Александр Воронин - Управление операционной логистической деятельностью

Информационный поток может быть в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме. Он может генерироваться процессами материального потока или финансового потока в рассматриваемой логистической системе, между логистической системой и внешней средой. Его главное назначение – поддержание реализации управляющих функций.

Информационные потоки в логистических системах имеют следующие черты, определяющие специфичность их структуры и особенности характеристик:

• неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна);

• множественность подразделений – поставщиков данных и информации;

• множественность подразделений – потребителей информации;

• сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов;

• множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;

• многовариантность оптимизации информационных потоков.

Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с тем, какие задачи они призваны решать и какие потоки (материальные, финансовые или их комбинации) должны обслуживать. Информационные потоки должны быть адекватны материальным и финансовым потокам в части их характеристик.

Обычно выделяют виды потоков в зависимости от различных факторов. Классификация потоков по видам исходя из разных признаков позволяет понять необходимость и степень автоматизации управления ими, а также уровень управления потоком. Кроме того, это очень важно с точки зрения настройки информационных процессов начиная с процессов сбора информации. В качестве основы можно взять следующий вариант классификации потоков (табл. 14.1).

Таблица 14.1

Любой информационный поток независимо от вида имеет некоторую структуру, позволяющую ему выполнять функции, необходимые для бизнеса.

Вертикальные информационные потоки.Вертикальные информационные потоки (директивно-формальные) предназначены для перемещения информации между иерархическими слоями. Как правило, вертикальные потоки, идущие из нижних слоев в верхние, представляют собой потоки действий по переработке данных в отчетные информирующие материалы, предназначенные для принятия на их основе решений соответствующими пользователями. Потоки, идущие сверху вниз, носят чаще всего директивный и предписывающий характер и содержат целевую и уточняющую информацию. Ее можно разделить на две большие группы:

1) стандарты, правила, нормативы и другие документы, регламентирующие деятельность на достаточно длительные сроки;

2) приказы, служебные записки, уточняющие и целеустанавливающие указания и другие документы, регламентирующие текущую деятельность на основе решений, принятых руководством.

Потоки, идущие сверху вниз, должны содержать только информацию, соответствующую стратегическим установкам и корпоративным правилам. Информация, содержащаяся в потоках первой группы, ограничивает полномочия как руководителей, так и подчиненных и позволяет фильтровать информацию второй группы для определения возможности выполнения содержащихся в ней указаний (если выходят за пределы требований документов).

Потоки, идущие снизу вверх, основываются на данных, которые должны точно отражать характеристики процесса или продукта. Идущие потоки должны быть настроены так, чтобы информация на выходе каждого шага потока была:

• достоверной;

• своевременной;

• объективной.

Информация в этой группе потоков подвергается аналитической и математической переработке в специально выделенных процессах, находящихся в горизонтальных связях.

Горизонтальные информационные потоки.Горизонтальные связи служат для образования потоков, имеющих координационно-справочный характер, и предназначены для перемещения информации между сотрудниками, находящимися в одном иерархическом слое. Их необходимо проектировать так, чтобы информационное взаимодействие работников в рамках утвержденных регламентов и процедур происходило без привлечения вышестоящего руководства.

Все информационные потоки имеют одинаковую и очень простую структуру. Речь идет о трех видах процессов, существующих в них. Соответственно и функции, реализуемые в процессах, выделяемых в информационных потоках, будут достаточно простыми. Структура информационных потоков определяет их однородность и неоднородность. Однородные информационные потоки характеризуются единым видом носителя, единой функциональной принадлежностью, единым видом документационного сопровождения. Неоднородные информационные потоки, соответственно, не отвечают всем вышеперечисленным требованиям.

Процессы доставки позволяют управлять информационными потоками, применяя следующие преобразования:

• переадресация информационного потока;

• уменьшение или увеличение объема информации на отдельных участках прохождения информации;

• ограничение скорости передачи до соответствующей скорости приема;

• ограничение объема потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути;

• объединение или расщепление информационных потоков.

При этом важно сохранять неизменными актуальные параметры информации, для чего необходимо управлять характеристиками информационных потоков.

Для того чтобы управлять информационными потоками, необходимо вначале определить те характеристики, которые являются, с точки зрения их потребителей, актуальными на выходе потоков. Сложность определения этих характеристик заключается в том, что они чрезвычайно неустойчивы. Поэтому и показатели, входящие в эти характеристики, и их значения не могут быть целевыми, а являются исключительно индикативными. Среди таких показателей могут быть:

• источник информации и его согласие с фактами;

• направление движения потока;

• скорость передачи и приема;

• интенсивность потока.

Какой использовать показатель, какие характеристики будут являться объектом управления, а какими можно пренебречь, определяется требованиями потребителя информации, что в свою очередь вызывает необходимость разделять потоки по видам.

Назначение информационных потоков – обеспечение своевременного принятия решения. Процессы в информационных потоках, взаимодействуя друг с другом, должны способствовать реализации следующих функций:

• сбор данных;

• переработка данных в информацию;

• аналитические преобразования информации;