Александр Воронин - Управление операционной логистической деятельностью

• переработка информации в удобный для пользователя вид;

• прием и передача информации;

• накопление и хранение данных и информации.

Процессы, содержащие перечисленные функции, встраиваются в вертикальные и горизонтальные потоки.

При применении информационной логистики необходимо выделять:

• данные, факты и информацию;

• информационные потоки;

• информационные системы;

• информационные технологии.

Рассмотрим эти понятия, начав с данных, фактов и информации.

Данные – это представление фактов и идей в формализованном виде, пригодном для передачи и обработки в некотором информационном процессе. Так как данные отражают результат измерения или мониторинга, они выражаются в соответствующих единицах измерения (метры, секунды, тонны, штуки, паскали и т. д.).

Факт – это данные, подтвержденные научным экспериментом, который многие могут повторить и получить тот же результат. В более широком определении факт – это «утверждение» или «условие», при котором утверждение может быть доказано и признано верным (или опровергнуто и признано неверным) на базе доказательств (или других фактов). Утверждение, которое не может быть непосредственно подтверждено или опровергнуто, называется предположением или мнением.

На восприятие фактов в любом смысле влияет психология. Мы склонны видеть факты, которые подтверждают нашу позицию, и игнорировать факты, которые ей противоречат. Тем не менее события, которые не укладываются в нашу «модель», происходят и привлекают наше внимание. Если доказано, что факт неверен, его называют «ложным фактом». Если утверждение было сознательным и уже в момент его высказывания было известно, что оно ложно, такое утверждение называют «ложью». Факт, верность которого доказана, называют «истинным фактом» или «истиной».

Обычно факт – это событие, которое уже произошло, или выражение, которое обычно считается истинным независимо от того, согласны все с его истинностью или нет. Остается вопросом, все ли утверждения, про которые заявлено, что они истинны, могут считаться фактами. Утверждения об истинности теории или научного закона, к примеру, часто рассматриваются как не претендующие на «звание» факта. Иногда, конечно, неблюдается разница во мнениях о том, что существует «фактически», и есть несколько методов, пытающихся минимизировать ранее упомянутые различия.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах (независимо от формы их представления), предназначенные в основном для принятия решений. Информационные процессы – это процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.

В ходе создания системы планирования-отчетности, обеспечивающей функционирование логистических служб на основе бюджетирования, необходимо особое внимание обращать на выделение тех узлов обработки информации, которые на своих информационных уровнях смогут обеспечить безусловное прохождение информационных потоков. Такие узлы могут быть сосредоточены в рабочих местах соответствующих специалистов.

Остальные потребители и источники информации должны быть либо абонентами, либо передаточным звеном. Такая структура является подготовительной к переходу на автоматизированную систему управления и обеспечивает выполнение следующих задач:

• ввод данных на первом информационном уровне;

• аналитическая обработка данных и представление их в виде, удобном для автоматического внесения в отчетные документы;

• автоматизированная пересылка и сбор документов для их согласования (в виде данных) с помощью простейших программных средств.

В процессе обработки информации на соответствующих уровнях создается возможность для реализации всех аспектов системы управления с одновременным непрерывным ее совершенствованием. Постоянное совершенствование системы позволяет перейти к вопросу эффективной автоматизации системы управления.

Представление как различных пользователей, так и потоков информации к ним в наглядном виде требует создания простой и понятной системы, основанной на процессном подходе. Для этого служит информационная пирамида (рис. 14.1).

Рис. 14.1. Информационная пирамида

Сбор данных осуществляется на нижнем уровне, все остальные уровни осуществляют переработку информации. Оперативная релевантная информация должна передаваться пользователям в виде, позволяющем использовать ее для принятия решений. Лучше всего это получается при графическом способе представления информации на базе графиков безубыточности, диаграмм Исикавы, диаграмм Парето и т. д.

Информационные процессы, будучи вспомогательными, не должны выпадать из общей логистической цепочки создания ценностей. Это означает, что лица, обязанные проводить измерения, осуществлять мониторинг, собирать и обрабатывать данные, превращая их в информацию, включаются в единую систему. Они должны понимать свою ответственность, должны быть охвачены системой стимулирования и иметь полномочия, позволяющие достигать поставленных перед ними целей.

Внедрение информационной пирамиды совмещается с выявлением процедур и построением матриц ответственности.

Решения, касающиеся операций, принимаются в контексте общего функционирования предприятия. При этом все решения, связанные с управлением, можно подразделить на три большие группы.

• стратегические решения (долговременные);

• тактические решения (промежуточные);

• решения, связанные с планированием операций и их управлением (кратковременные).

Независимо от уровня принимаемого решения схема этого процесса достаточно универсальна (рис. 14.2).

Рис. 14.2. Схема принятия решений

Любой вид менеджмента предназначен в первую очередь для принятия оптимальных и быстрых решений, поэтому необходима конкретность и адаптивность систем менеджмента к условиям. Для этого осуществляют внедрение управленческого учета и четкую регламентацию операционной деятельности. Кроме текущих технологических документов и стандартов предприятия необходима регламентация и стратегическая – на уровне политик.

Суть дерева решений состоит в наглядном представлении вариантов последствий решений при учете влияния различных факторов. Управленческий учет обязан представлять такой объем информации, в том числе по альтернативным вариантам, который может дать оценку последствий. Для этой оценки применяют три вида критериев: