Ольга Правук - Неликвиды и излишки: как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить причины их возникновения и не только

Еще один эффект от автоматизации — это получение готовых «лучших практик». Не в каждой компании есть сотрудники, которые обладают достаточными знаниями по управлению запасами, прогнозированию спроса, а также большим положительным опытом в данных областях. Одно из решений — поиск сотрудника с необходимыми компетенциями, но при приеме таких «звезд» на работу сложно определить, действительно ли они могут оптимизировать работу в компании, достаточно ли у них компетенций и характера, чтобы провести необходимые изменения. За годы своей работы я видела немало таких «звезд», которые не смогли ничего реализовать при очень больших возлагаемых на них надеждах. К сожалению, увидеть это можно лишь только после полугодовой работы в компании такого сотрудника. Другой путь — это внедрить автоматизированный инструмент для прогнозирования спроса и расчета заказа поставщикам. Безусловно, это не панацея: всегда есть опасность купить такой инструмент и не использовать его, или сотрудники будут его использовать неквалифицированно. Но эффект от внедрения таких инструментов может быть настолько велик, что он стоит того, чтобы выделить ресурсы для его покупки и грамотного внедрения.

Среди причин, по которым процесс управления запасами не автоматизируется, можно выделить следующие:

• банальное сопротивление изменениям;

• неудачный опыт предыдущих проектов автоматизации;

• стоимость;

• недостаточная организационная готовность к автоматизации;

• отсутствие формализованных бизнес-процессов и методик в управлении запасами;

• сложный выбор решения для автоматизации.

Решить вопрос автоматизации процессов планирования возможно двумя путями: автоматизировать собственными силами или купить готовый продукт. Первый путь возможен, если в вашей компании есть специалисты с хорошей экспертизой в области прогнозирования и планирования поставок. Кроме этого, ограничением может быть недостаточный ресурс программистов в компании. Этого ресурса может быть недостаточно для задач автоматизации управления запасами в компании, но также может быть ограниченным уровень квалификации программистов компании. В этом случае можно найти компанию 1С франчайзи, у которой могут быть и ресурсы для выполнения этой задачи, и разработчики программного обеспечения высокой квалификации.

Вопрос выбора подрядчика под эти задачи непростой. Достаточно сложно на этапе знакомства с компаниями-франчайзи 1С определить действительно надежного и квалифицированного подрядчика: пока не начнешь работать, понять, насколько качественно выполняются работа и организация бизнес-процессов в такой компании, не представляется возможным. Лучше всего, если у вас в прошлом был опыт работы с какой-либо компанией, ее можно пригласить и на проект по автоматизации управления запасами. Что можно предпринять, если у вас нет такого опыта? Вот на что следует обратить внимание при выборе подрядчика:

1. Есть ли в портфеле выполненных заказов подобные проекты. Это в какой-то степени гарантирует, что у подрядчика есть разработчики с пониманием задачи и достаточной квалификацией. Но есть вероятность, что те специалисты, которые работали на прошлых проектах, уже не трудятся в компании. Это можно уточнить на этапе переговоров и договориться о том, чтобы они работали на вашем проекте.

2. Желательно наличие сертификатов 1С у специалистов, которые будут работать у вас на проекте. Самый высокий статус у сертификата «1С: Специалист». Разработчиков с такой квалификацией не так много — получить его непросто.

3. Запросите у компании факты, подтверждающие успешность выполнения аналогичных проектов для организаций той же отрасли. Варианты таких подтверждений: статьи в специализированных изданиях, пресс-релизы, письма-отзывы, телефонные переговоры, референс-визиты.

4. Лучшее, что можно сделать на этапе выбора подрядчика, — провести референс-визиты к клиентам этой компании. Лучше всего, если это клиенты с похожим проектом или из той же отрасли. В рамках такого общения вы сможете услышать отзывы не только о работе в новой программе или системе, но и о компании-подрядчике. Важно выяснить, как она работает с клиентом, насколько выдерживает сроки и каково качество работы их разработчиков.

Мы обсудили первый вариант — собственную разработку. Есть еще один путь — покупка готового программного продукта по управлению запасами.

Программное обеспечение для управления запасами можно условно разделить на две группы:

• программы для прогнозирования — в этом случае прогноз рассчитывается в них, а расчет заказов поставщикам реализован в информационной системе компании, например в 1С, или производится в Excel;

• программы, которые включают и прогнозирование продаж, и расчет заказа поставщикам. В общем случае лучше, если все операции производятся в одной информационной системе, но при расчете прогноза возникают проблемы с производительностью, поэтому прогнозирование спроса нужно осуществлять отдельно или использовать достаточно мощную информационную систему.

На что обратить внимание при выборе готового программного продукта:

• простота использования. Очень хороший программный продукт может быть настолько сложным в использовании, что это способно привести к тому, что вы так и не сможете его применять. Второй вариант: специалист, который будет работать с этим инструментом, очень скоро станет уникальным, а это приводит к высоким рискам при его увольнении;

• точность прогнозирования. Этот показатель является одним из основных индексов, по которому можно оценить целесообразность и экономический эффект от внедрения;

• возможность доработки решения под процессы компании. В процессах планирования разных компаний много общего, но достаточно и уникальных составляющих, поэтому потребность в доработках функционала появится обязательно;

• стоимость владения продуктом. Сюда может входить стоимость не только самого продукта, но и лицензии, также возможны ежемесячные платежи за использование, например, облачных продуктов; кроме этого, может понадобиться покупка дополнительного оборудования;

• сроки внедрения. Они различны для разных продуктов — от 2–3 месяцев до полутора лет. Подумайте, насколько вы готовы заниматься внедрением автоматизированного продукта в течение 1,5 года;

• отзывы о продукте уже внедривших его компаний, это один из самых важных показателей. Договоритесь с компанией, внедряющей продукт, о возможности обсудить по телефону ее отзывы об использовании автоматизированного инструмента и о компании-подрядчике. Лучше всего, если будет возможность провести референс-визит. Например, компания Stock-M проводит специальные конференции для своих клиентов, где потенциальные клиенты как раз могут узнать из первых уст оценку продукта и компании, обсудить в кулуарах работу компании-подрядчика;