Юрий Касьянов - PR-кампания своими силами

офисными программами – поможет реализовать начальные функции пиарщика. Во-первых, вести базу данных партнеров компании, vip-персон, контактов СМИ. Не сочтите за рекламу, но с этим неплохо справляется «почтовик» Microsoft Outlook. Программа позволяет не только обрабатывать электронную почту, но и структурировать контакты по сегментам (к примеру, «клиенты», «партнеры», «поставщики», СМИ, «госорганизации» и пр.), и, что немаловажно для загруженного текучкой секретаря, имеет неплохо сконструированные календарь, планировщик задач.

Чтобы информация о вашей компании чаще попадала на глаза клиентам (имеющимся и потенциальным), начните с регулярного информирования общественности о трудовых подвигах и буднях. Если нет очевидного повода (День рождения компании еще не скоро), а составить толковый пресс-релиз по текущим событиям на фирме никто не может, возьмите за основу стенограмму еженедельного рабочего совещания. Вымарайте из него все, что, на ваш взгляд, составляет коммерческую тайну, после чего поручите секретарю переписать документ заново – грамотно и складно. Вполне возможно, что ваш секретарь, почувствовав вкус творческой работы, великолепно справится с этим сразу. Нет? Не отчаивайтесь: прочтите еще раз получившийся текст, беспощадно вычеркивая все лишнее и придавая документу некую логическую цельность и завершенность. Справились? Остается придумать заголовок – главное одной строкой, – и поставить дату. Позже мы еще раз и подробно рассмотрим процесс писания пресс-релизов, сейчас важно понять простое правило – не «заморачивайтесь»! Витиеватое письмо и эпатаж – это лишнее, информация в пресс-релизе должна быть изложена четко, ясно, даже скупо. Максимальный размер – страница, пол страницы! Ни к чему петь дифирамбы любимой фирме, славословить в адрес собственника и заигрывать с советом директоров – пусть потребитель вас оценит. Пресс-релиз – это только информация: правда – и ничего, кроме правды. Если вашему секретарю удастся эту правду еще и преподнести кратко и красиво – ему (ей) следует заслуженно увеличить зарплату.

Но мало сделать достойный пресс-релиз, его надо опубликовать. Специализированные агентства за «гарантированное размещение в СМИ» берут шальные деньги, но, если разобраться, кому оно нужно, это их «гарантированное размещение»? Если информация, которой вы хотите поделиться со всем миром, действительно стоящая, написана интересно, может, даже увлекательно, ваш пресс-релиз «с руками оторвут». Забудьте о «пальцеватых» гламурных газетах и журналах, требующих деньги за каждую строчку! В современном мире ничто не стоит дороже полезной и правдивой информации, а действительно популярные (читаемые!) издания, наоборот, за нее приплачивают!

Но вернемся к нашему секретарю. Из каталога подписных изданий несложно выбрать профильные СМИ, деловые, популярные общественно-политические газеты и журналы. В Интернете поищите адреса информационных агентств, электронных изданий. Загляните на тематические сайты – на них тоже обустраиваются новостные разделы. Собрать базу контактов – занятие не творческое, зато любой добросовестный секретарь с этим справится на «отлично». Попросите его (ее) аккуратно занести собранные данные в адресную книгу, причем максимально полно – с номерами телефонов и адресами офисов. Это может пригодиться в дальнейшем, когда вы захотите установить личный контакт с журналистом или направить поздравительную открытку.

Пресс-релиз обязательно надо направить бизнес-партнерам фирмы (заказчикам, поставщикам). Если рассылаемый пресс-релиз чего-либо стоит, а для партнеров стоящей информацией может быть уведомление об изменении адреса офиса, они будут вам благодарны за такое внимание. Не стоит направлять пресс-релизы на личные адреса руководителей и других vip-персон: вряд ли они по достоинству оценят вашу заботу об их информированности. Собранные в один документ, пресс-релизы за определенный временной период, к примеру, за квартал, могут быть повторно направлены в прессу и партнерам компании. Назовем такой материал «дайджестом», а информацию, включаемую в него, следует дополнительно обработать. Если три месяца тому назад вы объявляли о запуске новой услуги – доставке поганок на дом, – то теперь стоит подвести некоторые итоги и сообщить, сколько килограмм поганок доставлено за истекший период, какова средняя скорость доставки галлюциногенных грибов на кухню клиента и какие у вас планы по развитию нового сервиса. Такая информация позволит вашим бизнес-партнерам правильно оценить ситуацию и ощутить очередную порцию удовольствия от общения с вашей компанией.

Несколько практических советов секретарю – пиарщику по совместительству. Нельзя в поле «Кому» почтовой программы помещать адреса всего списка рассылки – почтовые фильтры могут расценить такие действия как СПАМ и заблокируют доставку. К тому же «светить» электронные адреса неэтично. Идеальный вариант – направить письмо каждому из респондентов в отдельности, в крайнем случае – группами по пять-девять адресов. Не забывайте правильно подписывать сообщения! В человеческом обществе по-прежнему встречают по одежке, поэтому надо считаться с тем, что подпись «Анна Герман, пресс-служба компании “Рога и копыта”» внушает больше доверия, нежели загадочное «Анна Герман». По этой же причине стоит обзавестись еще одним электронным адресом «press@roga-kopyta.com». Пусть это «мыло» и специальный телефонный номер для прессы (если вы можете себе это позволить) будут своеобразной «точкой входа» для журналистов. Разместите контактные данные на корпоративном сайте в разделе «Контакты для СМИ».

Секретарь вполне может «отслеживать» дни рождения компаньонов, важных клиентов, чтобы вовремя позаботиться о поздравительной открытке, подарке или хотя бы направить поздравление по электронной почте. Какое это имеет отношение к пиару? Да самое прямое: отдельные граждане – тоже представители пресловутой «общественности», а многие из них оказывают или могут оказать влияние на бизнес фирмы. И они тоже люди, которым приятно знать, что о них помнят. Не забыть про дни рождения поможет та же программа Microsoft Outlook или любая другая, имеющая календарь и планировщик задач.

Что еще может делать секретарь? Секретарь может «вести» (по-другому – модерировать) корпоративный сайт. Современные системы управления сайтами не сложнее программы «Word», с их помощью легко опубликовать в Интернете новость, статью, разместить фотографии с семинара. Очевидно, что секретарю можно поручить администрирование внутрикорпоративного портала и редактирование обычной бумажной стенгазеты, создаваемой к знаменательным датам и праздникам. Здесь все зависит от квалификации секретаря, его мотивации и готовности руководителя предоставить ему ту роль, которую он может играть в современной компании: роль «суперадминистратора», координатора всей внутриофисной работы.