Прошлый опыт помогает нам не только планировать подготовку, но и поминутно расписывать сам ход презентаций.

Вспоминая прежние ивенты, мы с вами понимаем, где речи были слишком затянуты, где ролик был запущен не к месту, и сами создаем сценарий, близкий к идеальному. Сейчас подготовка поминутного сценария в MS Excel занимает очень мало времени, потому что учитывается прежний долгий опыт. Но предыдущий опыт мало поможет нам в выступлении с новой презентацией, это отдельная креативная работа, однако опыт подскажет, что любая новая работа потребует не менее 10 прогонов репетиций.

Кстати, мы должны уважать не только свое время и время нашей компании, но и расписание других людей. Поэтому, приглашая медиапартнеров на круглый стол, мы предупреждаем их минимум за две недели, а если это заграничный пресс-тур, то за два-три месяца с тем, чтобы собрать лучший пул журналистов, организовать покупку билетов и визовую поддержку, чтобы партнеры могли завершить необходимые дела перед отъездом.

Планируя провести совместный День донора, мы начинаем обсуждать с новыми партнерами будущий проект не менее чем за четыре-шесть месяцев, так как его реализация требует консенсуса на всех уровнях. А здесь уже задействовано время руководителей не только среднего, но и высшего звена.

И, конечно, хотя работа специалиста по связям с общественностью связана с креативной составляющей и мы считаем себя людьми творческими и увлекающимися, есть такие вещи, которые нельзя себе позволять. И главное среди них – это опоздание, которое мы списываем на некий креативный сумбур и творческий беспорядок. Кстати, я заметила, что наши звездные послы добрых дел, прославленные спортсмены, никогда не опаздывают. Спорт прививает им целеустремленность и уважительное отношение ко времени!

Существует и еще одна интересная особенность планирования и реализации проекта. Очень часто вы и ваши коллеги воспринимаете время по-разному. На одном из тренингов преподаватель попросил группу закрыть глаза и открыть их тогда, когда, по мнению участников семинара, пройдет ровно одна минута. Эксперимент стал очень интересным для всего коллектива. Минута у всех оказалась совершенно разной. У кого-то (я отношусь именно к этим людям) она пролетела за 45 секунд, а кто-то открыл глаза на второй минуте и даже на третьей.

Вот так, каждый по-своему, люди чувствуют время, поэтому, планируя мероприятие, в которое вовлечено несколько сторон: агентство, ваши коллеги из разных отделов, подрядчики, – не ограничивайтесь исключительно датами дедлайна, лучше сдвигайте его на несколько дней вперед (постарайтесь, чтобы никто про это не узнал ☺). Есть люди, которые в понедельник знают, что проект надо сдать в пятницу, но они будут тянуть до четверга, думая, что пятница – это очень растяжимое понятие. Такими темпами задача и к следующему понедельнику не будет решена.

А еще, зная, что время для всех течет по-разному, лучше делать контрольные звонки и просматривать промежуточную работу, чтобы быть уверенными в том, что все идет по графику. Потому что в срыве все будут обвинять друг друга, а отвечает все равно руководитель отела. Так лучше все проверить. Ведь вы уже вооружены главным знанием ☺.

Хотите, раскрою маленький секрет? Иногда, планируя будущее, вы чувствуете, что не хватает силенок, навыков, компетенций. И вам кажется, что в работу надо углубиться еще сильнее. «Авотинет», – как пишут в Интернете. Конечно, ресурсы и позитивные эмоции надо откуда-то черпать. Расслабьтесь, выйдите погулять, отвлекитесь, сходите вечером в кино или на выставку, а затем вернитесь и представьте, что вы уже в будущем и ваша презентация (семинар, пресс-конференция) прошла чрезвычайно успешно. Вам аплодируют! Нарисуйте себе эту картинку наполненности, убедитесь в том, что вам это под силу, а теперь садитесь и пишите план. Поверьте, делать его будет намного веселее!

Приведу пример. Ценность и скоротечность времени я особенно остро ощущала во время подготовки одного из крупнейших и наиболее известных проектов – «Марафона «Технология Добра», или «Корабля добрых дел». Данное мероприятие было задумано достаточно давно, идея витала в воздухе, но решение о том, что проект будет претворен в жизнь, было принято за минимальное количество времени до старта. Несмотря на то, что в годовой план LG проект был внесен как очень вероятный еще в начале года, сама интеграция компании в мероприятие потребовала не только максимально быстрого согласования со всеми стейкхолдерами, но и принятия большого количества решений.

Какие ресурсы помогли мне в этот раз? Тот факт, что в прошлом году интеграция в проект похожего масштаба была уже проведена и он был признан на всех уровнях, включая штаб-квартиру корпорации, как наиболее успешный. Фактически, прошлое, умение посещать один город за другим, проводя ночи в дороге, ценный опыт предыдущего проекта (поезда) помогли в настоящем и стали работать на будущее.

Несмотря на майские праздники и очень короткий срок, отведенный на подготовку, к проекту присоединились также и наши бизнес-партнеры – компании «Эльдорадо» (по всей России) и DOMO (в Казани). Что способствовало этой столь скорой интеграции больших компаний, которые также должны были пройти многие этапы согласований? Также прошлый опыт, ведь «Эльдорадо» сотрудничало с нами во время реализации проекта «Поезд молодежи», проводило совместный День донора на День святого Валентина, а менеджеры компании DOMO незадолго до этого организовали вместе с нами совместный День донора сразу после Всероссийского дня донора в Казани. Так, успешное прошлое породило новые инициативы в области мероприятий и коммуникаций в настоящем и будущем!

То же самое относится и ко Дню донора, прошедшему в Сочи в конце января. Город был занят предстоящими важнейшими спортивными событиями, студенты не учились, так как большинство из них готовились стать волонтерами, врачи также были заняты подготовкой всего необходимого. Именно поэтому проведение праздника добра в этот период, с одной стороны, очень почетно, но с другой стороны – сложно, так как есть множество факторов извне, которые могут повлиять на ваше мероприятие. Добавим сюда дороговизну билетов, сложности размещения в гостиницах города, непростую логистику и транспортировку, загруженный график наших послов донорского движения. Но если очень стараться и прилагать максимум усилий, делая все зависящее от вас, можно всего добиться.