Алексей Яцына - Умный консалтинг 2.0

И лишь затем уже под это ТЗ приглашать консультантов разработчиков и внедренцев, объявлять конкурс и выбирать подрядчика.

Чем подробнее ТЗ, тем лучше, но обязательный минимум таков:

• зафиксировать каких результатов должен добиться заказчик (ради чего всё затевается)

• определить, что будет сделано в проекте (что именно должно работать)

• задачи проекта, границы проекта

• состав работ (включая совещания, рабочие группы, время на управление проектом, PR)

• обязательства сторон по организации работ (особенно по срокам)

• требования к материально-технической базе

• состав участников, их обязанности

• объем тестирования и обучения

• порядок обсуждения вопросов и принятия решений в ходе проекта

• риски и способы их устранения и преодоления

Часто так бывает, что консультанты привлекаются другими консультантами на субподряд

И здесь, прежде чем начать работать, крайне полезно договориться по следующим пунктам (чтобы потом не было друг перед другом мучительно больно)

1. расчеты друг с другом или когда подрядчик рассчитывается с субподрядчиком

а) при авансе,

б) при промежуточных платежах,

в) при окончательном расчете.

Варианты: из средств подрядчика согласно согласованного графика с субподрядчиком/по факту выставления или подписания счета или акта/по поступлению денег от заказчика/по сдаче всех работ субподрядчика подрядчику/по каким-то другим основаниям.

Важно: кто и в какой мере берет на себя обязательства, если акт заказчиком подписан, а деньги заказчик не платит.

Важно: кто и в какой мере берет на себя штрафные санкции за сроки, за качество, за доработки и переделки.

2. Ответственность за выполненную работу (этот вопрос конечно должен быть первым, но как говорится «покажите мне деньги»)

а) субподрядчик и подрядчик отвечают вместе перед заказчиком,

б) субподрядчик сдает работу подрядчику и дальше уже забота последнего сдать работу заказчику,

в) подрядчик не отвечает за качество по работам субподрядчика.

3. Сроки выполнения работ, а точнее их срывы

а) сроки срываются по вине субподрядчика – закрывает ли подрядчик собой «брешь» или нет (и сразу возврат к деньгам про штрафные санкции),

б) сроки срываются по вине заказчика (и что происходит с графиком платежей? кто оплачивает простои подрядчика? а субподрядчика?),

в) сроки срываются, но не по вине субподрядчика, а подрядчик не сделал свою часть работы (и что у нас опять с оплатами?)

4. Поддержание взаимоотношений с заказчиком:

а) подрядчик решает все вопросы сам (и клиентское сопровождение, и содержательные вопросы – субподрядчик даже не виден)

б) вопросы решаются совместно

в) подрядчик отправляет субподрядчика самостоятельно решать вопросы по своей зоне ответственности

Обратили внимание! как каждый из вариантов оказывает влияние на меру ответственности, на правила взаиморасчетов, на сроки и простои.

5. Клиентский сервис и административное сопровождение

– кто берет на себя подписание всех договоров, выставление счетов, актов,

– кто берет на себя документооборот

– кто оформляет билеты, бронирует гостиницы (учитываются или не учитываются при этом пожелания субподрядчика по месту проживания или построению маршрутов)

– как и какие расходы компенсируются и в какие сроки

– кто и как вычитывает документы и готовит их к сдаче заказчику (оформление, печать, брошюровка)

6. Переговоры в ходе проекта в случае:

– кто обсуждает, если изменяются масштабы, сроки, требования заказчика к проекту, приоритеты,

– кто и как обсуждает с заказчиком, если возникло недовольство заказчика ходом выполнения работ,

а) каждый сам за себя,

б) только подрядчик,

в) подрядчик и субподрядчик вместе,

Наверняка что-то забыл… Подумайте и дополните этот список.

P.S. Как не сложно заметить – это не только про управленческое консультирование, это вообще про систему заказчик/подрядчик.

Комментарий от Дмитрия Хлебникова

Отвечает перед заказчиком за все подрядчик. С кем договор – тот и крайний :) Если нанял не тех субчиков, отвечай :)

Вопросы 1 и 5: Взаиморасчеты – результат договоренностей и контрактных обязательств :) тоже надо продумывать и прописывать заранее, что с заказчиком, что с субчиком. Вопрос командировок и прочего – вопрос организации проекта. Если ты подрядчик, то этот вопрос в твоей компетенции. Как правило все такие расходы идут on top, то есть либо за счет заказчика, либо потом компенсируются заказчиком.

Вопросы 4 и 6: Отношения с заказчиком при переговорах или изменении контракта или ситуации – вопрос установления отношений в группе. Тут есть три варианта:

1. Открытость и прозрачность – тогда все играют в одной команде, лидерство по ситуации и возникающим вопросам… Но надо быть готовым к смене ролей и проявлять гибкость.

2. Установление иерархии и определение говорящих голов заранее – тогда это входит в контрактные обязательства (договоренности) с субчиками, их вообще можно не показывать заказчику на воркшопах и совещаниях

3. Пустить на самотек, тогда «может произойти все, что угодно» (с) :)

Во взаимоотношениях с субчиками очень важно точно определить роли и границы – могут ли субчики предлагать свои решения вне рамок контракта, или они должны это делать в рамках – это надо обговаривать заранее.

Хуже ситуация если заказчик инициативно запрашивает субчиков о каких-то решениях – отказать заказчику некорректно, да и не пойдет на это никто – под удар встанет основной проект, а решения могут выходить за рамки совместной деятельности или портить тебе будущую игру. В этом случае лучший вариант – согласовать с субчиками твое участие в новых проектах, сохранив контроль над ситуацией – и основной проект сбережешь и будущее обеспечишь. Правда могут погореть какие-то твои планы, но это значит только то, что любой план – повеселить богов :)

Наиболее рационально – подход win-win, сотрудничество и симбиоз, конфронтация на проекте = смерть.

В любом случае, показав субчиков клиенту ты не можешь контролировать их взаимоотношения с клиентом за рамками контракта.

Всегда встает вопрос: «как выбрать консультанта?» Кого собственно приглашать: известных/неизвестных; местных/зарубежных, крупных/мелких…

Вот мои рекомендации:

• если Ваша компания работает на международных рынках или котируется на зарубежных биржах, то более целесообразен выбор зарубежных компаний. Не обязательно так называемых big4. Ведь в каждой области консалтинга есть свои признанные лидеры и специалисты чья репутация значит на рынках гораздо больше, чем имя упомянутых гигантов.