Ольга Правук - Неликвиды и излишки: как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить причины их возникновения и не только

• насколько интегратор связан с производителем продукта. Часть компаний внедряют собственный продукт, например FNow, Stock-M, но есть среди них и те, кто является дистрибьюторами компании-разработчика. Важно то, как быстро реализуются доработки, исправляются технические ошибки, осуществляется обновление программного продукта.

Кроме самого продукта, технического задания, алгоритмов расчета, хороших разработчиков, для успешного внедрения автоматизированной системы требуется правильная организация самого внедрения. Для этого в компании необходимо инициировать проект по разработке и внедрению автоматизированного инструмента для управления запасами. У такого проекта обязательно должен быть руководитель, а также спонсор или куратор.

Проект должен включать в себя этап формализации бизнес-процессов, а также их проектирования: важно понимать, как будут выглядеть процессы планирования после внедрения программного продукта. Это очень важный этап: нельзя автоматизировать бардак в бизнес-процессах, в противном случае проект обречен на провал или срок его реализации затянется надолго.

Следующим важным этапом в таком проекте, на мой взгляд, является опытная эксплуатация. Она подразумевает работу одного-двух ключевых пользователей с внедряемыми инструментами в тестовом режиме и позволяет выявить недоработки, ошибки и несоответствие бизнес-процессам. В рамках этого этапа происходит доработка и улучшение алгоритмов и функционала.

Проект по внедрению должен в себя включать также этап обучения пользователей, которые далее будут работать с этим автоматизированным инструментом, необходимо разработать понятные инструкции по работе с ним.

Вот некоторые рекомендации для успешной реализации проекта с привлечением внешних подрядчиков:

1. Спонсор проекта должен иметь право единолично принимать решения и полностью контролировать ход проекта.

2. Важно четкое понимание, для каких целей проект внедряется, а всё интересное, но напрямую к задачам не относящееся, следует оставлять на доработку после начала эксплуатации.

3. Выбор интегратора. Интегратор должен иметь экспертизу по внедрению похожих проектов и уметь объяснить логику решения «узких мест».

4. Выделенная собственная команда на проект, которая включает ключевых бизнес-пользователей, аналитиков и ИТ-специалистов.

5. Отказ от эмоций и переход исключительно на фактические цифры и измеримые показатели.

Нужно сказать, что такие проекты могут быть достаточно дорогостоящими, но эти затраты в большинстве случаев оправданы экономическим эффектом от внедрения, который достигается снижением уровня запасов и повышением степени удовлетворения спроса клиентов. Очень часто эти затраты значительно меньше потерь, возникающих при неэффективном управлении запасами. Проблема только в том, что в компаниях эти потери не считают.

Одним из основных мероприятий по предотвращению излишков и неликвидов является качественное прогнозирование будущего спроса клиентов. Ведь поставка товаров осуществляется под будущую потребность в них. Точность прогнозирования значительно влияет на то, будут ли в компании излишние товары или нет. Особенно это относится к компаниям, которые поставляют товары из Китая, Южной или Северной Америки, то есть когда срок выполнения заказа длительный. При таких поставках необходимо прогнозировать продажи на полгода и более. И то, насколько точно мы определим, сколько будет продано по каждому товару, значительно повлияет на то, хватит ли нам товара для продажи клиентам или основная часть «зависнет» на складе.

Основной проблемой при поставках товаров является необходимость предполагать события будущего, в котором очень много неопределенностей. Специалисты говорят, что «неопределенность — матерь всех запасов». Основным методом определения будущих продаж является прогнозирование спроса, именно он является основой, базой, по которой планируются поставки товаров. Есть компании, в которых вообще считают, что главное в управлении запасами — это именно прогнозирование, а оптимизация запасов — уменьшение неликвидов и дефицитов — заключается именно в поиске совершенной модели прогнозирования и повышении его точности.

Проблема в прогнозировании спроса в том, что математические методы не могут быть панацеей. Да, есть товары, которые хорошо прогнозируются — вспоминаем группу Х, но есть товары, которые плохо прогнозируются в силу природы их спроса: продаются редко, есть большие колебания. Поэтому для повышения качества прогнозирования рекомендуется применять комбинированные методы. Компании — мировые лидеры пришли к пониманию, что лучшие результаты дает поход к прогнозированию 50/50. Что это означает? Это означает, что 50 % товаров мы прогнозируем с помощью математических методов, другие 50 % с применением экспертных оценок. Такой подход использует при прогнозировании продаж, например, компания Coca Cola.

На самом деле экспертную оценку используют многие компании, но чью именно — это очень важный момент. Если экспертную оценку добавляет только отдел закупок, то при этом могут быть не учтены изменения в работе с клиентами (появился новый клиент или ушел клиент из компании), а также панируемые маркетинговые активности в каком-либо канале продаж и т. д. С другой стороны, если отдать на откуп прогнозирование продаж только отделу продаж, — это наверняка приведет к избыточным запасам, а впоследствии и к неликвидам. Однако полностью исключая продавцов из этого процесса, вы автоматически снижаете их шансы на выполнение плана продаж. В этой ситуации правильным решением является определение необходимых запасов всё-таки централизованно, с помощью четких формализованных методов математического прогнозирования, но с возможностью любого продавца взять на себя повышенные обязательства по продаже любого количества любой позиции, под которые он получит соответствующие запасы. Однако за невыполнение взятых на себя обязательств этот продавец будет отвечать из своей премии. Такая схема позволяет без раздувания запасов обеспечить реальные их продажи в полной мере. А форма взятия на себя повышенных обязательств — простая служебная записка от конкретного сотрудника, в которой тот указывает необходимые позиции и количество по этим позициям, а также обозначает срок, до которого он обязуется продать эти объемы. Разумеется, срок должен быть разумным, иначе по этой служебной записке вполне обоснованно будет принято отрицательное решение.

Другим вариантом участия отдела продаж в формировании прогноза продаж может быть премирование за качество планирования. То есть по тем позициям, которым необходима экспертная оценка, ответственные сотрудники отдела продаж дают свой прогноз, а по ее результатам, в зависимости от качества планирования, они премируются или депремируются. Такая форма контроля качества может дать хорошие результаты, попробуйте применить ее в своей компании! А если смущает, что премия — это дополнительные затраты, то подумайте, какую сумму составит улучшение качества прогнозирования в вашей компании на 1 %, я уверена, что эта сумма окажется значительно больше премий сотрудникам.