Юрий Михайлов - Связи с общественностью по-русски

Справочная информация (справка) – включает дополнительную информацию об упоминаемых в основном тексте пресс-релиза субъектах PR-процесса (в объеме одного-двух 4-6-строчных абзацев). Располагается с выравниванием по ширине (не ближе 5 мм к боковым рамкам бланка), на один интервал ниже основного текста.

Отметка о наличии приложения – включает слово «Приложение» с двоеточием и перечень прилагаемых к пресс– релизу материалов (фото, дискета, кассета, дополнительные материалы на бумажных носителях и др.). Располагается с выравниванием по ширине (не ближе 5 мм к боковым рамкам бланка), на один интервал ниже справочной информации.

Контактная информация – включает стандартную формулу вежливости («Мы будем рады предоставить в Ваше распоряжение дополнительную информацию о…» или «Спасибо за интерес, проявленный Вами к этому пресс-релизу. Мы готовы предоставить Вам дополнительную информацию о…»), а также конкретное указание о порядке связи с лицами, уполномоченными руководством предприятия для предоставления дополнительной информации, касающейся содержания пресс-релиза: фамилия, имя, отчество уполномоченного должностного лица, номер телефона, телефакса, адрес электронной почты (при необходимости – указание на иное средство связи), время, в течение которого предоставляется дополнительная информация.

Располагается с выравниванием по ширине (не ближе 5 мм к боковым рамкам бланка), на один интервал ниже отметки о наличии приложения.

Отметка об исполнителе документа – включает сокращение «Исп.» (от слова «Исполнил(а)»), фамилию и инициалы исполнителя в именительном падеже, номер телефона исполнителя. Располагается с выравниванием по левому краю листа (не ближе5 мм к рамке бланка), на один интервал ниже контактной ин формации.

Отметка для автоматического поиска документа – включает наименование файла и путь к нему. Располагается с выравниванием по правому краю листа (не ближе 5 мм к боковой рамке бланка), на уровне отметки об исполнителе документа.

Перейдем теперь к изучению основных требований, предъявляемых к оформлению пресс-релиза. Они вытекают из общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов. Эти требования можно подразделить на три группы:

1) требования к бумаге и шрифту;

2) требования к оформлению текста с использованием прие мов верстки, предусмотренных стандартными средствами программ – текстовых редакторов;

3) требования к размерным показателям пресс-релиза.

Начнем с изложения требований, предъявляемых к бумаге и шрифту. Содержание пресс-релиза печатается черным цветом на одной стороне писчей бумаги белого цвета формата А4 или близкого к нему с размером шрифта высотой не менее 2 мм для строчных литер (что примерно соответствует кеглю 9 размера).* (* На практике размер кегля устанавливается несколько крупнее – 10-12).

Текст печатается через полтора интервала строчными буквами (кроме заглавных и аббревиатур в соответствии с правилами грамматики). При этом отпечатки цифр и знаков должны иметь равно- мерную насыщенность и визуально резкие края, что обеспечивается выбором соответствующей гарнитуры шрифта (Times New Roman, Courier New, Arial).

Опечатки, описки и иные неточности, обнаруженные в процессе выполнения работы, допускается исправлять без повреждения листов, помарок и следов неполного удаления прежнего текста, что реально лишь для электронной версии пресс-релиза. Подчеркнем, что наличие каких-либо ошибок в тексте недопустимо.* (* Если они были обнаружены уже при контрольном чтении бумажного документа, его следует перепечатать, предварительно устранив ошибку в электронном оригинале).

При оформлении пресс-релиза допускается ограниченное использование приемов верстки, улучшающих восприятие содержания, в том числе:

1) выделение названия вида документа, заголовка к тексту, а также названий элементов структуры (справочная информация и пр.) ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (в отдельных случаях – в сочетании с разрядкой);

2) выделение отдельных фрагментов текста (к примеру, слов с ключевым значением для понимания смысла всего предложения или абзаца) подчеркиванием:

3) выделение дат, фамилий и наименований (например, на именований должностей), упоминаемых в тексте, полужирным шрифтом;

4) выделение цитат (прямой речи) курсивом.

Что касается встречающегося в некоторых источниках требования об обязательном разделении смежных абзацев пустой строкой, то его выполнение, на наш взгляд, не способствует целостному восприятию текста пресс-релиза, и потому не может быть рекомендовано читателям в качестве обязательного для исполнения.

Основными размерными показателями для пресс-релиза являются следующие:

1) в одной полной строке текста пресс-релиза должно быть 60±4 знака, при этом каждый пробел между словами считает ся за один знак;

2) абзацный отступ на протяжении всего текста пресс-релиза не применяется (в целях экономии страничного пространства равен нулю);

3) на одной странице сплошного текста должно быть 29±1 строк, набранных через полуторный интервал (при этом меньшее число строк допускается на начальных и концевых страницах пресс-релиза);

4) текст должен иметь поля следующих размеров: верхнее 20 мм, правое – 10 мм, тогда как размеры нижнего и левого полей будут производными от указанных выше параметров, но не менее 20 мм.

Из содержания требований к размерным показателям вытекают требования к объему пресс-релиза. Он должен быть оптимальным, т.е. отвечающим, с одной стороны, условиям современных сверхскоростных массовых коммуникаций, а, с другой – соответствующим потребностям предприятия. Впрочем, обосновать оптимальный объем пресс-релиза можно и основываясь на некоторых расчетах.

Так, известно, что человек в состоянии прочесть (про себя) не более 25-30 печатных знаков в секунду. Известно также, что в подавляющем большинстве случаев решение о пригодности (непригодности) информации, содержащейся в том или ином документе (в том числе и в пресс-релизе), для дальнейшего использования принимается примерно в течение 1 минуты. Кроме того, именно в течение этого непродолжительного промежутка времени обеспечивается предельно высокая концентрация внимания. Отсюда следует вывод о том, что оптимальный объем текста пресс-релиза должен составлять не более 1500-1800 знаков, что примерно соответствует объему одного машинописного листа формата А4.