У. Козлова - Корпоративная система управления проектами. Как вернуть компанию в ресурсное состояние

• утверждение целей портфеля проектов и его авторизацию;

• принятие решений об открытии, закрытии, изменении проектов;

• принятие решения об изменении целей портфеля и его параметров под влиянием факторов внешней среды и рисков;

• назначение ресурсов в проекты;

• принятие решения об утилизации КСУП.

2.1.2.4. Указанный перечень функций определяет высокую степень зависимости КСУП от заказчика. Поэтому стабильность спроса на КСУП является одним из критериев успеха проекта КСУП.

2.1.2.5. Заказчик должен быть вовлечен в проект КСУП, осведомлен о ходе его реализации, подключен к принятию решений о проектах КСУП, вовлечен в коммуникацию с участниками КСУП, регулярно информирован о результатах и эффектах проектов КСУП. Успешность выполнения данной задачи зависит от уровня компетенций руководителя проектного офиса.

Комитет управления портфелем

2.1.2.6. Руководитель портфеля может принять решение о создании под своим председательством комитета управления портфелем проектов (далее комитета).

2.1.2.7. Формы организации данного органа могут быть разными: комитет, совет, иная форма, которая регулирует порядок принятия решений по портфелю через голосование.

В состав комитета включают руководителей функциональных блоков организации:

• блока стратегического развития;

• коммерческого блока (продажи, закупки);

• блока инвестиций;

• финансового блока и экономики;

• блока технического развития;

• блока капитального строительства;

• блока операционного развития;

• производственного блока;

• блока ИТ.

2.1.2.8. В составе комитета руководитель портфеля выполняет функции председателя:

• руководит деятельностью комитета;

• утверждает план-график работы и состав участников комитета;

• созывает заседания комитета;

• утверждает повестку заседаний комитета;

• председательствует на заседаниях комитета;

• подписывает протоколы заседаний комитета;

• имеет преимущественное право голоса.

2.1.2.9. Цели создания комитета:

• вовлечение владельцев ресурсов в КСУП;

• получение комплексной экспертизы решений:

• по портфелю проектов (ресурсная обеспеченность и конъюнктурные риски);

• по проектам на старте (техническая исполнимость, обеспечение ресурсами, оценка рисков реализации, источники финансирования);

• поддержка КСУП;

• делегирование ответственности за принятые решения.

2.1.2.10. Функции комитета:

• утверждение стратегии формирования портфеля (в том числе правила категоризации, подходы к ранжированию/приоритезации, распределению ресурсов и финансирования между проектами);

• утверждение стратегических и операционных целей портфеля, плановой конфигурации портфеля на предстоящий отчетный период;

• согласование структуры КСУП, порядка распределения полномочий и мотивации участников проектной деятельности;

• контроль исполнения портфеля, достижения целей портфеля и КСУП;

• разрешение ресурсных конфликтов в рамках исполнения портфеля;

• утверждение результатов балансировки портфеля, утверждение решений об изменении параметров портфеля в течение отчетного периода (бюджет, структура, сроки, ресурсы);

• утверждение решений об открытии/закрытии, изменениях проектов.

Функции комитета не меняются на протяжении жизненного цикла КСУП.

2.1.2.11. Через участие в комитете руководители функциональных блоков – будущие заказчики КСУП – вовлекаются в КСУП. Такое участие позволяет ускорить процесс принятия участниками комитета своей роли. При необходимости по решению руководителя портфеля участие в комитете вводится в обязанность руководителей функциональных блоков, что закрепляется положением о комитете. Одним из средств к ускорению данного процесса также может являться решение руководителя портфеля о распределении инвестиций между функциональными блоками только в рамках КСУП.

2.1.2.12 Организацию деятельности комитета обеспечивает проектный офис, обычно в роли секретаря. В качестве секретаря комитета проектный офис выполняет следующие функции:

• формирует проекты повесток заседаний комитета;

• обеспечивает информационную и документационную поддержку участников комитета по вопросам организации заседаний комитета;

• ведет протоколы заседаний комитета, их рассылку и хранение;

• готовит план-график работы комитета.

2.1.2.13. Руководитель проектного офиса по решению руководителя портфеля может обеспечить выполнение своей роли в КСУП в составе Комитета по управлению портфелем через:

• методологическое сопровождение процесса принятия решений по портфелю проектов (критерии отбора проектов, сценарный, причинно-следственный анализ и прочее);

• модерирование процесса принятия решений;

• обучение участников комитета своей роли.

Успешность выполнения данной задачи также зависит от уровня компетенций руководителя проектного офиса.

Офис управления портфелем проектов (проектный офис)

2.1.2.14. Проектный офис организации выполняет следующие функции:

• Методологическое обеспечение КСУП:

• разработка локальных нормативных документов, регламентирующих проектную деятельность в организации;

• организация проведения аудита зрелости КСУП;

• организация разработки технологий КСУП (система мотивации, средства автоматизации, модели организации участников проектной деятельности, программы развития персонала, профили компетенций и прочее) и их внедрения с участием компетентных функциональных блоков организации;

• типизация проектов, стандартизация процессов управления проектами в организации, интеграция с процессами операционной деятельности организации на базе ЛНД, средств автоматизации, продуктов деятельности функциональных блоков (сводный план закупок организации, стратегия развития организации, бизнес-план организации, бюджет организации и прочее);

• организация сертификации КСУП и/или участников КСУП в системе международной (национальной) сертификации.

• Обучение:

• тренинг, коучинг, наставничество команд проектов;

• обучение кадрового резерва.

• Администрирование проектов:

• методологическое сопровождение проектов;

• организация коммуникаций участников проектов (внутренних и внешних);

• документационное обеспечение проектов, ведение архива;

• информационная поддержка участников проектов;

• сбор статусов проектов, контроль поручений;

• мониторинг проектов в интересах заказчиков КСУП.

• Планирование проектов:

• календарно-сетевое и ресурсное планирование;