Ольга Правук - Неликвиды и излишки: как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить причины их возникновения и не только

Вести и заполнять такую таблицу лучше всего руководителю подразделения/отдела закупок после того, как будут тщательно рассмотрены все причины возникновения таких запасов. Возможные варианты причин возникновения представлены в главе 4 этой книги, они могут служить в качестве определенной карты для диагностики, но, возможно, вы выявите и другие причины. Очень важно на данном этапе ответственно отнестись к выявлению и формулировке этих причин. Представьте, если перед вами тяжелобольной человек, а вы проведете неправильно диагностику! После такой диагностики будет назначено лечение, которое не сможет помочь человеку, и будет потеряно время! Поэтому на данном этапе на результат такой диагностики, на формулировку причин не должны повлиять дружеские отношения с сотрудниками своего отдела, желание свалить всё на сотрудников отдела продаж или страх того, что вы не сможете справиться с главным бухгалтером, например, если ведение учета остатков зависит от него.

После того как вы соберете достаточно статистики, можно выявить те причины, в результате которых возникают неликвиды в большом объеме, а также те, которые можно относительно быстро исправить, это так называемые низко висящие плоды. К ним относятся проблемы с достаточно простым решением: протяни руку и достанешь. Суть принципа в том, чтобы получить быструю выгоду, конкретный и ощутимый результат уже сейчас.

Особенно это актуально в случае реализации долгосрочной стратегии. Такой начальный период может растянуться на месяцы, а то и годы. Этот принцип помогает облегчить бремя ожидания будущих великих свершений.

Главное при этом — не отклоняться от выбранного курса в угоду сиюминутной пользы, не действовать во вред долгосрочным интересам. Мы извлекаем быструю выгоду из ситуации (если есть такая возможность), но не размениваем на нее долгосрочную выгоду.

Идею этого принципа и его название я позаимствовала из книги Итана Расиела «Метод McKinsey». Там он описывается следующим образом:

«Иногда во время работы над проектом вы можете обнаружить новые возможности, позволяющие немедленно достигнуть улучшений. Используйте такие возможности. Они помогают вам и вашей команде одерживать маленькие победы, поднимают дух и позволяют добиться большего доверия со стороны тех, кто считает, что вы разбираетесь в своем деле.

Консультанты McKinsey стараются всегда применять эту концепцию. Клиент может нервничать, ожидая итогов работы шесть месяцев и более. Именно столько может длиться большой проект. Предоставление клиенту каких-либо практических результатов еще до его окончания поможет вам снизить давление на вашу команду.

Это правило чрезвычайно полезно, если вы работаете над долгосрочным проектом. Ваш клиент может быть покупателем вашей продукции или же может быть вашим боссом. Кем бы он ни был, вы доставите ему удовлетворение, если всегда будете информировать его, что он — ваш основной приоритет. Если вы, скажем, работаете над созданием программного обеспечения и ваш проект длится три месяца, а уже на вторую неделю вам удалось создать что-то, что может помочь решить часть проблем, обязательно информируйте об этом свое начальство. Не ждите. Решение даже части проблем уже означает рост прибыли. Только не позволяйте никому думать, что вы предлагаете готовое решение. Такие маленькие победы помогают как вам, так и вашим клиентам».

Как найти такие «плоды»? Разложите возможные области улучшения (причины возникновения излишних запасов и неликвидов и пути их устранения) по квадрантам:

Мероприятия, которые требуют незначительных затрат и при этом дают видимые результаты, и есть «низко висящие плоды». Примером такого «низко висящего плода» может стать введение еженедельных планерок по разбору резервов, позволяющих оперативно актуализировать резервы по товарам, в результате это может привести к тому, что излишков и неликвидов не будет возникать по причине фиктивных резервов или неактуальных резервов.

А теперь давайте перейдем к обсуждению возможных направлений мероприятий по недопущению неликвидов.

Первым пунктом изменений я поставила вопрос правильного складского учета. Это неслучайно: порядок в учете, в отображении остатков в корпоративной информационной системе является основой, фундаментом правильного планирования и управления запасами.

Что я подразумеваю под этим? Я имею в виду ситуации, когда в информационной системе компании остатки фиксируются одни, а фактически они оказываются другими. То есть речь идет о беспорядке в складском учете, когда не проводится вовремя приход товара, отгрузки со склада, списания и т. д. В последнее время я уже не сталкиваюсь с тяжелыми ситуациями в складском учете. Эта область логистики хорошо развита в наше время. Многие компании используют современное складское оборудование, внедряют WMS. Но, как показывает опыт общения со специалистами по логистике, они есть.

Почему же правильный складской учет так важен в управлении запасами? Без него нет смысла двигаться дальше, применять сложные формулы расчетов и схемы планирования. То есть «мусор на входе — мусор на выходе». Если на входе у вас будут неверные данные — на выходе результаты будут ошибочны. Эти ошибки всегда будут приводить и к неликвидам, и к излишкам товаров, и к дефицитам. Нет ничего хуже ситуации, когда клиентом оплачен товар, он приезжает получать его на складе, а его фактически нет. Такие ситуации приводят к тому, что клиенты уходят к конкурентам. И сколько бы отдел продаж ни занимался привлечением новых клиентов, сколько бы денег компания ни тратила бы на рекламу — после таких «отгрузок» клиенты будут уходить. Такое качество ведения складского учета неминуемо приведет и к излишкам, и к неликвидам.

Основная причина — это, конечно, низкая квалификация складских работников — кладовщиков. Опытные кладовщики и без современной информационной системы могут вести и поддерживать складской учет в идеальном состоянии. Поэтому, конечно, квалификация, а также ответственное отношение к работе являются основным фактором, влияющим на наличие/отсутствие ошибок в складском учете. В наши дни квалифицированный кладовщик уже не редкость, и сейчас его можно найти. Хотя некоторое время назад это было непросто. У меня также есть опыт обучения уже немолодых женщин ведению складского учета, и, кстати, они в результате стали хорошими специалистами. Но сейчас возможно нанять квалифицированных кладовщиков.