Петр Людвиг - Победи прокрастинацию! Как перестать откладывать дела на завтра

• С самого утра. Так как в начале дня у человека больше всего когнитивного ресурса , рекомендуем поставить на первое место в списке Сделать сегодня самую важную и неприятную задачу. Когда вы ее выполните, остальные задачи по сравнению с ней будут казаться вам легкими.

• Система to do-all (« сделать всё »). Метод сделать сегодня можно использовать отдельно или внести в стройную систему, которую мы с коллегами называем сделать всё . Ей посвящены следующие разделы этой главы.

• Два пути. Если для выполнения вашей работы вы вынуждены кого-либо ждать или вдруг неожиданно появились новые задания, рекомендуем на листе Сделать сегодня обозначить два независимых пути. Второй путь не должен содержать точное время и задачи, над ним можно работать постепенно, в зависимости от текущих возможностей. Если не получится следовать первоначальному плану из-за других людей, у вас будет запасной вариант.

• Физическое воплощение и простота использования. Так же как список-муштра и личное видение, сделать сегодня лучше фиксировать на бумаге. Для преодоления прокрастинации очень важно, чтобы используемые методы были максимально просты и легко применимы. Поэтому в методе сделать сегодня нет ничего лишнего. Избыточная сложность вызывает отвращение. Как говорил Антуан де Сент-Экзюпери, «совершенство достигается не тогда, когда уже нечего прибавить, но когда уже ничего нельзя отнять».

• Визуальный образ. Выделение приоритетов цветом позволяет мгновенно получать информацию о приоритетности задач. Визуализация также предотвращает паралич решения . Если ваш список Сделать сегодня лежит на рабочем столе, вы с первого взгляда понимаете, что нужно переделать за день.

• «Очищение» головы. Доверив задачи бумаге, вы облегчите работу своему мозгу. Человек способен удерживать в своей оперативной памяти приблизительно шесть идей [99, 57]. Не стоит занимать ее тем, что просто надо запомнить, иначе невозможно будет использовать потенциал мозга для эффективной работы и креативного мышления.

• Переоценка своих способностей. Если вы начинаете работать с методом сделать сегодня , выберите пять или шесть дел на день. Лучше запланировать меньше задач, выполнить которые вам действительно под силу, чем много таких дел, которые вам переделать не удастся. Со временем вы поймете, какое количество задач является для вас оптимальным.

• Неверно намеченное время. В рамках определения времени прибавьте к лимиту выполнения каждого задания резерв. Если вам удастся справиться с делом раньше, немножко отдохните и начните работать над следующим заданием с опережением. В случае если вы выполните работу позже, снова немножко отдохните и только потом приступайте к другому делу. Вполне вероятно, что сначала у вас не будет получаться правильно рассчитывать время. Ничего страшного. С практикой ваши предположения станут более точными.

• Новое задание. Если в течение дня возникло срочное дело, можете сделать его сразу (если оно «горит» и его требуется «погасить») или отклонитесь от плана сделать сегодня . В худшем случае, в качестве исключения, можете создать новый лист. Это займет у вас пару минут, зато в конце дня вы снова будете эффективны.

Система. Слово, которое подчас пугает. Один руководитель поведал мне, что никогда ничего не планирует. Признался, что всегда ждет, когда дело начнет «гореть», и только тогда бежит «тушить». Его компания от такого подхода явно страдает: не продвигается вперед и не может быстро реагировать на растущую конкуренцию со стороны иностранных компаний. Он пожаловался мне, что начальный успех его фирмы в 1990-х годах был построен исключительно на воле случая, но теперь он понятия не имеет, как повторить былой взлет.

Мой опыт подсказывает, что, если мы при построении нашего успеха не рассчитываем на волю случая, необходима надежная система. В идеале – достаточно простая, широко применимая и стабильная. Я бы хотел с вами поделиться той, которую использую уже несколько лет, – мы называем ее сделать всё .

Метод сделать сегодня из предыдущего раздела можно использовать самостоятельно или в комбинации с другими вспомогательными методами: to do ( сделать ), ideas ( идеи ) и diary ( ежедневник ). Полная интеграция этих инструментов создает комплексную систему тайм-менеджмента сделать всё . Эта система, несмотря на широкие возможности использования, остается минималистической. Благодаря своей простоте она способна долгое время помогать в борьбе с прокрастинацией как начинающим менеджерам, так и руководителям крупномасштабных проектов.

Основой системы остается метод сделать сегодня , помогающий составлять план на каждый день. Благодаря этому методу на одном листе визуально представлены все актуальные задачи, приоритеты, время и путь, определяющий, в какой последовательности эти задания необходимо выполнять.

Второй частью системы является метод сделать , содержащий задачи, еще не вынесенные на повестку дня. Этот инструмент представляет собой резервуар того, что необходимо сделать в будущем. Он содержит, например, задачи, связанные с долгосрочными проектами, или задачи «в режиме ожидания». Список Сделать очень похож на список Сделать сегодня , с той лишь разницей, что он может состоять из большего количества листов и задачи не должны быть соединены стрелками с обозначением времени и приоритетов.

Третья часть системы – это инструмент идеи . Он представляет собой список наших идей, которые мы не хотим забыть, но при этом не заслуживающих занесения ни в лист Сделать сегодня , ни в список Сделать . Список Идеи хорошо использовать для записи важных пришедших в голову идей, дабы избежать их повторения, он также может состоять из нескольких листов.

Последний метод системы – ежедневник . Это классический ежедневник, содержащий только сроки задач, например, встречи, назначенные заранее, или мероприятия, запланированные на конкретные даты.