Павел Безручко - Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

При написании некоторых отчетов и предложений возникает похожая ситуация. Например, на подпись первому лицу необходимо представить положение, регламент, концепцию, политику или стратегию. Данных много, и все они важны. Страниц тоже много. И ничего уже нельзя сократить без ущерба для цели и смысла документа. Аналогом НАЗ в данном случае выступает выжимка документа, или executive summary (резюме для первого лица, от англ. executive – первое лицо, summary – резюме). Она поможет занятому адресату понять главные мысли автора, не читая весь документ целиком.

Рассмотрим принципы, общие для комплектования НАЗ и создания выжимки документов для первых лиц:

Пример executive summary есть и в этой книге – это раздел «Выжимка книги». Говоря более точно, в этой части книги сгруппирован набор выжимок, поскольку каждая глава представляет собой документ с самостоятельным содержанием.

Как правило, выжимка является первой страницей основного документа (после обложки и перед оглавлением). Если вы отправляете документ по электронной почте, хорошее решение – включить выжимку в тело письма, а основной документ прикрепить к письму в виде файла.

Выжимку следует создавать не всегда. Если ваш документ можно прочитать за 5 минут (2–3 страницы) и он составлен в соответствии с принципами, описанными в этой книге, отдельная выжимка не требуется. Главные мысли документа будут понятны читателю сразу.

Ваша выжимка этой главы: ________________

В основном тексте книги мы рассмотрели особенности первых лиц и принципы создания отчетов и предложений, учитывающие эти особенности. Мы изучили подходы к постановке целей, структурированию, созданию и сокращению текста.

В Приложении 1 я обсуждаю вопрос о том, почему такие популярные темы, как политические игры, общение с бюрократами и оформление деловых документов, остались за рамками этой книги.

В Приложении 2 приведен алгоритм создания короткого документа, адресованного первому лицу. Он может помочь вам, если вы еще не начали писать свой отчет или предложение и не знаете, с какого конца подступиться к этой задаче.

Приложение 3 адресовано тем руководителям, которые хотели бы чаще получать хорошо составленные документы. Приведенные в этом приложении советы подскажут, в каком направлении следует прилагать усилия, чтобы достичь этой цели.

Помимо этого, к книге прилагается памятка-вкладка. На ней вы найдете ментальную карту книги, основной алгоритм создания документа из Приложения 2 и бланк оценки документа, который поможет проверить и улучшить уже написанный документ.

Есть несколько вопросов, которые я сознательно обошел стороной, хотя многие читатели, вероятно, ожидали их обсуждения. Здесь я хочу изложить свои соображения по этому поводу и разъяснить свою позицию.

Тема коммуникации с первыми лицами очень политизирована, особенно в крупных организациях. Сотрудники и контрагенты таких организаций озабочены тем, как войти в доверие к вышестоящим; как построить многоходовую комбинацию, чтобы беспрепятственно пронести документ по многочисленным инстанциям; как придать ореол важности пустяковому вопросу, представить в выгодном свете результаты провального проекта или успешно имитировать бурную деятельность. Я сознательно оставляю подобные вопросы за рамками этой книги. Вокруг каждого первого лица и без того хватает «политтехнологов». Гораздо меньше настоящих партнеров – тех, кто помогает первым лицам принимать важнейшие решения в интересах дела и не тратит их время на интриги. Таких людей первые лица замечают и высоко ценят. По крайней мере, так поступают лучшие из них.

Вторая «пограничная» тема, про которую я не пишу, – взаимодействие с бюрократами. Для государственных или корпоративных чиновников оформление и подача документов в соответствии с регламентами зачастую важнее, чем суть этих документов. Они переписываются на «канцелярите» – особом бюрократическом диалекте. Они не нацелены на конечный результат: измеряют свою эффективность количеством бумаги, которую «обработали» и отправили дальше по цепочке. Это особый мир, живущий по своим законам, в которых я не очень силен. Есть и еще одна причина, по которой я обхожу эту тему стороной: после принятия решения большинство первых лиц делегируют вопросы сугубо бюрократического характера своим подчиненным. За редким исключением сами первые лица – не бюрократы. Простой бизнес-язык им понятнее, чем канцелярит.

Третья тема, которую я если и затрагиваю, то «по касательной», – технические нюансы оформления документов. Вопросам деловой переписки посвящено много специализированной литературы. В большинстве организаций существуют требования к оформлению деловых документов. В каждом компьютере есть программы для проверки правописания.

Кроме того, большинство первых лиц простят вам оформительские огрехи в документе, который содержит всю необходимую им информацию в сжатом, хорошо структурированном виде. И они будут гораздо менее снисходительны к вам, если ваши запросы или отчеты безупречно оформлены, но многословны, непонятны или бестолковы. Первые лица очень заняты. И поэтому суть – основные мысли, которые вы хотите донести, – для них важнее формы.

1. Соберите и проанализируйте информацию по тому вопросу, которому будет посвящен ваш документ. Изучите своего адресата.

2. Сформулируйте цель документа.

• Задайте себе вопрос: «Какую именно реакцию на свой документ я хочу получить от адресата?» Ответ на этот вопрос и есть цель документа.

• Запишите цель.

3. Составьте список мыслей, которые вы хотите донести до адресата.

• Сформулируйте каждую мысль одним коротким предложением либо представьте ее в виде графика, схемы или таблицы.

• Структурировать и выделять главные мысли пока не нужно. Порядок перечисления мыслей – произвольный.

4. Создайте структуру документа.

• Если есть возможность, спросите первое лицо, на какие вопросы он/она хочет увидеть ответ в вашем документе.

• Воспользуйтесь принципом пирамиды или структурируйте документ с помощью вопросов.

5. Организуйте информацию в соответствии с созданной структурой.

• Сгруппируйте мысли по темам.

• Создайте иерархию пунктов и подпунктов – главные и вспомогательные мысли (детали).

• Сохраните только те пункты и подпункты, которые работают на цель документа. Удалите все остальное.

• Определите, какой информации не хватает для достижения цели документа.