Ольга Правук - Неликвиды и излишки: как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить причины их возникновения и не только

Если в вашей компании еще не внедрен категорийный менеджмент, рекомендую присмотреться к нему внимательно. Именно эта технология позволяет сформировать ассортимент, привлекательный для целевых покупателей и позволяющий получить максимальную рентабельность.

Узнать больше об этой технологии вы можете из книг и семинаров Екатерины Бузуковой и Светланы Сысоевой.

В начале статьи уже приводился расчет максимально допустимого срока хранения по позиции. Если вы умножите этот срок на ваши средние продажи по этой позиции, то получите ту верхнюю границу, выше которой остатки по позиции не должны оказываться ни при каких условиях. Вы можете снизить эту границу, руководствуясь дополнительными условиями работы вашего бизнеса, но в любом случае вы будете иметь конкретное, четкое значение, а не размытое требование к закупщикам «не покупать слишком много».

Только лишь установление норматива не даст результата, необходимо регулярно мониторить соответствие остатков этим нормативам. Даже если сейчас неликвидов практически нет, лучше регулярно отслеживать ситуацию по их возможному образованию — чтобы решать проблему на первоначальном этапе, когда продажи еще только снижаются и становятся слишком маленькими по сравнению с вашими остатками, а не тогда, когда товарная позиция уже давно не продается. В этом вам поможет отслеживание уровня запаса, определяемого делением текущих свободных остатков на прогноз будущих продаж (или статистику прошлых).

Еще один параметр, который напрямую влияет на объем запасов, а значит, и на ситуацию с неликвидами. Встречаются компании, в которых на вопрос о требуемом уровне удовлетворения спроса складскими остатками руководитель говорит о 100 %. Это желание понятно: такой уровень удовлетворения спроса позволяет выполнять все заказы клиентов. Проблема заключается в том, что по товарным позициям с редким спросом, с продажами, которые значительно колеблются, поддержание такого уровня удовлетворения спроса возможно только при помощи больших страховых запасов, которые должны застраховать от тех ситуаций, в которых спрос значительно отклоняется от средних продаж или прогноза.

Идеальным является вариант расчета оптимального уровня удовлетворения спроса складскими остатками, который будет учитывать и прибыль от выполненных заказов, и затраты на содержание необходимых страховых запасов. Но если вы пока не готовы к этому, то нужно помнить, что самым высоким оптимальным уровнем удовлетворения спроса из остатков считается 97–98 %, при более высоком уровне затраты возрастают экспоненциально.

Для оптимизации процесса установления нормативов по удовлетворению спроса остатками рекомендуется устанавливать их по товарам с учетом их вклада в продажи и прибыль компании. В этом поможет АВС-анализ. После проведения АВС-анализа по параметрам «количество запросов клиентами» и «маржинальная прибыль по позиции за определенный период» необходимо назначить разным группам разный уровень удовлетворения спроса остатками директивно. При этом учитывать, что для товаров группы А этот норматив должен быть выше, чем для товаров группы С.

Большинства человеческих ошибок, которые приводят к неликвидам, можно избежать, просто автоматизировав соответствующие процессы. Кроме увеличения точности и достоверности данных, а также скорости их обработки, вы освободите сотрудников отдела закупок от рутины, и они смогут решать более творческие задачи — например, как перевести отношения с поставщиком на партнерский уровень или хотя бы как вернуть ему обратно неликвиды. Настройка же предупреждений и запретов при проведении заведомо некорректных операций в корпоративной информационной системе позволит создать защиту от случайных и злонамеренных искажений информации.

На сегодняшний день я чаще всего встречаю частичную автоматизацию некоторых расчетов в управлении запасами. То есть формирование документов происходит в корпоративной информационной системе, а расчеты производятся в таблицах Excel. Самыми главными проблемами ручных расчетов являются низкая производительность труда и высокая вероятность ошибки, так называемый человеческий фактор.

Почему автоматизация бизнес-процессов планирования поставок может помочь в вопросе недопущения неликвидов и излишков?

Во-первых, предотвращение ошибок, допускаемых при ручных расчетах. По оценкам специалистов, ошибки при составлении заказа могут составлять до 381 %. Большинства из них можно избежать с помощью автоматизации. Мы здесь не говорим о халатном отношении к своей работе, при которой менеджеру по закупкам вообще всё равно, каким будет результат расчетов — дефицит или неликвиды. В этом случае никакая автоматизация (да и вообще никакие меры по оптимизации) не поможет. На мой взгляд, от таких сотрудников нужно избавляться как можно скорее. Кроме того, что из-за них могут возникать проблемы с запасами, присутствие такого сотрудника способно разлагать атмосферу в коллективе.

Во-вторых, автоматизация планирования поставок позволяет унифицировать бизнес-процесс и методику расчета. В компаниях, где работает несколько сотрудников, занимающихся расчетами заказов для поставщиков, чаще всего проблемы связаны с тем, что у разных сотрудников разная подготовка и квалификация: кто-то делает эту работу квалифицированно, без ошибок и оперативно, у них не возникает сложностей с этим вопросом, а кто-то недостаточно подготовлен, что может привести к ошибкам и неверным расчетам. Автоматизация позволяет всем сотрудникам применять оптимальные бизнес-процессы и методики расчетов.

В-третьих, в случае отсутствия автоматизированных инструментов существует опасность того, что компания может попасть в зависимость от опытного менеджера по закупкам. Как это выглядит? Когда менеджер по закупкам работает долго в компании, он хорошо знает и понимает товар, продажи и поставщиков, и его расчеты заказа поставщикам достаточно качественные в силу этих знаний. Такой сотрудник высоко ценится в компании, у него высокая оплата труда и различные преференции. Но есть вероятность, что такой сотрудник может начать «выкручивать руки», постоянно требовать повышения зарплаты и т. д. Новому сотруднику понадобится очень много времени, чтобы приобрести этот опыт, и, кроме того, будет допущено много ошибок при заказе товаров. Знакомы с пословицей «У каждого врача есть свое кладбище»? Так и у менеджера по закупкам есть свое «кладбище» неликвидов. Чаще всего в автоматизированных инструментах заложены оптимальная методика и бизнес-процесс расчета формирования заказа, это позволяет унифицировать расчеты, при этом период адаптации новых сотрудников значительно уменьшается.