У. Козлова - Корпоративная система управления проектами. Как вернуть компанию в ресурсное состояние

• функционального блока организации, реализующего проекты;

• на базе организации в целом.

Структура КСУП представлена на Рисунке 1.

1.2.4. В рамках КСУП для целей координированного управления проекты объединяются в портфель .

1.2.5. Назначается менеджер портфеля в лице руководителя специально созданного для этих целей структурного подразделения – проектного офиса .

1.2.6. Руководителем (владельцем) портфеля определяется руководитель функционального блока/организации.

1.2.7. Менеджеру портфеля проектов поручается разработка методологии управления проектами в организации, организация процесса управления портфелем проектами, в том числе с применением технологий автоматизации. Устанавливаются цели КСУП в качестве КПЭ проектного офиса:

• успешность выполнения проектов по срокам, стоимости и прибыльности;

• уровень развития компетенции проектного управления в организации (организационная эффективность проектного офиса).

Рис. 1. Структура КСУП

1.2.8. В случаях, когда заказчиком УП выступает руководитель программы или руководитель крупного проекта, речь идет о создании системы управления программой/проектом. Роль менеджера процессов управления программой/проектом выполняет также проектный офис.

1.3.1. Ключевым условием формирования КСУП в организации является наличие заказчика на проектное управление .

1.3.2. Заказ на КСУП может быть сформирован руководителем функционального блока/организации, кто впоследствии принимает на себя ответственность руководителя (владельца) портфеля проектов.

1.3.3. В данном случае спрос на проектное управление может быть основан на следующих потребностях заказчика:

• администрирование процессов запуска/закрытия проектов, отбора проектов в портфель;

• контроль инвестиций в условиях финансовых ограничений (прибыль организации, ковенанты и прочее);

• порядок ответственности за результаты проектов;

• рост эффективности проектов/инвестиций (сокращение сроков реализации, стоимость, максимизации прибыли и прочих эффектов);

• соответствие целей проектов стратегическим целям организации;

• рост компетентности организации в области управления проектами;

• прозрачность управления проектами;

• тенденции рынка, в портфеле организации растет доля заказчиков с высокой компетентностью в области проектного управления;

• «мода»;

• необходимость реализации крупного портфеля/программы/проекта.

1.3.4. Заказ на КСУП может быть сформирован внешним заказчиком. Такая ситуация возникает:

• в условиях участия организации в крупных EPC и EPCM контрактах в следующих отраслях: тяжелое машиностроение, атомная энергетика, нефть и газ, ТЭК и прочие;

• в условиях взаимодействия с финансовыми структурами, в ограничениях ковенант и прочих финансовых ограничениях.

1.3.5. Требования на управление проектами в первом случае закладываются в контракт на поставку продукции, оказание услуг. На рынке РФ такие требования выставляют «Сибур», «Росатом», «Газпром» и прочие.

1.3.5.1. Требования бывают трех видов:

• Требования к компетенциям персонала организации, участвующего в проекте заказчика. Как правило, это требования к наличию необходимых сертификатов в области управления проектами (IPMA, PMBoK и прочие).

• Требования к организации управления проектом (процедуры согласования документов, порядок ведения графиков проектов, информационные системы календарно-сетевого планирования и обмена документами по контракту, формы отчетов и порядок их предоставления и т. д.). Требования основываются на методологии КСУП заказчика. То есть таким образом заказчик встраивает организацию в свою КСУП. Успешная интеграция в рамках выполнения одного контракта будет способствовать повторным заказам.

• Требования к наличию КСУП в организации и подтверждение ее соответствия международному стандарту (ISO, IPMA). Данное требование встречается редко, предъявляется к организациям, работающим на зарубежных рынках с жестко регламентированными требованиями к управлению проектами (например, МАГАТЭ).

1.3.6. Требования на управление проектами во втором случае закладываются в долгосрочные соглашения с банками или в кредитный договор.

1.3.6.1. При этом создание КСУП в организации не обязательно.

• В первом случае со стороны банков выставляются требования о наличии порядка принятия решений об инвестициях и системы управления инвестициями в организации, одной из форм организации которой может быть КСУП.

• Во втором случае речь может идти о наличии системы управления проектом, под реализацию которого банк обеспечивает финансирование.

1.3.7. Внедрение КСУП – это процесс, характеризующийся следующими признаками:

• Он ограничен во времени, заказчик, как правило, хочет получить быстрые результаты.

• Процесс имеет четкие экономические и организационные цели.

• Процесс требует мобилизации и вовлечения кроссфункциональных взаимодействий:

• проектного офиса;

• HR-служб в рамках реализации программ развития, формирования штатных структур КСУП;

• финансового блока, блоков закупок, продаж и прочего в части разработки методологии проектного управления и интеграции с операционными процессами;

• блока ИТ в части автоматизации проектной деятельности и интеграции в общий ИТ-ландшафт организации;

• блоков капитального строительства, НИР, НИОКР, ИТ и прочего в части реализации проектов портфеля;

• топ-менеджментом в части организации порядка принятия решений по инвестициям и проектам.

• Процесс связан с созданием внутри организации нового функционального направления деятельности.

• Персонал проектного офиса должен обладать профессиональными компетенциями в области управления проектами для повышения эффективности КСУП и проектов, реализующихся в ее контуре.

1.3.8. Эти признаки обусловливают проектный подход к организации КСУП. Внутри организации может быть открыт соответствующий организационный проект.

1.3.9. Критериями успеха проекта создания КСУП являются:

• организационная стабильность и наличие неизменного спроса на КСУП;

• регулярность успешно завершаемых проектов в рамках КСУП и достижения целей КСУП;

• работающая система стимулов к участию в КСУП;

• высокий уровень компетенций участников КСУП в области проектного управления;

• высокая степень информированности о КСУП;

• доступность КСУП: возможность предложения проектов «снизу»;