Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

На схеме процесса не допускаются оборванные входы и выходы (рис. 4.9.7). Всегда должны стоять ссылки на соответствующие процессы поставщиков и потребителей информации/документов.

Рис. 4.9.7.Оборванные входы/выходы процессов

Нарушение нотации моделирования создает проблемы – схема становится нечитаемой, возникают неоднозначные моменты в ее интерпретации и т. д. Если в организации установлен стандарт моделирования бизнес-процессов, то обязательно нужно его придерживаться. Чем сложнее выбранная нотация, тем больше вероятность, что неопытный бизнес-аналитик нарисует схему, содержащую множество ошибок (рис. 4.9.8).

Опыт показывает, что сотрудники склонны упрощать любую нотацию до примитивного уровня (это можно назвать профанацией моделирования процессов). К сожалению, при этом качество схем оказывается никуда не годным. В таких компаниях руководство утверждает: «Мы пытались рисовать графические схемы, но что-то у нас они не получились. Мы решили описывать все текстом». Так появляются довольно увлекательные управленческие «новеллы» и «романы» в регламентирующем стиле.

Рис. 4.9.8.Чрезмерно сложные схемы процессов

Даже самому опытному бизнес-аналитику полезно оценить полученную схему процесса с точки зрения здравого смысла (рис. 4.9.9). Это означает, что нужно, например, проверить процесс на физическую реализуемость: мы показываем, что сотрудник делает то-то и то-то, а он в это время давно уже занят чем-то другим и т. п.

Целесообразно обратить внимание на:

• ненужное повторение операций;

• перегрузку исполнителей;

• контрольные операции, от которых можно отказаться;

• возможность параллельного выполнения операций;

• возможность упрощения алгоритма выполнения процесса;

• неоправданное усложнение (лишние, устаревшие операции);

• узкие места различного характера;

• недостаточное обеспечение ресурсами;

• прочее.

Рис. 4.9.9.Проверка на здравый смысл

Внедрение среды моделирования процессов в масштабах организации – важный и сложный проект. Для его успешного выполнения нужно разработать план, адекватный задаче. Предлагаю один из возможных вариантов такого плана [103].

Для крупной компании внедрение среды моделирования – серьезный проект, который может состоять из трех этапов [104]:

1. Выбор и тестирование среды моделирования.

2. Опытная эксплуатация среды моделирования.

3. Внедрение среды моделирования в масштабах компании.

Этап 1. Выбор и тестирование среды моделирования:

• определение потребностей внутренних пользователей;

• определение и согласование целей и задач проекта;

• анализ сред моделирования, представленных на рынке (по документации), и выбор системы для тестирования;

• установка пробной версии среды моделирования (два-три рабочих места);

• создание пилотной модели организации:

– описание двух-трех процессов на двух уровнях;

– описание фрагмента организационной структуры;

– описание некоторых документов, терминов, ТМЦ;

– формирование пилотных отчетов (регламентов выполнения бизнес-процессов);

• тестирование среды моделирования на основе пилотной модели:

– тестирование функциональных возможностей системы;

– тестирование выгрузки отчетов (регламентирующих документов);

– тестирование управления изменениями;

• анализ результатов тестирования среды моделирования на пилотной модели, принятие решения о выборе системы;

• определение конфигурации системы, необходимой для решения задач организации;

• принятие решения и закупка среды моделирования;

• установка системы (три-пять конкурентных лицензий);

• обучение группы специалистов работе со средой моделирования (включая прохождение теста и получение официальных сертификатов);

• разработка детального плана опытной эксплуатации среды моделирования.

Этап 2. Опытная эксплуатация среды моделирования:

• администрирование системы:

– создание групп пользователей и определение прав доступа;

– настройка функционала контроля внесения изменений в систему;

• анализ и внесение необходимых изменений в метамодель:

– анализ требований внутренних потребителей по выгрузке отчетов из среды моделирования (регламенты, положения, прочие отчеты);

– анализ возможностей метамодели с точки зрения хранения информации, необходимой для выгрузки отчетов;

– определение и внесение необходимых дополнений в метамодель (структуру данных);

– определение требований по использованию метамодели при моделировании организации;

• ввод в систему необходимых справочников:

– иерархический справочник процессов организации (возможно, путем импорта системы процессов организации из файла MS Excel);

– иерархический справочник подразделений и должностей;

– справочник бумажных и электронных документов (уровня компании);

– справочник терминов;

– прочее.

• разработка и тестирование необходимых шаблонов регламентирующих документов и других отчетов;

• разработка решений по интеграции с другими системами («экспорт – импорт»);

• разработка стандарта моделирования (нормативный документ, регламентирующий использование функционала системы и метамодели при описании процессов, подразделений, документов и т. п.);

• разработка и тестирование регламента управления изменениями (нормативный документ, регламентирующий взаимодействие сотрудников и порядок внесения изменений в объектную модель организации);

• анализ эффективности функционирования среды моделирования; внесение необходимых изменений в регламенты работы с системой.

Этап 3. Внедрение среды моделирования в масштабах компании:

• определение количества необходимых лицензий;

• закупка и установка среды моделирования в структурных подразделениях организации;

• обучение руководителей и специалистов подразделений использованию системы (соглашение по моделированию, регламент управления изменениями и т. д.);

• разработка плана описания процессов организации;

• описание приоритетных процессов организации силами специалистов подразделений; выгрузка регламентирующих документов;