Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

• анализ эффективности эксплуатации среды моделирования, внесение необходимых изменений в регламенты работы с системой.

В стандарте по моделированию сформулированы требования по использованию системы при описании процессов, подразделений, документов и т. п. Это подробная инструкция, в соответствии с требованиями которой сотрудники организации обязаны работать со средой моделирования: заносить информацию в соответствующие атрибуты объектов модели, формировать графические схемы и т. д. Документ может иметь такую структуру (на примере стандарта, разработанного для использования среды Business Studio):

1. Общие положения

1.1. Назначение и область действия

1.2. Используемые сокращения

1.3. Термины и определения

1.4. Нормативные ссылки

2. Ведение справочников в Business Studio

2.1. Справочник «Процессы»

2.2. Справочник «Субъекты»

2.3. Справочник «Объекты деятельности»

2.4. Справочник «Управление»

3. Описание процессов в Business Studio

3.1. Элементы нотации «Процедура» Business Studio

3.2. Описание операций процесса

3.3. Использование стрелок типа «Связь предшествования»

3.4. Использование стрелок типа «Поток документов»

3.5. Использование событий

3.6. Использование блока «Решение»

3.7. Использование междиаграммных ссылок

3.8. Использование сносок

4. Схемы организационной структуры в Business Studio

4.1. Используемые графические элементы

5. Заполнение атрибутов объектов модели

5.1. Заполнение атрибутов процесса

5.2. Заполнение атрибутов операции процесса

5.3. Заполнение атрибутов стрелок

5.4. Заполнение атрибутов субъекта деятельности

5.5. Заполнение атрибутов объекта деятельности

5.6. Заполнение атрибутов целей и показателей

6. Приложения

6.1. Пример схемы процесса в нотации «Процедура» Business Studio

Регламент управления изменениями – это инструкция по внесению существенных изменений в систему, в том числе изменение модели организационной структуры, изменение справочника процессов на верхнем и среднем уровне, массовое переназначение ответственности за выполнение процессов. Подобные действия могут выполнять только квалифицированные бизнес-аналитики, имеющие соответствующие полномочия. Регламент может выглядеть примерно так:

1. Общие положения

1.1. Назначение

1.2. Термины, определения и сокращения

2. Общее описание процесса управления изменениями

3. Типы изменений и распределение ролей и ответственности за управление изменениями

4. Изменения справочников

4.1. Организационная структура

4.2. Процессы

4.3. Объекты деятельности (документы, ТМЦ, программные продукты)

4.4. Цели и показатели

4.5. Прочее

5. Изменение схем процессов

6. Изменение шаблонов отчетов

7. Изменение метамодели

8. Архивирование и восстановление объектной модели

9. Изменение прав доступа

10. Изменение версии системы (переход на новые версии)

11. Изменение решений по интеграции с другими системами

В заключение приведу пример графика проекта по созданию репозитория бизнес-процессов организации на платформе среды моделирования Business Studio (рис. 4.10.1).

Рис. 4.10.1.График Ганта создания репозитория бизнес-процессов на платформе среды моделирования Business Studio

После покупки и установки системы Business Studio следует обучить рабочую группу. Несколько специалистов из нее образуют потом центр компетенции по использованию репозитория бизнес-процессов. Остальные будут совмещать текущую деятельность в подразделениях с моделированием, анализом и регламентацией бизнес-процессов. Они станут агентами влияния процессной методологии в структурных подразделениях компании.

Для эффективного использования системы нужно разработать архитектуру (систему) бизнес-процессов компании. Удобно это делать в MS Excel, но можно и сразу в системе. Далее полученная архитектура процессов переносится в Business Studio – создается иерархический справочник процессов. Этот справочник – основа для накопления знаний о процессах в рамках электронного репозитория.

Затем рабочая группа описывает несколько пилотных процессов. Это делается для того, чтобы в полной мере освоить возможности инструмента и сформулировать предварительные требования к стандарту моделирования и шаблонам регламентирующих документов.

Чтобы выгрузить из репозитория информацию о процессах в необходимой форме (регламенты, инструкции, положения и т. п.), нужно определить требования к этим документам. При проектировании шаблонов отчетов увязываются между собой требования к документам и возможности системы. Например, если мы хотим видеть в документе какой-то атрибут бизнес-процесса, надо понимать, какую информацию и как следует заносить в репозиторий. Создание шаблонов для выгрузки сложных регламентирующих документов может потребовать изменений объектной модели Business Studio. Это легко делается при помощи специального инструмента Meta Edit, входящего в комплект поставки системы (в версии Enterprise).

Когда станет понятно, как моделировать процессы и какая информация должна заноситься в атрибуты объектов модели, разрабатывается стандарт моделирования (соглашение по моделированию).

Кроме этого документа полезно создать стандарт (инструкцию) по администрированию репозитория и стандарт по внесению изменений в модель организации.

После разработки и согласования стандартов проводится обучение руководителей и специалистов подразделений компании работе с электронным репозиторием бизнес-процессов на платформе Business Studio.

1. Репин В. В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация. – М.: Стандарты и качество, 2007.

2. Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: Стандарты и качество, 2004.

3. Руководство пользователя Business Studio (2012).

4. Руководство технического специалиста Business Studio (2012).

5. Создание пользовательских отчетов Business Studio. Методика (2012).

6. Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с AIIFusion Process Modeler. – М.: Диалог-МИФИ, 2008.

7. Черемных С. В., Семенов И. О., Ручкин В. С. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. – М.: Финансы и статистика, 2001.

8. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство / М. Каменнова [и др]. – М.: Серебряные нити, 2001.

9. Silver B. BPMN Method and Style: A levels-based methodology for BPM process modeling and improvement using BPMN 2.0. – Cody-Cassidy, 2009.

В этой главе рассмотрим вопросы, связанные с разработкой, внедрением и контролем исполнения регламентирующих документов по бизнес-процессам. Регламентация процессов – один из важных элементов системы процессного управления. Некорректное, формально-бюрократическое и неэффективное использование регламентирующих документов может существенно дискредитировать процессный подход в глазах руководителей и специалистов компании. В главе 5 содержится информация, которая должна помочь руководителям выстроить эффективно действующую систему регламентации.