Джон Джестон - Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

• архитектура запуска процессов (включая соответствующие сквозные процессы);

• схема управления получением выгод.

Другая исходная информация на входе:

• шаблон обоснования проекта;

• общие метрики с целью выявить основные процессы и явные «узкие места»;

• перечень увязанных проектов с целью определить синергию и взаимное пересечение.

Конкретные результаты:

• заинтересованные стороны, определенные в проекте, участвующие в нем или связанные с ним;

• привлечение заинтересованных сторон, их обязательства, а также документированные и согласованные ожидания от проекта;

• матрица выбора процессов и начальные метрики;

• перечень согласованных задач проекта;

• матрица стоимостей проекта;

• процессы в порядке приоритета для этапа осознания;

• управление проектом:

• организована группа проекта;

• создано положение о проекте;

• разработан документ об объеме проекта;

• первоначальный проект плана проекта (на этапе осознания план будет доработан в подробностях);

• определение и документирование начальной стратегии распространения информации о проекте;

• начальный анализ рисков;

• исходное бизнес-обоснование;

• потенциальных выгод проекта и их реализации (с этапа реализации ценностей);

• распространение результатов.

Возможные шлюзы:

• анализ состава заинтересованных сторон;

• осознание масштаба изменений;

• способность организации к переменам;

• принятие BPM организацией;

• техническое обследование;

• наличие участников для работы на практических семинарах.

В данном Приложении подробно описана структура группы проекта «на все случаи жизни». Как правило, такая типовая структура модифицируется под требования конкретной организации. Тем не менее, по нашему опыту, эта структура особенно эффективна и работоспособна, так что излишняя ее модификация может привести к снижению эффективности проекта. Разумеется, размах проекта BPM – важный фактор при рассмотрении структуры группы проекта.

Роль спонсора проекта – обычная для бизнес-проекта. Часто в роли спонсора выступает ведущий бизнес-менеджер. Спонсор проекта должен быть его активным сторонником и защитником, выполняя следующие обязанности и неся ответственность за:

• определение и утверждение задач, целевых показателей, ограничений и критериев успеха проекта;

• утверждение объема проекта;

• утверждение документа, описывающего проект;

• утверждение плана проекта;

• санкционирование или получение санкции на ресурсы и расходы по проекту;

• утверждение или отказ любых требований о внесении изменений, которые выходят за пределы ранее утвержденного объема проекта;

• утверждение бюджета проекта;

• утверждение завершения проекта, когда выполнен объем проекта.

В сферу ответственности директора проекта входит вся деятельность, связанная с проектом. Менеджер (менеджеры) проекта и руководители рабочих направлений проекта непосредственно подчиняются директору проекта.

Эта роль обеспечивает реализацию проекта «без сучка и задоринки» и соответствие ожиданиям заинтересованных сторон. Директор проекта также обязан поддерживать взаимоотношения со всеми заинтересованными сторонами и обеспечить правильное применение описанной общей схемы в условиях конкретной организации. Среди других обязанностей, связанных с проектом:

• инфраструктура и архитектура;

• координации управления техническими и другими средствами;

• управление качеством и удовлетворительное вовлечение персонала в это;

• человеческие ресурсы (как описано в различных главах этой книги);

• управление изменениями персонала и вовлечение в этот процесс сотрудников – данную сферу особенно нельзя недооценивать, поскольку это, возможно, самая объемная и одна из самых важных составляющих любого проекта BPM;

• поддержка менеджеров проекта и персонала, особенно при получении согласований или обеспечении действий других частей организации;

• обеспечение группы проекта необходимыми ресурсами и средствами.

Хотя выполнение и координация всех вышеперечисленных функций входит в сферу ответственности менеджеров проекта, директор проекта должен иметь полную картину стратегического выполнения и выстраивания проекта.

Сфера ответственности менеджера (менеджеров) проекта включает выполнение и координацию проекта, в т. ч.:

• повседневное управление своей частью проекта и ее выполнение;

• разработку политики и планов обеспечения общности процессов и систем везде, где это возможно;

• обеспечение учета и отработки всех вопросов управления изменениями персонала, человеческих ресурсов и обучения;

• управление всей деятельностью, связанной с проектом, по обеспечению удовлетворения требований заинтересованных сторон в запланированные сроки, в рамках бюджета и с соответствующим качеством;

• подготовку и отслеживание своей части бюджета;

• получение обязательств всех заинтересованных сторон;

• координацию и получение согласований планов проекта;

• организацию и использование контролирующих механизмов проекта, чтобы обеспечить управляемость согласованных графиков и бюджетов;

• отчет о ходе выполнения проекта всем заинтересованным сторонам в согласованные сроки;

• непрерывную связь с управлением предприятием (бизнесом) и ИТ;

• определение и установление каналов связи с увязываемыми проектами, управление рисками, которые может породить взаимозависимость;

• определение, управление и при необходимости передачу на более высокий уровень должностной ответственности потенциальных или имеющихся проблем, которые в случае игнорирования могут отрицательно сказаться на проекте;

• мониторинг рисков, связанных с проектом, и рекомендации директору и спонсору проекта.

Подгруппы процессов, часто называемые направлениями работы, включают разных специалистов.

1. Руководитель подгруппы.

2. Руководителя пользователей.

3. Представителей пользователей.

4. Экспертов по процессам.

Далее кратко описана каждая роль.

Руководитель подгруппы

Обычная роль руководителя подгруппы проекта. Возглавляет свою подгруппу (направление работы) и обеспечивает организацию практических семинаров, разработку плана проекта (совместно с менеджером проекта), соблюдение графика процесса, исполнение бюджета и т. п. Эта роль также предусматривает: