Лайфхакер - 55 светлых идей по улучшению себя и своей жизни

Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.

Когда все организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

«Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения».

Регулярно повторяя первые четыре шага, вы будете полностью уверены, что все дела в списке необходимы вам, чтобы добиться прогресса и приблизиться к своим целям.

GTD позволяет лавировать между делами и высвобождать время на то, что вам действительно приносит удовольствие. Все, кто проявляет интерес к этой методике, через 18 месяцев замечают, как их жизнь меняется в лучшую сторону. По факту система может одинаково эффективно работать как для тинейджера, так и для CEO крупной компаний. GTD позволяет осознать, что вы выпали из продуктивного состояния, и быстро вернуться в него.

В 1918 году к Айви Ли обратился один из самых богатых людей мире – Чарльз Майкл Шваб, [33]возглавлявший компанию Bethlehem Steel, на то время крупнейшее судостроительное и второе по размеру сталелитейное предприятие в США. Шваб стремился повысить эффективность своей команды и найти оптимальный способ ведения дел.

На вопрос, что поможет улучшить результаты работы, Ли ответил, что ему нужно переговорить с каждым управляющим Шваба по 15 минут. А когда речь зашла об оплате, гость отказался брать деньги сразу: «Через три месяца вы можете прислать мне чек на любую сумму, которую посчитаете заслуженной».

Во время 15-минутных бесед с управляющими консультант делился простейшим способом достижения максимальной продуктивности:

• В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые надо выполнить в течение следующего дня. Не превышайте этого количества.

• Расставляйте записанные дела в порядке их важности.

• В начале каждого рабочего дня концентрируйтесь на первом пункте списка. Доводите начатое до конца, только потом переходите к следующему пункту.

• Поступайте таким же образом с оставшимися делами в списке. В конце дня переносите незавершенные задачи в новый список из шести дел для следующего дня.

• Повторяйте этот процесс ежедневно.

Стратегия казалась очень простой, но Шваб и его команда решили ее опробовать. Три месяца спустя бизнесмен был настолько впечатлен результатом, что снова позвал Айви Ли в офис и выписал ему чек на 25 000 долларов.

Критики называют такие стратегии слишком поверхностными и не учитывающими всех тонкостей жизни. Как быть, если случится что-то незапланированное? Разве не лучше использовать преимущества высокотехнологичных инструментов? Но сложность решений – это именно то, что часто затрудняет рабочий процесс. Конечно, неожиданностей не избежать. Просто игнорируйте их, если это возможно, а если нет – занимайтесь ими и возвращайтесь к списку приоритетов как можно быстрее.

Вряд ли в числе 6 заключена какая-либо магия. С тем же успехом можно концентрироваться на пяти задачах ежедневно. Каждый должен сам определять предел своих возможностей и учитывать его. Когда человека переполняет множество идей, лучшее, что он может сделать, – выбрать главное и отложить все остальное. Самоограничение может приносить пользу. Если вы не фокусируетесь на чем-то одном, вас будет отвлекать все сразу.

Самое большое препятствие на пути к цели – это начало. Метод Ли заставляет определяться с задачами за ночь до их выполнения, что помогает настраивать себя на начало рабочего дня заранее. От умения начинать зависит итог работы.

Современное общество любит многозадачность. Вопреки распространенному мифу стать более занятым не значит стать лучше. Наоборот, меньшее количество приоритетов повышает продуктивность. Если вы проследите за специалистами в любом деле: атлетами, артистами, учеными, педагогами или управленцами, вы увидите их общую черту – сосредоточенность на важном. Это легко объяснить. Вы не можете преуспеть в чем-то одном, если постоянно отвлекаетесь на прочие дела. Мастерство требует последовательности и концентрации на главном.

Метод Айва Ли помогает принимать тяжелые решения. Вы можете внести в приоритетный список лишь 6 задач в день, и это искусственное ограничение вынуждает вас по-новому взглянуть на свое расписание и на свои приоритеты.

Также метод Айва Ли помогает быстрее начать работу. Благодаря ему вы сможете расставить четкие приоритеты в своем списке дел и выполнять их постепенно, не обращая внимания на вес остальных задач.

Наконец, метод Айва Ли позволяет сконцентрироваться на выполнении одной задачи и не отвлекаться, пока не доведете ее до конца. Если вы будете пользоваться этим методом, то очень скоро обнаружите, что делаете все не только быстрее, но и лучше.

Итальянский экономист Вильфредо Парето [34]однажды заметил, что 20 % гороха, посаженного в его саду, дают 80 % урожая. Это позволило ему сформулировать правило, которое гласит: 20 % усилий дают 80 % результата.

Принцип 20/80 – это популярный способ оценки эффективности и оптимизации деятельности в различных отраслях промышленности и бизнеса.

Компании часто замечают, что 80 % своей прибыли они получают от 20 % клиентов; что 20 % торговых представителей закрывают 80 % продаж и что на 20 % ценности приходится 80 % издержек. То же со временем: 80 % производительности занимает 20 % времени, 80 % прибыли приносят 20 % сотрудников. Примеры можно приводить и дальше.