Алексей Яцына - Умный консалтинг 2.0

Организация взаимодействия на проекте

Рабочее взаимодействие в ходе проекта может осуществляться в виде: неформального общения, рабочей переписки и официальной переписки:

• неформальное общение может осуществляться между членами проектной команды на одном уровне иерархии с целью ускорения обмена информацией, выработки решения и т. п. Неформальное общение может осуществляться как в форме переписки по электронной почте, так и устно/ по телефону, видеоконференцсвязи (ВКС), skype. Информация обо всех значимых фактах и результатах неформального общения должна доводиться участниками общения до других членов проектной команды своей Стороны. Любые результаты неформального общения, не закрепленные последующей рабочей или официальной перепиской, не могут рассматриваться в качестве основания для изменения параметров проекта или предъявления претензий, поэтому неформальное общение не включено в матрицу.

• рабочая переписка осуществляется в форме обмена служебными записками по электронной почте.

• официальная переписка осуществляется в форме обмена письмами между организациями по вопросам, затрагивающим объем работ, стоимость и сроки выполнения работ по Договору.

Рабочее взаимодействие между членами проектной команды только одной Стороны не регламентируется, т.е. может происходить в любой форме, без документирования и извещения другой Стороны.

Приоритетным способом рабочей переписки и обмена информацией считается электронная почта.

Письма, имеющие статус рабочей переписки, должны обязательно направляться:

• в адрес Клиента: Основной адресат – участник рабочей группы; копия – Руководитель проекта со стороны Клиента, Администратор проекта со стороны Клиента.

• в адрес Консультанта: Основной адресат – консультант; копия – Руководитель проекта со стороны Консультанта, Администратор проекта со стороны Консультанта.

Регулярный обмен информацией производится ( указывается как часто ).

В ходе реализации проекта предусмотрены:

• рабочие встречи – обсуждения хода проекта, текущих вопросов взаимодействия, организационно-административных вопросов в составе руководители проекта со стороны Заказчика и Консультанта, Администраторы проекта со стороны Заказчика и Консультанта;

• статус-совещания – обсуждение реализации плана-графика работ с обязательным участием Руководителей проекта, Функционального заказчика;

• отчетные совещания – презентации результатов проекта.

Консультанты и заказчики могут использовать и договариваться и о других вариантах и аспектах коммуникации. Например:

• организация единой папки хранения информации с использованием корпоративных порталов, общедоступных облачных сервисов или других продуктов

• стандарты обмена информацией,

• правила подготовки встреч и т. д.

Запишите: какие вопросы коммуникаций Вы считаете важным отразить в договоренностях Сторон?

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Уточняющий вопрос, заданный коллегой Константином Тютюновым

«Какую пользу получали от выделения позиции Директора проекта с такими функциями? Как понимаю он продавец и научный руководитель. Какой ответ и перед кем за результаты он держал, если есть еще Менеджер по качеству? А за что тогда отвечает менеджер проекта, если не за результаты?»

Ответ:

1. Организационно:

• менеджер по качеству отвечает за клиентский сервис, фактически человек, играющий на стороне клиента, проверка результатов консультационной работы перед передачей их клиенту;

• менеджер проекта распоряжается бюджетом проекта, фондом рабочего времени и работает в заданной методике;

• директор проекта определяет методику выполнения проекта.

(Названия могут меняться, например, в ПРАДО менеджеры по качеству назывались Вице-президентами по развитию бизнеса, организуя еще и первичный поиск клиентов, а в других компаниях Директора проектов называются Кураторами)

2. Презентационно – Клиенту (В лице Куратора уровня Заместителя Генерального директора) льстит, когда на важнейшие встречи приезжает не просто Менеджер проекта (который уже примелькался), а целый Директор.

3. Экономически – Директор, таким образом, может курировать больше проектов

4. Ограничение рисков – Менеджер проекта всегда может сослаться на Директора проекта в ситуациях, когда команду проекта просят выполнить дополнительные объемы работ при том же бюджете.

И конечно для небольших проектов роли директора и менеджера могут «объединяться» в одном лице. А на больших проектах в команде может быть еще много промежуточных менеджеров отдельных рабочих групп.

Вне зависимости от того, по какому вопросу вы консультируете, и касается ли эта тема всей компании или лишь малой ее части (ну, например, одного бизнес-процесса или закрытия одной вакансии) составьте профиль консультируемой компании, потому что невозможно понять часть, даже не попытавшись взглянуть на целое.

Я и мои коллеги в профиль клиента включали следующие разделы:

• общее описание компании – что за компания, чем занимается, какое место занимает на рынке, чем отличается от других аналогичных компаний,

• история – как, когда и при каких обстоятельствах возникла, основные вехи развития,

• структура собственности – основные владельцы, участвуют ли непосредственно в управлении или нет, их интересы,

• структура управления – организационная структура, правила и места принятия решений в области стратегии, бюджетирования, управления персоналом, техники и технологии и др.,

• система коммуникаций – формальная/неформальная; устная/письменная; на бумажных и электронных носителях,

• применяемая технология и используемая техника – современность, ограничения использования, возможности регулирования и переналадок,