Татьяна Шахнес - Энциклопедия PR. Рожденная с отраслью. История успеха, рассказанная от первого лица

В начале 1990-х, когда работа осуществлялась на печатной машинке и даже красивые телефонные станции были в диковинку, трудно было поверить, что управление можно будет осуществлять из любой точки земного шара. Современный ритм жизни и необходимость решения нескольких задач одновременно все чаще вынуждают нас управлять проектами на расстоянии. Сейчас к этому располагают и современные гаджеты, и неплохой Wi-Fi в общественных местах, аэропортах и прочих зонах. Думаю, что очень скоро и, я надеюсь, бесплатно, Wi-Fi будет быстро работать на бортах всех самолетов и в поездах. Но есть и другой важный аспект этой проблемы. Давайте не забывать, что время от времени организму нужно делать перерывы. Постоянное погружение в процесс, иллюзия необходимости всегда быть на связи приводят к психологическому истощению.

Для меня управление процессами на расстоянии подразумевает три стадии работы. Это подготовка, сам процесс и его окончание – результат в формате мероприятия, статьи по итогам финального релиза и подготовка фундамента уже для нового проекта ☺. Так что, перефразируя «Moscow never sleeps», можно сказать, что пиар-специалист отдыхает редко ☺.

В моей практике именно первая, подготовительная часть работы связана все же с присутствием, так скажем, «вживую», а не удаленно. Совместно с членами пиар-команды мы формируем понимание процесса, определяем его объем, задачи, распределяем роли, фактически проживаем процесс от начала до конца, понимая обязанности каждой из сторон. После этого готовим проформу необходимых документов, заготовки релизов, постов для социальных медиа.

Именно эту часть работы сложно делать на удалении. Ведь очень часто важно получить консенсус нескольких команд при подготовке пресс-релиза и аналогичных документов. Почему важен подготовительный период, чтобы процессы шли не «с колес», а отрабатывались заранее? Попробую пройтись по процессам, особо не занудствуя ☺.

Во-первых, участвуя в обсуждении перечня задач будущего проекта, нам важно отодвинуть хотя бы на пару часов остальные дела и сосредоточиться исключительно на нем, ведь мы еще не достигли уровня многорукого бога Шивы ☺.

Во-вторых, подобная подготовка может быть связана с прямым взаимодействием с руководителями других отделов, и это лучше всегда делать face to face (лицом к лицу) нежели на расстоянии. Мы все понимаем, что скорость решения вопроса по электронной почте или по телефону всегда ниже, нежели при обсуждении за круглым столом.

В-третьих, если ваша работа связана непосредственно с подготовкой документов (речей или презентации) для руководителей, которые собираются посетить вашу акцию, лучше наиболее важные детали оговорить заранее, особенно если это касается высшего менеджмента компании. У руководителей всегда есть свое видение, стратегия, наконец, личные пожелания донести что-то до медиасообщества или партнеров в речах-обращениях, поэтому крайне важно обсудить эти вещи заранее, а не в день мероприятия или накануне него. Подготовка к крупному мероприятию напоминает постановку нового спектакля. Когда роли распределены и все понимают и разделяют посыл режиссера, прошла первая читка и все декорации подготовлены (а спектакль может быть в нескольких действиях), можно спокойно уезжать.

И в-четвертых, необходимо, чтобы остающийся «на хозяйстве» коллектив был так же очень профессионален, чтобы можно было оперативно решать текущие вопросы. Поэтому, подготавливая своих сотрудников, не делайте их узкими специалистами. Круг вопросов, которые способен решить пиарщик, должен быть чрезвычайно широк.

Далее на расстоянии, находясь в любом городе России и мира, вы можете контролировать текущие процессы. Надо понимать, что часто это будет происходить за рамками рабочего времени, так как в командировке или пресс-туре вы просто не всегда будете иметь возможность проверять исполнение задач.

Вернуться к офисной работе желательно за несколько дней до мероприятия или презентации, так как всегда есть что-то, что необходимо усовершенствовать и поправить.

Можно разобрать вопрос управления на расстоянии на примере нашего относительно недавнего мероприятия – дней социальной активности, реализованных в Казани совместно с партнером – компанией DOMO, крупнейшей региональной сетью по продаже товаров электроники. Наш День донора требовал высокой активности: предварительного анонсирования в виде пресс-релиза и написания постов для социальных сетей, изготовления анонсирующих роликов в нескольких форматах для магазинов, проведения Дня донора на территории компании-партнера, пресс-конференции для журналистов Татарстана, участия Президента корпорации LG, приехавшего из Москвы, последующего освещения мероприятия в соцсетях и масс-медиа, лекций в трех вузах Казани.

Подготовка была начата за два месяца до мероприятия с писем и конференц-звонка партнерам, последующей встречи в Москве, и уже за месяц до мероприятия велась активная работа со всеми курирующими вовлеченными в процесс организациями: Министерством здравоохранения Российской Федерации, ФМБА России, региональной станцией переливания крови, местными вузами, в которых мне предстояло читать лекции, представителями различных средствами масс-медиа, модераторами соцсетей.

Работа с Казанью, при том что я совсем ненадолго посещала этот город во время «Поезда инноваций и добрых дел», велась настолько плотно на расстоянии, что мне казалось, что за это время я узнала множество его жителей: бизнесменов, студентов, преподавателей, врачей, сотрудников государственных и общественных организаций. Параллельно писались анонсирующие релизы, посты, утверждались и заготовки пост-релизов, речь руководства компании. Словом, работа кипела до отъезда пиар-команды в Казань. В то же время в офисе LG и SPN Communications, прекрасного агенства, работающего с LG уже более девяти лет, оставались специалисты, которые получали от нас информацию и направляли ее в СМИ, продолжали работать с университетами и всеми стейкхолдерами.

Параллельно с этим по ночам я вела блог, писала в соцсети, отправляла информацию уже на английском языке в штаб-квартиру LG в подразделения социальной ответственности и коммуникации. И когда мы видели, как оперативно выходят материалы о важном для республики событии, которое проактивно поддерживает крупный бизнес, как имя нашей компании позитивно воспринимается СМИ не в силу продвижения, а благодаря действительно социальному благу, мы убедились, что заблаговременно выстроенная информационная политика и действенная работа на расстоянии могут давать прекрасные плоды.