Вивек Кале - Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

Проведение собраний Управляющего комитета необходимо для постоянного обновления общего статуса проекта и быстрого принятия решений по связанным с проектом вопросам, которые невозможно решить на уровне управления проектом, например:

• Выделение дополнительных ресурсов

• Изменений сроков и графика

• Расширение рамок проекта.

Все принятые решения фиксируются с дальнейшими дополнениями по тому или иному вопросу.

Методология ASAP рекомендует раннее планирование завершающего этапа проекта. Планирование перехода на новую систему гарантирует своевременное выполнение всех мероприятий перед началом перехода, причем с разумным расходом ресурсов и рабочего времени. Такой план должен охватывать следующие аспекты:

• Установка и запуск рабочей среды

• График конвертации данных

• Организация команды по переходу на новую систему

• Дезактивацию унаследованных систем, чье место занимает SAP

• План возврата к унаследованным системам в случае серьезных непредвиденных проблем

• Тестирование новой системы

• Список контрольных вопросов для всех мероприятий, связанных с переходом.

Планирование поддержки рабочей системы нацелено на удовлетворение требований техподдержки после фактического запуска системы. Такой план должен охватывать следующие аспекты:

• Окончательное определение технической конфигурации

• Закупка необходимого оборудования

• Формирование команды запуска системы

• Формирование постоянной команды технической поддержки

• Определение процедур и инфраструктуры справочной службы

• Набор персонала для справочной службы (help desk)

• Набор персонала для команды технической поддержки

• Создание плана восстановления данных в случае серьезных сбоев, а также соответствующих процедур и инфраструктуры.

Формирование команд

Эта задача нацелена на упорядочение событий и мероприятий, связанных сформированием команд и командного духа. Мероприятия по формированию команд позволяют сделать сотрудников более сплоченными, мотивированными и укрепить их способность к работе в тандеме с другими командами и отдельными сотрудниками на пути к успешному завершению проекта. Для этого организуются следующие мероприятия:

• Совместные обеды или ужины

• Небольшие подарки

• Совместные праздники

• Пикники

• Рассылка информационного бюллетеня о проекте.

Подготовка к этапу реализации

Подготовка к этапу реализации подразумевает составление плана и предупреждение рисков, которые могли бы поставить под сомнение успех проекта на данном этапе, вследствие чего особое значение приобретает процесс управления изменениями.

Как уже упоминалось в предыдущей главе, организация управления изменениями включает в себя совокупность процессов, которые позволяют команде по управлению изменениями определять возможности и принимать решения в целях оптимизации организационных процессов и поддержания на должном уровне движущей силы для успешного применения методологии ASAP, вплоть до закрытия проекта. Во избежание возможных рисков методология ASAP рекомендует поддерживать всю совокупность процессов, в том числе оценку рисков, стратегию спонсорства, обмена данными, развитие и передачу навыков и знаний, а также процесс организационной оптимизации. Поддержка организации управления изменениями позволяет команде устранить организационные риски, ускорить внедрение SAP и оптимизировать организационные процессы.

Периодическая оценка рисков и проведение семинаров

Оценка рисков проводится примерно раз в два месяца и нацелена на выяснение того, в какой степени операционная среда компании облегчает или, наоборот, затрудняет внедрение SAP. Результаты такой оценки являются важнейшими данными, на которых основывается процесс управления изменениями.

Оценка рисков проводится в трех контекстах:

• Лидерство

• Команда

• Организация.

В каждом из этих случаев команда управления изменениями создает соответствующий инструмент для той или иной группы сотрудников. Результаты оценки рисков компилируются в профиль рисков; затем проводятся оценочные семинары, на которых принимаются рекомендации для создания или изменения различных программ спонсорства и обмена информацией, а также по другим аспектам процесса управления изменениями. На основе результатов оценки рисков также составляются информационные сообщения, которые распространяются среди сотрудников организации (иногда эти сообщения необходимо приспосабливать к условиям той или иной рабочей команды или функционального подразделения компании).

Крайне важно документировать тип и степень рисков, которые рассматриваются на семинарах, потому что эти данные имеют прямое отношение к динамике выполнения проекта внедрения в целом. Более того, эти записи могут служить свидетельством эффективности ранее принятых в процессе управления изменениями мер и стать основанием для корректировки будущих мероприятий.

Обеспечение обратной связи с функциональными руководителями

Отчетность, предоставляемая функциональными руководителями, может включать сведения по ключевым мероприятиям, срокам, оставшимся невыполненными задачам и т. д.

Проведение собраний по управлению рисками с участием ключевых сотрудников

Эта часть рабочего задания подразумевает ознакомление ключевых участников команд проекта с последними сведениями о статусе проекта и результатами семинаров по оценке рисков. Кроме того, необходимо убедиться, что все занятые на тех или иных участках менеджеры проекта ознакомлены с самыми свежими результатами анализа ситуации и тенденциями развитии проекта (относительно области ответственности конкретного менеджера).

Поддержка ключевых каналов обмена информацией

Результаты оценки рисков необходимо учитывать при изменении ключевых каналов обмена информацией с целью поддержания их максимального соответствия изменчивым обстоятельствам на оставшихся этапах проекта.

Управление постоянным процессом проектного спонсорства

Эта задача нацелена на поддержание эффективности процесса спонсорства, инициированного на этапе Концептуального планирования.

Управление постоянным процессом развития навыков персонала

Эта задача нацелена на поддержание движущей силы процесса развития навыков персонала, начатого на этапе Концептуального планирования.