Константин Бакшт - Вкус жизни. Как достигать успеха, финансовой свободы и управлять своей судьбой

«Представительские»— особая статья затрат, где учитываются расходы, сделанные Вами для нужд компании, в которой Вы работаете или которой владеете. Эти расходы позже будут Вам компенсированы. Если Вам вернули из кассы деньги, которые Вы потратили, просто вычеркиваете эту сумму из «Представительских». В результате к концу месяца «Представительские» могут оказаться равными нулю. А могут быть и отрицательными. Например, Вы отдали деньги из своего кошелька на нужды компании в прошлом месяце (по итогам того месяца «Представительские» оказались больше нуля), а Вам вернули эту сумму в текущем месяце.

Если же Вы собственник бизнеса, то можете организовать возмещение себе «Представительских» из кассы компании раз в месяц, но можете обойтись и без этого. Достаточно сообщить своему финансисту размер «Представительских» и вычесть эту сумму из доходов, полученных Вами от своего бизнеса в отчетном месяце, а также из личных затрат.

Таким образом, мы выяснили, как выглядит листок бюджета и как туда заносится информация в течение месяца. А как выглядит листок оперативного учета и как он соотносится с листком бюджета?

Листок оперативного учета расходов с планом закупок (№ 2)может выглядеть так.

Подшить брюки костюмов из Парижа.

Купить походную электробритву.

— Картошка 5 кг, капуста, помидоры, огурцы, перец, салат, зелень.

— Яблоки, груши, мандарины, апельсины, бананы, хурма.

— Говядина 1,5 кг, куриные крылышки 2 кг.

— Копченая говядина 0,5 кг, куриный рулет 0,5 кг.

— Сметана 15 %, творожки 6 шт., молоко 2 л, «Растишка».

— «Космостарз» 2 пачки, чай зеленый 2 упаковки.

— Зубная паста взрослая и детская.

— Стиральный порошок «автомат» 4–5 кг.

XXX ХХХХ ХХХХ ХХХХ 1345

Сверху записываются разовые покупки, которые нужно совершить с отдельной оказией. Например, в продуктовые магазины Вы заходите раз в неделю, чтобы совершить основную плановую закупку продуктов на неделю, и еще несколько раз, когда докупаете свежие продукты в течение недели. А вот визит в ателье, чтобы подшить брюки, Вам нужно будет спланировать отдельно. Скорее всего, так, чтобы совместить с другими полезными делами по пути.

Таким образом, в верхний раздел листка оперативного учета попадают покупки, которые необходимо планировать отдельно, но которые недостаточно велики, чтобы выносить их в плановые затраты. Впрочем, я могу вписать в данный раздел и те плановые затраты, для которых пора планировать отдельный визит и время совершить которые уже наступило. Так, в определенный день сюда может быть вписана строка «Ноутбук жене». А вот если в рамках плановых затрат организуется самостоятельная поездка в Стамбул, в данный раздел она не попадет. Ведь это не отдельный визит с покупкой. Тут нужно в Интернете сидеть, информацию анализировать… Когда поездка спланирована и, к примеру, возникает необходимость забежать в офис страховой компании и оформить медицинские страховки на время поездки, «Оформление мед. страховок» может быть вписано в этот раздел.

Во второй части листка оперативного учета записан перечень покупок, которые нужно совершить при ближайшем визите в продуктовый магазин. Такой вид листок может иметь в тот момент, когда семья готовится к основной еженедельной закупке продуктов и бытовой химии. Как выяснить, что нужно закупить? Как я уже говорил, дома проводится ревизия. Все, чего не хватает, вписывается в среднюю часть листка оперативного учета. В магазине, когда покупки кладутся в корзину, соответствующие строки вычеркиваются. В конце Вы рассчитываетесь на кассе и суммируете итоговую сумму по приобретенным продуктам с предыдущим итогом внизу листочка оперативного учета. В нашем примере, судя по нижней части листка, продуктов уже было закуплено на 1345 рублей. Но это не с начала месяца, а только с того момента, когда был заведен новый листок оперативного учета.

Замечу, что листки оперативного учета могут меняться несколько раз в месяц. Сначала Вы добавляете итоговую сумму затрат на покупку продуктов, записанную на листке оперативного учета, к предыдущему итогу с листка бюджета на месяц. И записываете новый итог на листок бюджета. Потом переписываете на новый листок плановые закупки с листка оперативного учета, которые Вы еще не сделали. Новый листок оперативного учета прикрепляете к бумажнику, старый выбрасываете.

Если за один раз Вы закупили в супермаркете и продукты, и бытовую химию, затраты на бытовую химию выносятся отдельно и суммируются с предыдущим нарастающим итогом в графе «Хоз» на листочке месячного бюджета.

В отличие от гипермаркета, на рынке обычно приходится делать много отдельных закупок. Главное, старайтесь записывать свои затраты сразу в момент покупки! Отдали деньги — и сразу записали расход в соответствующую статью. Удержать в памяти все расходы за день нереально. А собирать чеки и потом каждый вечер их разбирать и высчитывать затраты — оно Вам надо? По моему опыту самый простой вариант — как только расплатился, в уме сложить платеж с предыдущим промежуточным итогом по данной статье бюджета. Вычеркиваете предыдущий итог, вписываете новый — вуаля! И закрываете бумажник. Кстати, когда Вы суммировали затраты, бумажник как раз был открыт: Вы же только что доставали из него деньги, чтобы расплатиться.

Хорошо, а что делать, если Вы на свидании? Пришла пора платить, и Вы опасаетесь, что, если будете записывать расходы на глазах у дамы, она Вас не поймет. Как вариант, запомните сумму и отойдите помыть руки. В мужском туалете коварно достаньте бумажник и впишите затраты! В графу «Р».

Резюме:обычно на листке оперативного учета три раздела.

Верхний раздел — отдельные плановые закупки.

Средний раздел — список продуктов и бытовой химии, которые необходимо закупить при ближайшем визите в магазин.

Нижний раздел — итоговая сумма по закупке продуктов.

Оставляйте интервалы между разделами, чтобы было куда вписывать новые строчки!

Листок приходов и расходов по кассе бизнеса/инвестиций (№ 3)

нужен Вам, если Вы владеете собственным бизнесом и за месяц проходит существенное количество финансовых операций между Вашей компанией и различными источниками Ваших финансовых ресурсов. Он может потребоваться и в том случае, если за месяц Вы проводите много инвестиционных операций. Скажу на основании своего опыта: личную (расходную) кассу и кассу бизнеса/инвестиций необходимо разделять. Иначе начинается бардак. Листок приходов/расходов по кассе бизнеса/инвестиций, который хранится в бумажнике, может выглядеть следующим образом.