Павел Безручко - Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Ежегодные потери производства составляют $36 млн. Чтобы сократить эти потери, следует внедрить систему поставок «точно в срок». Дополнительные возможности оптимизации может дать выведение ремонтов на аутсорсинг.

Возможность легальной оптимизации налоговой нагрузки в будущем году – $10 млн. Чтобы реализовать эту возможность, следует нанять финансовых консультантов.

Еще одна распространенная причина неясности заключается в том, как построены предложения.

• Производится написание и корректировка отчета автором.

• Написание и корректировка отчета осуществляется автором.

• Отчет пишется и корректируется посредством усилий автора.

• Автором осуществляется написание отчета с последующей его корректировкой.

В чем проблема этих предложений? Почему они получились такими сложными, неудобоваримыми?

• Автор пишет и корректирует отчет.

В этом варианте используется наиболее прямой способ связи членов предложения:

Помните первый класс школы? «Мама – мыла – раму», а не «Рама – мылась – при – помощи – мамы».

В отчетах и предложениях первым лицам встречаются фразы и похуже:

Наблюдается постоянный дефицит товара на складе, приводящий к многочисленным задержкам в поставках клиентам, который является следствием принятого решения об изменении порядка оплаты заказов.

Распутаем логику и восстановим последовательность событий. Текущий порядок:

1. Событие: постоянный дефицит товара на складе.

2. Следствие события: многочисленные задержки в поставках клиентам.

3. Причина события: чье-то (чье?) решение об изменении порядка оплаты заказов.

Меняем его на:

1. Причина события: чье-то (чье?) решение об изменении порядка оплаты заказов.

2. Событие: постоянный дефицит товара на складе.

3. Следствие события: многочисленные задержки в поставках клиентам.

Заменяем сложные связи внутри предложения на прямые:

Ищем субъект в первом предложении. Допустим, в данном случае решение об изменении порядка оплаты приняло правление компании .

Чтобы «распрямить» столь запутанную фразу, пришлось сделать не одну, а целых четыре операции:

1) восстановить последовательность «причина – событие – следствие»;

2) заменить сложные связи в предложении простыми;

3) найти субъект;

4) разделить одно предложение на три части согласно правилу «одно предложение – одна мысль»:

Правление компании приняло решение об изменении порядка оплаты заказов. Это решение привело к постоянному дефициту товара на складе. Дефицит товара влечет за собой многочисленные задержки в поставках клиентам.

Предложения короткие и содержат одну мысль. Абзацы объединяют в себе мысли на одну тему. Используется прямой язык. Достаточно ли этого для ясности? Да, достаточно – если, конечно, автор не злоупотребляет специальной терминологией, жаргоном и размытыми понятиями, о смысле которых могут долго спорить даже признанные эксперты.

Для разнообразия рассмотрим не отчет или предложение, а общение в ходе встречи, свидетелем которого я стал. Вот несколько запомнившихся мне отрывков.

Руководитель кадровой службы представляет генеральному директору идеи по внедрению современных методов работы с персоналом. Цель автора – получить согласие с выводами о текущей ситуации .

<���…>

Качество человеческого капитала – один из главных факторов успеха нашего бизнеса. Однако мы до сих пор используем архаичные, устаревшие практики talent management.

У нас не выстроена система succession planning. Для выявления талантов не применяется компетентностный подход.

<���…>

Мы недостаточно используем возможности автоматизации. У нас стоит устаревшее on-premise решение. Мы могли бы существенно выиграть в стоимости железа, внедрив более современную облачную систему.

<���…>

Первые лица имеют различный опыт. Среди них есть те, кому не нужно объяснять значение терминов, использованных в этом отрывке. Возможно, для таких руководителей жонглирование терминологией даже будет некоторым признаком компетентности руководителя кадровой службы. Но для большинства первых лиц весь этот «птичий щебет» нуждается в переводе на понятный бизнес-язык:

• Качество человеческого капитала – размытое понятие. Может трактоваться как доля, концентрация высокорезультативных сотрудников в организации. А может – как доля наиболее компетентных сотрудников.

• Практики talent management – размытое понятие. Грубая калька на русский – «управление талантами». Одни трактуют это словосочетание как управление персоналом, подразумевая весь персонал организации. Другие говорят только об управлении наиболее талантливыми (другое размытое понятие) из всех сотрудников. Третьи приравнивают talent management к термину «кадровый резерв ».

• Система succession planning – специальный термин. Система кадрового резерва.

• Компетентностный подход – специальный термин. Управление персоналом на основе компетенций. В данном случае автор допускает вольность в его использовании, имея в виду лишь оценку по компетенциям.

• On-premise – специальный термин. Информационная система, занимающая серверные мощности или установленная на компьютеры организации.

• Решение – размытое понятие. В ИТ часто используется как аналог словосочетания «информационная система». В данном случае имеется в виду автоматизированная система управления персоналом.

• Железо – жаргонизм. В ИТ означает аппаратную часть. Дополняющий жаргонизм – софт (программное обеспечение).

• Облачная система – специальный термин. Информационная система на базе облачных технологий, не требующая покупки и обслуживания собственных серверов.

В данном случае водой, то есть бесполезной информацией, будут все термины и понятия, значение которых неизвестно слушателю.

<���…>

Повышение доли высокорезультативных сотрудников – один из главных факторов успеха нашего бизнеса. Однако мы до сих пор используем архаичные, устаревшие практики управления персоналом.

У нас не выстроена система кадрового резерва. Для выявления талантов мы не применяем оценку по компетенциям.