Юрий Мелихов - Антименеджмент мафии

Делая карточку на английском (международном языке), не следует указывать свое отчество, поскольку такого понятия за границей нет, и иностранцы могут принять его за второе имя или часть фамилии. Фамилия печатается в центре более крупным шрифтом, при необходимости несколько выше, чтобы уместились другие данные (титул, должность, название учреждения). В левом углу помещается адрес, в правом – номер телефона.

При заочном знакомстве, поздравлении, выражений благодарностей и соболезнований также широко используются визитные карточки, при этом применяется система условных сокращений, которые проставляются в нижнем левом углу простым карандашом:

Р. Р. (пур презенте)– представляю (например, президент фирмы представляет своих сотрудников).

Р. F. (пур фелисите)– поздравляю (с праздником, днем рождения, наградой).

Р. R. (пур ремераве)– благодарю (за поздравления, подарок и т. д.)

Р. С. (пур кондоле)– соболезную.

Вместе с ней могут посылаться подарки, цветы и т. д.

В деловом мире визитной карточке отводится роль посредника при знакомстве и представлении. Систему использования визитки рассмотрим на основании рекомендаций, изложенных в «Карманном пособии для бизнесменов», изданном в Токио в 1990 г.

Первым протягивает свою карточку визитер. Делается это стоя. Получать ее следует правой рукой, а затем, взяв карточку в обе руки, необходимо прочесть фамилию и должность собеседника. В ходе встречи она должна быть перед вами, и надо без смущения заглядывать в нее. Эта процедура уменьшит риск забыть или исказить фамилию или должность вашего визави (это, собственно, самое страшное, что может произойти при знакомстве).

Для жителя Японии обмен визитками – это непременное предварительное условие любого делового начинания. Ведь визитка по сути – универсальное средство содействия общению людей, обеспечивающее им точную информацию друг о друге. А это в свою очередь своеобразная гарантия серьезности намерений и дееспособности партнеров.

Деловые люди страны Восходящего солнца в месяц раздают друг другу 300 млн визитных карточек. За таким пристрастием скрывается целый комплекс присущих им ценнейших качеств, включая ответственное и ревностное отношение к любому делу, предприимчивость и пунктуальность в выполнении своих обещаний.

И, конечно, визитка экономит время. Например, вместо того чтобы записать кому-то название своего учреждения, должность, адрес, номер телефона, проще протянуть ему визитную карточку, где имеются все необходимые данные.

При пользовании визитными карточками в некоторых европейских странах рекомендуется придерживаться следующих общепринятых правил:

1) посылка визитной карточки приравнивается к визиту;

2) более вежливо вручать визитные карточки лично, а не по почте;

3) ответные визитные карточки должны быть посланы в течение 24—48 ч;

4) будучи представлен женщине, мужчина обязан не позже чем через неделю послать визитную карточку для ее мужа, даже если он не был ему представлен;

5) каждый принимавший участие в завтраке, обеде, ужине обязан в недельный срок послать визитную карточку хозяйке дома со словами благодарности.

Немного о телефоне. Как правильно начинать телефонный разговор, не существует особых правил, это делается порой спонтанно, ориентируясь по ситуации. Звонящий может спросить: «Это компания “Сталкер”? Могу я поговорить с менеджером?» или «Пригласите, пожалуйста, к телефону господина Полежаева». Если нужного человека нет на рабочем месте, не стоит устраивать допрос и расспрашивать звонящего о его имени, компании, которую он представляет, или о цели звонка, достаточно ограничиться вполне стандартным ответом: «К сожалению, господина N нет на месте. Скорее всего, он подойдет чуть позже двенадцати. Если вы хотите, я могу сообщить ему о вашем звонке». Это необходимо делать в любой подобной ситуации.

Если в ходе разговора ты узнаешь, что и сам можешь помочь звонящему без отсутствующего коллеги, то это твой долг и прямая обязанность.

Исходя из соображений современного делового стиля и вежливости, принимая телефонный звонок, не стоит разыгрывать случайного собеседника. Если вы звоните в учреждение или пользуетесь «горячим» служебным телефоном, то будьте по возможности деловиты, чтобы не тратить чужое рабочее время и не занимать телефонную линию. Не представляйся капитаном Отдела по борьбе с организованной преступностью или секретарем «Смольного», побереги нервы звонящего и сведи к минимуму шанс попасть впросак, если на том конце провода окажется твой непосредственный начальник. Отвечай всегда кратко и лаконично. «Компания “Мир Стекла”. Менеджер по работе с клиентами Михаил Перов». Если все звонки фильтруются секретарем, то ограничитесь собственным именем.

Находясь в чужой компании, отвечать на телефонные звонки не следует, ты рискуешь оказаться в неудобной ситуации, создав у собеседника впечатление розыгрыша или специальной издевки. Не рискуй чужой репутацией.

Если инициатива звонка исходит от тебя, то необходимо поприветствовать собеседника, представиться лично, представить свою компанию и только потом выяснять, с кем ты имеешь честь беседовать.

В том случае если никто не спешит ответить на твой звонок, необходимо помнить, что по правилам хорошего тона не следует испытывать терпение абонента и надлежит положить трубку на 6—7-м гудке, а при звонках частному лицу на домашний ил сотовый телефон – на 5-м гудке. Лучше перезвонить позже, возможно, был выбран не самый удачный момент.

Если же телефонный звонок застал и тебя во время выполнения весьма срочной и безотлагательной работы, то по обычаю используют два приема:

1) не снимают трубку совсем;

2) снимают ее сразу же и вежливо просят перезвонить чуть позже, объясняя это своей чрезмерной занятостью.

Существует правило делового мира, что если вы заранее не договорились о звонке, то делайте его во второй половине дня (если вам не известно другое, более удобное время). Этим вы уменьшите шанс сбить его с рабочего ритма, ведь, как правило, наиболее важные дела назначаются на первую половину дня.

Если вы договорились о телефонном звонке, но не уверены, что о вас помнят, следует напомнить о последнем разговоре, назвать себя. Тем самым вы избавите собеседника от ненужного «вступления», во время которого он будет судорожно вспоминать, кто вы или о чем он с вами договаривался.

Начиная любой телефонный разговор, необходимо осведомиться у собеседника, удобно ли ему говорить в данный момент или стоит перезвонить в другое время. Если ответ окажется положительным, то уточни, какое время более всего подходит для звонка.