Павел Безручко - Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

<���…>

Мы недостаточно используем возможности автоматизации. У нас на сервере стоит устаревшая информационная система управления персоналом. Мы могли бы существенно выиграть как в эффективности работы системы, так и в стоимости аппаратного обеспечения. Для этого следует внедрить облачные технологии, не требующие покупки и обслуживания собственных серверов.

<���…>

Не будем говорить о неконкретности прозвучавших утверждений и не будем грешить только на кадровую службу. Первые лица регулярно получают документы, содержащие «птичий язык». «Щебетание» периодически доносится до них из финансовой, юридической, ИТ и всех остальных служб организации.

Зачастую авторы не знают о том, известна ли первому лицу специальная терминология. В таких случаях использовать простой бизнес-язык гораздо безопаснее, чем устраивать внеплановую проверку эрудиции и терпения занятого читателя. Ведь вряд ли цель автора документа – заставить первое лицо открыть Google или «Википедию» в поисках значения незнакомых слов. Если без некоторых терминов обойтись никак нельзя, но вы не уверены в том, что они знакомы адресату, добавьте в конец документа краткий словарь терминов или используйте сноски внизу страницы – в этом случае они оправданны.

Ваша выжимка этой главы: ________________

В качестве иллюстрации подхода к сокращению всего лишнего рассмотрим пример из области туризма. Уменьшение веса рюкзака – естественный процесс у опытных туристов и альпинистов. По мере накопления практического опыта они отбрасывают все лишнее и нефункциональное. Меняются их привычки и стиль пребывания на природе: вместо страданий под тяжестью рюкзака они наслаждаются путешествием. Кроме того, поход становится безопаснее. Они меньше устают, а значит, могут при необходимости совершить рывок – достичь безопасного укрытия. У них останутся силы на то, чтобы помочь пострадавшему товарищу. Они реже получают вывихи стопы, травмы колена и спины (типичные «болячки» туристов, носящих тяжелые рюкзаки).

Рэй Джардин в своей книге Beyond Backpacking («За пределами туризма»), посвященной легкоходному туризму, приводит результаты исследования зависимости между максимальным пройденным за день расстоянием и весом рюкзаков туристов. Хорошо тренированный турист за световой день (примерно 10 часов) может пройти до 60 км по ровной местности – но лишь в том случае, если вес его рюкзака не превышает 5 кг. Среднее расстояние, проходимое туристами-легкоходами, составляет 30–35 км в день. И так в течение многих недель. Недостижимый показатель для тех, у кого за спиной тяжелый рюкзак.

Вот график, иллюстрирующий эту идею:

К сожалению, я не знаю исследований, показывающих количественную связь между реакцией получателей отчетов и предложений и объемом текста. Исходя из личного опыта создания документов для первых лиц, 5 кг в рюкзаке будут примерно соответствовать одной странице А4. На прочтение одностраничного документа необходимо 2–3 минуты – такое время найдется даже у очень занятого руководителя.

Не всегда возможно сократить вес рюкзака до 5 кг, а отчет или предложение ужать до одной страницы. Но это идеал, о котором стоит помнить.

Как облегчить рюкзак и при этом не страдать от непогоды и прочих лишений? Или, применительно к нашей теме, как сократить текст и при этом достичь цели, сообщив все важное и не сказав ничего лишнего?

Большинство принципов, используемых для сокращения документов (и облегчения рюкзаков), мы уже изучили в предыдущих частях этой книги.

Принцип «разберитесь в теме, прежде чем писать документ» может показаться банальным. Между тем единственная проблема некоторых авторов состоит в том, что они плохо владеют своей темой. Им нечего сказать по сути, поэтому их тексты полны воды. Приступать к написанию документа необходимо после сбора фактов и анализа информации. Тогда у автора не будет проблем с формулировкой цели, вычленением главных мыслей и выстраиванием структуры документа. Никакие правила и рекомендации вам не помогут, если вы совсем не знаете свой предмет.

Рассмотрим на практическом примере применение принципа «Включите в документ лишь ту информацию, которая помогает донести главные мысли и достичь цели. Безжалостно сокращайте все остальное».

Директор по персоналу пишет отчет по итогам проведения интервью с кандидатами на должность руководителя производственного департамента. Адресат отчета – генеральный директор компании. Цель отчета – получить решение о выборе одного из двух кандидатов-финалистов .

<���…>

Первый кандидат – Дмитрий Васильев.

Дмитрий имеет значительный опыт управления производством (12 лет). В течение 4 лет он был начальником цеха, затем на протяжении 6 лет занимал должность директора по производству завода пластмассовых изделий в г. Ишим. Последние 2 года он возглавлял производственный департамент компании «Ишимский пластик».

Дмитрий склонен к анализу и планированию в ущерб действиям. В ходе интервью он приводил примеры реорганизации, которой ему пришлось руководить. Процесс оптимизации, за который он отвечал, прошел с существенной задержкой. Причиной задержки послужило то, что Дмитрий сам анализировал все личные дела сотрудников и данные об их производительности труда за 2–3 последних года, хотя вполне мог бы задать критерии и поручить сбор и обработку информации ОТиЗу (отделу труда и заработной платы).

Дмитрий склонен выстраивать системы, правила. Хорошо умеет работать в структурированной среде, не любит неопределенности. Он с увлечением рассказывал о том, как создавал детальное описание производственного процесса и матрицы распределения ответственности. Затем на основе этого описания он разрабатывал пошаговые регламенты и отслеживал их соблюдение. Он сетовал на то, что компания в целом управлялась в «пожарном» режиме и его регламенты часто нарушались. Он винит в этом высшее руководство с его «постоянным пересмотром планов и приоритетов».

Дмитрий инвестировал много времени в обучение и развитие людей. Он подробно рассказал о том, как создавал производственный учебный центр, внедрял обучение на тренажерах, курировал создание электронных курсов.